TVA sur les frais d’hôtel : comment la récupérer ?

Les nuitées d'hôtel sont des dépenses courantes pour les professionnels en déplacement. Face à ces budgets importants, il est donc logique que les entreprises s'interrogent sur les meilleurs moyens de récupérer la TVA pour optimiser leurs charges sur les notes de frais. Or, avec ces lieux d’hébergement, le sujet n'est pas toujours simple, car il y a une règle, mais il y a aussi quelques exceptions à connaître. Notamment en ce qui concerne la fourniture de services supplémentaires, il est important de comprendre les spécificités pour optimiser la récupération de la TVA. Ouvrons les portes de ces établissements pour en savoir plus.

TVA hôtel : peut-on la récupérer ?

Question simple et réponse complexe : « non, mais…  »

« Non  », car par principe, le code des impôts exclut de la déduction de la TVA, les frais de logement des salariés et des dirigeants, quel que soit le motif. Cela signifie donc que toutes les dépenses liées à un déplacement professionnel légitime qui concernent les nuits d'hôtel devront être payées toutes taxes comprises par l'entreprise, sans aucune possibilité de récupération de TVA.

« Mais…  », car il existe des sujets spécifiques qui permettent la récupération de TVA dans ces lieux d’hébergement. C'est notamment le cas des repas pris à l'hôtel, incluant notamment les petits-déjeuners, les repas en chambre et la consommation d'alcool. Il est aussi possible de récupérer la TVA si l’hébergement a été fourni à un tiers à l’entreprise. Ainsi, il est possible de déduire la TVA de la facture d’hôtel lorsque vous invitez un client ou un fournisseur, par exemple.

En plus des dépenses directement liées à l’hébergement, comprendre quelle TVA s’applique aux frais de déplacement est également crucial. Cette connaissance aide à naviguer dans les nuances fiscales et à maximiser la récupération de la TVA là où c’est permis. L’expert-comptable ou le conseiller fiscal peut jouer un rôle essentiel en guidant l’employeur ou l’entrepreneur à travers ces complexités.

À noter que la récupération de la TVA ne concerne que les dépenses remboursées au réel. Dans le cadre du versement d'un forfait, les règles de l’URSSAF sur les déplacements s’appliquent. Cela veut dire que vous donnez une somme globale à vos collaborateurs selon le nombre de nuits, et ce qu'ils font de cet argent ne regarde qu'eux. Dans ce contexte, les indemnités forfaitaires pour l’utilisation de véhicules utilitaires ou pour d’autres dépenses peuvent être considérées. Ils peuvent ainsi dépenser plus ou moins selon leurs besoins et leurs envies. Dans tous les cas, la question de la récupération de la TVA ne se pose pas.

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Comment fonctionne la TVA dans les hôtels ?

Depuis le 1er juillet 2009, la TVA dans le secteur des hébergements, cafés et restaurants est passée du taux normal (à l'époque 19,6%) à 5,5%. Alors que le taux normal est aujourd'hui de 20%, le taux réduit n'a pas changé et continue de s'appliquer. Ce changement - apprécié et réclamé de longue date par les professionnels du secteur - impacte aussi positivement la trésorerie des entreprises. Une TVA à 5,5% qu'il est impossible de récupérer est plus facile à intégrer dans ses frais qu'une TVA au taux normal de 20%.

Le taux réduit dans les établissements d’hébergement s'applique donc pour la plupart des prestations hôtelières, sauf en cas de location de salle de la part d'un hôtel sans fournir de personnel et pour les dépenses liées à la consommation d'alcool. Dans ces deux cas, le taux de 20% demeure en vigueur. 

Pour l’intégralité des services, l’entrepreneur et le prestataire dans le secteur de l’hôtellerie doivent émettre des tickets ou des factures qui spécifient clairement le taux de TVA appliqué, conformément à l’article IV du Code Général des Impôts. L’impact de la TVA non récupérée sur son entreprise peut être significatif, augmentant le coût réel des déplacements professionnels. L’expertise en fiscalité et la déduction de la TVA sur l’acquisition liée aux prestations d’hébergement sont essentielles pour les dirigeants visant à contrôler les coûts. 

