Comment faire une note de frais ?

Les notes de frais font partie du quotidien des entreprises. Déplacement professionnel en France ou à l'étranger, repas, transports, achat de fournitures, abonnement à un service, inscription à un événement… les motifs de dépenses sont nombreux. Toutes les entreprises n'ont d'ailleurs pas la même tolérance face aux notes de frais et peuvent imposer des limitations plus ou moins strictes selon les règles internes. En revanche, ce qui ne souffre d'aucune hésitation c'est la manière de les faire, que ce soit au format papier ou électronique. Pour être admissible, chaque note de frais doit être conforme aux règles fiscales et administratives de l'entreprise. Explications.

Les fondamentaux de la note de frais

Une note de frais dispose d'un cadre très précis : elle doit concerner uniquement des dépenses qui sont liées à l'activité professionnelle et réglées par un moyen de paiement personnel.

Toutes les notes de frais sans exception doivent être justifiées. C'est-à-dire que chaque ligne de dépense est documentée par un reçu ou une facture qui doit être parfaitement lisible et compréhensible. Cela facilite le remboursement des frais professionnels et garantit le respect des règles relatives aux cotisations sociales et au bénéfice imposable.

Dans les cas d'un déplacement à l'étranger, les entreprises appliquent différentes règles qui dépendent des usages internes. Certaines exigent des traductions, des attestations sur l'honneur ou des justificatifs bancaires par exemple. Concernant les déplacements nationaux, la manière de calculer les indemnités d’une note de frais kilométrique doit suivre le barème officiel de l’administration fiscale. Pour éviter les fraudes aux frais et indemnités kilométriques, il est recommandé de mettre en place des contrôles réguliers et d’utiliser des outils de suivis fiables.

En ce qui concerne les déplacements, les distances doivent aussi être mesurées par un outil de référence du type Google Maps.

Une bonne gestion de ses notes de frais contribue significativement à l’optimisation des dépenses professionnelles. Les notes de frais doivent enfin être raisonnables. Même si l'entreprise n'impose pas de plafond, elles doivent rester dans une acceptation « normale » selon des barèmes établis par l'administration fiscale. Le risque, c'est la requalification de la note de frais en avantage en nature. Oubliez donc le remboursement intégral des chambres d'hôtel à 5000 euros la nuit ou des repas à 800 euros le dîner ou des tickets de transport hors de prix. Rien ne vous empêche d'en profiter, mais la grande partie de ces dépenses ne pourront pas être remboursées par votre entreprise.

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Comment rembourser une note de frais ?

Pour cela, il existe deux grandes options : le remboursement au réel ou au forfait. Deux systèmes qui ont chacun leurs avantages. Comparaison.

Le remboursement au réel

Son principe est simple : l’employeur rembourse les dépenses réellement engagées par le salarié. Pour cela, ce dernier doit soumettre une note de frais valide avec les justificatifs associés. Les collaborateurs doivent donc prendre sur leur trésorerie personnelle afin de payer des dépenses qui seront remboursées ultérieurement. Au-delà de l'enjeu financier, c'est aussi une problématique administrative. Il faut prendre le soin de garder chaque justificatif et produire ses notes de frais au fur et à mesure afin d'éviter les pertes, les oublis, ou tout simplement de se sentir dépassé par la montagne de notes de frais à faire.

Le remboursement au forfait

Avec le forfait, l'entreprise donne aux salariés une somme d'argent dont le montant est fixé par l'URSSAF, et qui doit couvrir les dépenses à engager. Ce qu'en fait le collaborateur ne regarde ensuite que lui. Il n'a pas à justifier ses dépenses et peut tout à fait puiser sans sa trésorerie personnelle pour un repas au restaurant plus onéreux qu'à l'habitude. Toutes les dépenses au-delà de ce forfait ne pourront, bien sûr, faire l'objet d'aucun remboursement.

Pour l'entreprise comme pour le salarié, c'est une solution simple : aucun justificatif n'est obligatoire et aucune procédure interne compliquée n'est nécessaire pour se faire rembourser. L'employeur a une visibilité complète sur les dépenses à venir et en cours, et peut anticiper les impacts sur sa trésorerie.

Que contient une note de frais ?

