Contrôle des coûts de l’entreprise
TVA sur les frais d’hôtel : comment la récupérer ?
Les nuitées d'hôtel sont des dépenses courantes pour les professionnels en déplacement. Face à ces budgets importants, il est donc logique que les entreprises s'interrogent sur les meilleurs moyens de récupérer la TVA pour optimiser leurs charges sur les notes de frais. Or, avec les hôtels, le sujet n'est pas toujours simple, car il y a une règle, mais il y a aussi quelques exceptions à connaître. Ouvrons les portes des hôtels pour en savoir plus.
TVA hôtel : peut-on la récupérer ?
Question simple et réponse complexe : « non, mais… »
« Non », car par principe, le code des impôts exclut de la déduction de la TVA, les frais de logement des salariés et des dirigeants, quel que soit le motif. Cela signifie donc que toutes les dépenses liées à un déplacement professionnel légitime qui concernent les nuits d'hôtel devront être payées toutes taxes comprises par l'entreprise, sans aucune possibilité de récupération de TVA.
« Mais… », car il existe des sujets spécifiques qui permettent la récupération de TVA dans les hôtels. C'est notamment le cas des repas pris à l'hôtel, incluant notamment les petits-déjeuners, les repas en chambre et la consommation d'alcool. Il est aussi possible de récupérer la TVA si l’hébergement a été fourni à un tiers à l’entreprise. Ainsi, il est possible de déduire la TVA de la facture d’hôtel lorsque vous invitez un client ou un fournisseur, par exemple.
À noter que la récupération de la TVA ne concerne que les dépenses remboursées au réel. Dans le cadre du versement d'un forfait, les règles de l’URSSAF sur les déplacements s’appliquent. Cela veut dire que vous donnez une somme globale à vos collaborateurs selon le nombre de nuits, et ce qu'ils font de cet argent ne regarde qu'eux. Ils peuvent ainsi dépenser plus ou moins selon leurs besoins et leurs envies. Dans tous les cas, la question de la récupération de la TVA ne se pose pas.
Comment fonctionne la TVA dans les hôtels ?
Depuis le 1er juillet 2009, la TVA dans le secteur des hôtels, cafés et restaurants est passée du taux normal (à l'époque 19,6%) à 5,5%. Alors que le taux normal est aujourd'hui de 20%, le taux réduit n'a pas changé et continue de s'appliquer. Ce changement - apprécié et réclamé de longue date par les professionnels du secteur - impacte aussi positivement la trésorerie des entreprises. Une TVA à 5,5% qu'il est impossible de récupérer est plus facile à intégrer dans ses frais qu'une TVA au taux normal de 20%.
Le taux réduit dans les hôtels s'applique donc pour la plupart des prestations sauf en cas de location de salle de la part d'un hôtel sans fournir de personnel et pour les dépenses liées à la consommation d'alcool. Dans ces deux cas, le taux de 20% demeure en vigueur.
En résumé :
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Taux de TVA |
Récupération possible ? |
Commentaires |
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Nuits d'hôtel |
5,5% |
Non |
Sauf en cas de refacturation, si l’hébergement a été fourni à un tiers (client, fournisseur, etc.). |
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Repas pris dans un hôtel |
5,5% |
Oui |
Concerne tous les repas, incluant le petit-déjeuner. |
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Consommation de boissons alcoolisées prises dans un hôtel |
20% |
Oui |
La loi le permet, mais si la dépense est considérée comme inadmissible par la politique interne de l'entreprise, elle ne sera pas remboursée, et donc non soumise à la TVA. |
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Prestations complémentaires |
20% |
Oui |
Uniquement si la prestation est à but professionnel, comme :
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Comment se faire rembourser la TVA dans les hôtels ?
La portion de la TVA qui peut être récupérable dans les hôtels doit faire l'objet d'une facture avec le détail de chaque ligne. Tout doit être détaillé, avec le descriptif de la prestation, le montant hors taxe, le taux de TVA applicable et le montant TTC payé. La facture doit être établie au nom de l’entreprise, et en aucun cas à celui du dirigeant ou de l’un des salariés. Selon la politique interne de l'entreprise, il peut être recommandé d'ajouter ensuite en commentaire, au sein de votre logiciel de gestion des frais professionnels, le nom du salarié en déplacement et le motif du déplacement.
La TVA récupérable sur les autres frais professionnels
Les frais d'hébergement constituent souvent le budget le plus important pour les professionnels, aux côtés de TVA péage, de la TVA repas et de la TVA carburant. Pour faciliter la gestion des frais professionnels, éviter les erreurs et gagner du temps, la mise en place d'une plateforme professionnelle est indispensable. Vous pouvez oublier les fichiers Excel impossibles à remplir depuis un mobile pour les équipes en déplacement. Ici, avec une simple application, vos collaborateurs prennent en photo le reçu de l'hôtel et la ligne de frais est automatiquement créée, avec le montant de la TVA, le cas échéant.
Pour vos prochains déplacements à l'hôtel, vous avez à présent toutes les informations clés et les bonnes pratiques pour rester en conformité avec la loi et récupérer la TVA là où c'est nécessaire. Sur une année, ce montant peut être conséquent, et il est important d'être vigilant sur ce sujet pour ne pas avoir à payer une somme inutile qui viendrait impacter votre budget.
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