En résumé :

Comment se faire rembourser la TVA dans les hôtels ?

La portion de la TVA qui peut être récupérable dans les lieux d’hébergement doit faire l'objet d'une facture avec le détail de chaque ligne. Tout doit être détaillé, avec le service fourni, le montant hors taxe, le taux de TVA applicable et le montant TTC payé. La facture doit être établie au nom de l’entreprise, et en aucun cas à celui du dirigeant ou de l’un des salariés. Selon la politique interne de l'entreprise, il peut être recommandé d'ajouter ensuite en commentaire, au sein de votre logiciel de gestion des frais professionnels, le nom du salarié en déplacement et le motif du déplacement. Notamment lorsqu’il s’agit d’organiser un déplacement professionnel à l’étranger, cette information devient cruciale pour assurer la conformité avec les différentes législations fiscales internationales. L’employeur joue un rôle clé dans la gestion et la vérification de ces informations pour garantir une récupération optimale de la TVA.

La TVA récupérable sur les autres frais professionnels

Les frais d'hébergement constituent souvent le budget le plus important pour les professionnels, aux côtés de TVA péage, de la TVA repas et de la TVA carburant. Pour les missions impliquant des déplacements significatifs, il est crucial que l’employeur prenne en compte les indemnités de grand déplacement. Ces compensations sont destinées à couvrir les coûts supplémentaires que les employés encourent lorsqu’ils travaillent loin de leur résidence habituelle. Les indemnités forfaitaires facilitent la gestion des dépenses en offrant une somme prédéfinie, simplifiant ainsi le processus de remboursement. En outre, il est nécessaire pour l’employeur d’envisager des mesures de protection supplémentaire pour ses collaborateurs en déplacement. Cela inclut des assurances voyage et des protocoles de sécurité, reflétant ainsi l’engagement de l’entreprise à garantir leur bien-être et leur sécurité.

Pour faciliter la gestion des frais professionnels, éviter les erreurs et gagner du temps, la mise en place d'une plateforme professionnelle est indispensable. Vous pouvez oublier les fichiers Excel impossibles à remplir depuis un mobile pour les équipes en déplacement. Pour une flexibilité accrue, considérez également comment intégrer Airbnb à vos déplacements professionnels. Cette option peut offrir une alternative pratique et économique aux hôtels traditionnels, tout en permettant une gestion simplifiée des frais d’hébergement. L’employeur peut ainsi bénéficier de prestations adaptées aux besoins de ses collaborateurs, optimisant la déduction des coûts liés aux déplacements professionnels. Ici, avec une simple application, vos collaborateurs prennent en photo le reçu de l'hôtel et la ligne de frais est automatiquement créée, avec le montant de la TVA, le cas échéant.

Pour vos prochains déplacements à l'hôtel, vous avez à présent toutes les informations clés et les bonnes pratiques pour rester en conformité avec la loi et récupérer la TVA là où c'est nécessaire. Tout entrepreneur et dirigeant doit s’informer sur les indemnités et les critères de déduction spécifiques à la TVA péage. En outre, il faut comprendre les prestations liées à l’immatriculation des véhicules d’entreprise pour optimiser davantage les coûts des voyages professionnels. En plus de l’hébergement, il est essentiel de connaître les critères pour récupérer la TVA péage, un aspect important pour réduire encore davantage les coûts associés aux voyages professionnels. Sur une année, ce montant peut être conséquent, et il est important d'être vigilant sur ce sujet pour ne pas avoir à payer une somme inutile qui viendrait impacter votre budget.

Frais professionnels, Avantages en nature :

Comment aborder les contrôles de l'URSSAF et de l'administration fiscale ?

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