Foire aux questions

SAP Concur développe une technologie qui automatise et intègre la gestion des dépenses et voyages professionnels. Faisant partie de la grande famille de SAP, les solutions SAP Concur simplifient la gestion des dépenses et aident toutes les organisations à fonctionner de manière plus efficace et plus rentable grâce à une meilleure gestion des frais de déplacement.

L’application SAP Concur est un outil simple et sécurisé qui permet notamment aux utilisateurs de gérer les voyages et les frais à partir de leurs appareils mobiles iOS ou Android. Les salariés peuvent facilement réserver et gérer des voyages, créer et soumettre des notes de frais, de n'importe quel terminal et à tout moment.

Lorsque les organisations ne savent pas maîtriser leur trésorerie, cela peut entraîner de gros problèmes de gestion. Or, la question des frais professionnels joue un rôle clé en matière de trésorerie. La direction administrative et financière doit être en mesure d'anticiper les dépenses de voyage et les remboursements. En automatisant le processus de gestion des notes de frais, les entreprises peuvent mieux contrôler les dépenses, réduire les erreurs et les fraudes, et fonder leurs décisions sur des données complètes et précises.

Concur Expense est un logiciel de notes de frais qui automatise la déclaration des frais professionnels et permet aux entreprises de prendre le contrôle des dépenses, où qu'elles se produisent. Grâce à cette solution, les entreprises peuvent capturer les dépenses à partir de sources multiples, fonder leurs décisions sur des données précises et simplifier l'ensemble du processus de gestion des dépenses.

Saisir, soumettre et approuver des notes de frais dans SAP Concur est un processus simple. Les données des transactions sont capturées automatiquement à partir des photos de reçus et des compagnies aériennes, hôtels, restaurants et sociétés de location de voitures. Les salariés soumettent ensuite leurs notes de frais et peuvent en assurer le suivi de n'importe où à l'aide de leurs appareils mobiles. Les managers peuvent ensuite examiner et approuver les notes de frais depuis n'importe quel appareil, ce qui accélère les remboursements.

Le devoir de protection (couramment appelé « duty of care » selon l'appellation anglaise) est l'obligation légale d'une organisation de protéger ses collaborateurs contre tout préjudice. Par exemple, lorsque les employés voyagent pour le travail, il est essentiel que les entreprises prennent toutes les mesures raisonnables pour garantir la sécurité des personnes en déplacement, qu'elles soient en France ou à l'étranger.

La fraude aux notes de frais se produit lorsque les demandes de remboursement sont excessivement gonflées par erreur, ou lorsque des dépenses illégitimes sont ajoutées à une demande de remboursement. La fraude est très difficile à détecter et peut prendre plusieurs formes, y compris le vol de données, la corruption et les pots-de-vin. Même des incidents de fraude mineurs peuvent nuire à la santé financière d’une entreprise.

Les frais de déplacement et notes de frais représentent une part importante et complexe du budget total d’une entreprise. La solution de gestion des voyages d’affaires Concur travel offre aux employés un moyen transparent de réserver leurs déplacements en toute conformité. Avec le logiciel de notes de frais Concur Expense, les frais de déplacements et autres notes de frais sont intégrés dans une solution unique et automatisée qui permet aux entreprises d'accélérer et de simplifier les processus, de réduire les erreurs, de suivre et de contrôler les dépenses des employés et de consulter les données relatives aux dépenses en un seul endroit.

Une politique en matière de voyages et de frais professionnels est un ensemble de directives écrites créé pour s'assurer que les employés savent quelles dépenses liées aux voyages sont remboursables et lesquelles ne le sont pas. La formalisation et la bonne compréhension des politiques de gestion des voyages et des frais de déplacement permettent d'améliorer la conformité de vos voyages d'affaires et de réaliser d'importantes économies en structurant votre approche.