Frais de déplacement
Frais réel ou forfait : comment rembourser mes salariés ?
Chaque déplacement professionnel coûte de l'argent. Dans un premier temps au salarié, puis dans un second temps à l'entreprise qui doit rembourser les dépenses et gérer le processus de gestion des notes de frais. Si les nouveaux outils de frais professionnels ont considérablement simplifié la gestion des notes de frais, l'employeur doit toujours procéder au remboursement dans un délai raisonnable. Pour cela, il existe deux grandes options : le remboursement au réel ou au forfait. Deux systèmes qui ont chacun leurs avantages, y compris les termes de mobilité professionnelle et de conformité avec le barème fiscal. La prise en compte des transports publics pour les fins professionnelles et l’alignement avec la convention collective pertinente sont également essentiels dans ce processus. Comparaison.
Le remboursement au réel
Son principe est simple : l’employeur rembourse les dépenses réellement engagées par le salarié. Pour cela, ce dernier doit soumettre une note de frais valide avec les justificatifs associés. Les collaborateurs doivent donc prendre sur leur trésorerie personnelle afin de payer des dépenses qui seront remboursées ultérieurement. Au-delà de l'enjeu financier, c'est aussi une problématique administrative. Il faut prendre le soin de garder chaque justificatif et produire ses notes de frais au fur et à mesure afin d'éviter les pertes, les oublis, ou tout simplement de se sentir dépassé par la montagne de notes de frais à faire. Les entreprises peuvent également être responsables de gérer les notes de frais de leurs prestataires. Ceci assure une gestion complète et efficace des dépenses professionnelles, notamment en matière de transports et de déduction de coûts liées aux déplacements. Dans ce contexte, il faut que l’employeur reste vigilant face à la fraude aux frais et indemnités kilométriques, une réalité préoccupante dans la gestion des remboursements.
Chaque demande de remboursement doit, bien sûr, être conforme avec la législation en vigueur et la politique interne de l'entreprise. Cela implique des déplacements autorisés, des dépenses raisonnables pour un motif professionnel, et des justificatifs conformes (détails de la prestation, coordonnées du vendeur ou du fournisseur, TVA, noms des invités dans le cadre d'un repas au restaurant, etc.). Il est aussi important de savoir comment traiter une note de frais sans TVA, une situation qui requiert une attention particulière pour assurer la conformité. Il est donc essentiel de bien calculer les indemnités kilométriques et de prendre en compte des cotisations sociales par l’employeur lors du remboursement des transports professionnels.
Dans certains cas, l'employé peut demander une avance de fonds, en particulier pour les déplacements longs et coûteux. L'entreprise remet alors en avance une somme d'argent censée couvrir les principales dépenses du voyage d'affaires. Le salarié sera tout de même tenu de produire une note de frais en bonne et due forme, et le différentiel sera soit rétrocédé à l'entreprise (si l'avance était trop importante) soit réclamé en remboursement au réel (si l'avance n'a pas couvert toutes les dépenses). Il est essentiel dans ces cas de veiller à ce que les notes de frais soient clairement documentées et justifiées. Le but est d’éviter que ces notes de frais soient perçues comme du salaire déguisé, ce qui pourrait entraîner des complications fiscales pour l’entreprise et l’employé. Cela inclut en particulier les indemnités kilométriques liées aux trajets pour lesquelles l’exonération des cotisations sociales doit être clairement définie par l’employeur.
En général, le remboursement au réel est la pratique choisie par les entreprises dans le cas de déplacements ponctuels, difficilement anticipables ou peu fréquents. Pour un employé qui passe le plus clair de son temps sur la route, il existe une autre solution.
Le remboursement au forfait
Avec le forfait, l'entreprise donne aux salariés une somme d'argent dont le montant est fixé par l'URSSAF, et qui doit couvrir les dépenses à engager. Ce qu'en fait le collaborateur ne regarde ensuite que lui. Il n'a pas à justifier ses dépenses et peut tout à fait puiser sans sa trésorerie personnelle pour un repas au restaurant plus onéreux qu'à l'habitude. Toutes les dépenses au-delà de ce forfait ne pourront, bien sûr, faire l'objet d'aucun remboursement.
Pour l'entreprise comme pour le salarié, c'est une solution simple : aucun justificatif n'est obligatoire et aucune procédure interne compliquée n'est nécessaire pour se faire rembourser. L'employeur a une visibilité complète sur les dépenses à venir et en cours, et peut anticiper les impacts sur sa trésorerie. Il est aussi important de définir les modalités de remboursement de notes de frais d’hôtel, incluant une allocation forfaitaire pour couvrir les déplacements professionnels. Cela permet d’assurer une gestion transparente et équitable des dépenses d’hébergement, tout en prenant compte de la déduction forfaitaire associée au barème kilométrique pour les transports. À l’approche d’une nouvelle année, il est crucial pour l’entreprise de se mettre à jour concernant les frais kilométriques 2023 afin d’assurer la gestion précise et conforme des remboursements de déplacements.
Au 1ᵉʳ janvier 2019, les barèmes sont les suivants (pour les 3 premiers mois d'un déplacement en métropole) :
| Logement et petit déjeuner | Logement et petit déjeuner | |||||
| Repas | À Paris et dans le 92,93 et 94 | Dans les autres départements | ||||
| Plafond du barème | 18,80 € | 67,40 € | 50 € |
En général, le remboursement au forfait ne couvre pas toutes les dépenses. Il faut aussi y ajouter les frais de déplacement (train, carburant, location de voiture, stationnement, etc.) et certains autres frais annexes (participation à une conférence, achat d'un logiciel, etc.). Dans ces cas, le salarié peut combiner le remboursement au forfait pour les repas et le logement, avec le remboursement au réel pour ses autres dépenses. Le forfait permettant ici simplement d'alléger un peu la pression administrative et financière sur les épaules des collaborateurs qui effectuent des déplacements professionnels. Il est également important de reconnaître les limites des notes de frais. Cela permet d’éviter que les dépenses au-delà du forfait ne soient perçues comme des avantages déguisés ou des compensations non conformes. Une allocation forfaitaire adéquate à ces déplacements doit clairement être définie par l’employeur.
Le versement du forfait se fait généralement sur le bulletin de salaire du collaborateur concerné. Sous le montant de la ligne « net à payer », vient s'ajouter une somme supplémentaire qui n'est pas soumise aux cotisations sociales (tant qu'elle reste dans la limite imposée par les réglementations en vigueur).
Au forfait ou au réel ? La décision appartient à l'entreprise en fonction des typologies d'employés, les missions et les obligations de déplacement. Il est possible de laisser le choix au collaborateur ou de lui imposer, selon les modalités définies dans votre politique interne de voyage. Enfin, ce choix n'est pas uniforme dans l'organisation. Certains collaborateurs peuvent être au forfait, quand d'autres sont au réel. Ce qui compte, au final, c'est bien la conformité et l'efficacité du processus de remboursement.
Si cet article vous a plu, je vous invite à télécharger notre livre blanc “Optimisation de la gestion de vos dépenses : nos conseils pour élaborer une politique de remboursement !” ainsi que notre guide "les best practices de la gestion des notes de frais".
Nous vous invitons également à calculer le ROI de la mise en place d'un outil de gestion de notes de frais automatisées.
Ces articles pourraient également vous intéresser :