C'est un document interne à l'entreprise - idéalement avec un format standardisé pour tout le monde - et qui peut être produit en version papier ou numérique. Une note de frais contient la liste des dépenses avec les mentions suivantes :

• Le type de dépense.
• Le nom du prestataire ou du fournisseur.
• Les montants en hors taxe et TTC, ainsi que la TVA.
• La date.
• Le mode de paiement.
• Dans les cas où l'on invite une personne à manger, la liste des personnes présentes (internes et externes à l'entreprise).

Bien que chaque organisation ait ses propres pratiques, l’utilisation d’un modèle de note de frais standard et détaillé aide à  limiter les risques éventuels de litiges.

Pour l'employeur, la validation des notes de frais doit être conforme aux modalités définies dans la politique de gestion des frais. Afin d'éviter le redressement de ses notes de frais suite au contrôle de l'URSSAF, il est primordial de s'assurer que toutes les dépenses soient légitimes et dûment justifiées. Cette vérification peut parfois entraîner la déduction du remboursement des frais réels. Justement, la rigueur est particulièrement importante pour les dépenses directement liées à l'activité professionnelle. Dans le cas des dépenses kilométriques, l'application du barème officiel pour calculer des indemnités est conseillée, assurant leur conformité lors des audits. Bien que chaque organisation ait  ses propres pratiques, l’utilisation d’un modèle de note de frais standard et détaillé aide à  limiter les risques éventuels de litiges.

Barème kilométrique 2025

Il s'agit du montant auquel l'employeur doit rembourser son salarié qui a utilisé son véhicule personnel dans le cadre d'un déplacement professionnel. C'est l'URSSAF qui encadre le remboursement et détermine les indemnités des frais kilométriques avec un barème mis à jour tous les ans qui dépend de trois facteurs :

• La puissance fiscale du véhicule (en chevaux fiscaux).
• La distance parcourue.
• Le fonctionnement du véhicule (thermique ou électrique).
   

Voici les détails des frais kilométriques 2025 pour les véhicules thermiques, à hydrogène et hybrides, où la distance parcourue est symbolisée par la lettre « d ».

Exemple : pour un parcours de 6 000 km avec un véhicule de 5 CV, le montant des frais correspondants est de (6 000 x 0,357) + 1 395 = 3 537 €. Pour les propriétaires de véhicules électriques, le montant des frais de déplacement est majoré de 20 %.

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La question de la TVA dans les notes de frais

Pour l'entreprise, la note de frais est considérée comme un achat. Cela signifie qu'elle peut récupérer la TVA associée. C'est toutefois une démarche qui impose quelques règles. Pour être récupérable, la TVA doit être explicitement indiquée sur la facture ou le reçu. Si plusieurs taux sont appliqués, comme un taux normal et un taux réduit pour une même ligne de dépense, cela doit aussi être mentionné. Concernant le traitement d'une note de frais sans TVA, il est important de suivre les procédures comptables en vigueur. Ces dernières peuvent inclure des mécanismes de déclaration spécifique ou de justification de l'exonération de TVA. En outre, la validation des notes de frais sans TVA doit prendre en compte l'intérêt de l'entreprise et se conformer aux principes de comptabilisation adéquats.

Enfin, le justificatif doit être au nom de l'entreprise et non au nom du salarié qui a effectué le règlement.

Il est également important de souligner que toutes les notes de frais ne permettent pas la récupération de la TVA. C'est, par exemple, le cas des frais de déplacement ou des indemnités kilométriques liés au trajet.

Faire une note de frais est une démarche commune et banale pour la plupart des professionnels. Pourtant, cela n'empêche pas les erreurs, les oublis ou les pertes de justificatifs qui peuvent causer des retards et des problèmes dans les traitements des demandes de remboursement. Réussir sa note de frais, c'est donc, avant tout, s'assurer d'une certaine rigueur dans son organisation quotidienne. Il est également crucial pour l'employeur de savoir réagir si un salarié a un accident pendant un déplacement professionnel. Cela garantit une documentation adéquate et une prise en charge appropriée des indemnités dans la note de frais. En outre, la dématérialisation des notes de frais peut simplifier et accélérer ce processus.

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