Tout savoir sur les indemnités de grand déplacement

En matière de déplacement professionnel, on différencie souvent les petits déplacements des grands déplacements. Le premier peut être une simple visite courante chez un client se situant à proximité de son entreprise. Les frais sont généralement assez contrôlés et ne concernent que quelques postes bien balisés (transport, stationnement, parking, essence et restaurant). En revanche, le grand déplacement est une forme de voyage d'affaires qui prend beaucoup plus d'ampleur, car il inclut toujours un hébergement et une absence de plusieurs journées. Or, en matière de frais professionnels, le grand déplacement nécessite un traitement particulier. 

Qu'est-ce qu'un grand déplacement ?

Techniquement, un voyage d'affaires de deux semaines en Inde ou un salon professionnel de deux jours à quelques heures de route constituent deux exemples de grands déplacements. Ce qui compte, ce n'est donc ni la durée ni la distance. La loi précise qu'un grand déplacement se caractérise normalement par l'incapacité d'un salarié de rejoindre son domicile pour des raisons professionnelles, s'il remplit deux conditions :

• Il doit se situer à plus de 50 kilomètres de sa résidence habituelle.
• Il doit se trouver à au moins 90 minutes de son domicile en transports en commun.

Toutefois, le respect de ces deux conditions n'est pas totalement suffisant. En effet, si l'administration fiscale peut prouver que le salarié est tout de même parvenu à regagner son domicile, les frais de déplacement sont susceptibles d'être réintégrés dans la base des cotisations de l'employeur.

Le grand déplacement est donc sujet à interprétation et c'est à l'employeur de justifier l'incapacité de son salarié de rejoindre son domicile. C'est par exemple le cas lorsque les horaires de travail sont décalés (travail de nuit ou fin de service trop tardif pour prendre les transports en commun), ou lorsque le lieu géographique du rendez-vous fait qu'il n'y a pas de transports disponibles pour le salarié.

Frais kilométriques

Comment les calculer ?

Logiciel de calcul des frais kilométriques

Grand déplacement : quelles indemnités pour un salarié ?

Parce qu'il est en situation de déplacement professionnel, les frais du salarié en grand déplacement sont couverts par son employeur. En général, il existe deux grandes solutions :

• Remboursement sur la base des frais réellement engagés : c'est ce qu'on appelle les frais réels. Sur présentation des justificatifs conformes et valides, le salarié est remboursé quelques jours, semaines ou mois plus tard, selon les outils utilisés par son entreprise (et son efficience organisationnelle).
• Remboursement sur la base d'une indemnité forfaitaire : celle-ci est définie par les pouvoirs publics selon le lieu du déplacement (voir tableau ci-dessous). À noter que cette indemnité est versée au salarié selon le nombre de journées et nuitées prévues pour son déplacement. L'usage qui est fait de cette somme ne regarde alors plus l'employeur. C'est une solution qui permet d'éviter des procédures lourdes de notes de frais.

Les indemnités forfaitaires pour les grands déplacements en France métropolitaine

En date du 1er janvier 2021 selon l'URSSAF, l'indemnité forfaitaire est la suivante pour la France métropolitaine :

Les indemnités forfaitaires pour les grands déplacements en Outre-mer

Si vous avez des déplacements à prévoir en Outre-mer, le barème de l'indemnité forfaitaire est ajusté pour tenir compte des différences en matière de coûts de la vie sur place.

Les indemnités forfaitaires pour les grands déplacements à l'étranger

Si vos collaborateurs sont amenés à se déplacer en dehors du territoire national, les indemnités forfaitaires sont adaptées à la vie du pays dans lequel ils se rendent. La terminologie change également. On ne parle plus de frais de grands déplacements, mais de frais de mission. Ces derniers sont déterminés par le ministère de l'Économie et leurs montants sont basés sur le même barème que les personnels civils de l’État envoyé en mission.

À noter qu'il n'est fait aucune distinction entre les frais de repas et ceux liés à l'hébergement. On parle alors de frais journaliers. Quelques exemples :

•  Allemagne : 164 €
•  Canada : 260 dollars canadiens
•  Espagne : 132 €
•  Grande-Bretagne : 180 livres sterling
•  Chine : 1 700 yuans

La liste complète des indemnités forfaitaires pour les grands déplacements à l'étranger est consultable sur le site de la Direction générale des Finances publiques.

Ces montants sont utilisés lorsque le salarié doit payer lui-même son hébergement et ses repas. Lorsqu'une partie de ces frais sont pris en charge par l'employeur, les frais de mission sont alors réduits. Exemples :

• Lorsque le salarié est logé à titre gratuit (si l'employeur règle les frais d'hôtel en avance) : le montant de l'indemnité quotidienne est réduit de 65%.
• Lorsque le salarié est nourri à l'un des repas, l'indemnité est réduite de 17,5%.
• Lorsque le salarié est nourri aux deux repas, elle est réduite de 35%.

Pour illustrer ces situations, imaginons qu'un commercial parte en déplacement en Allemagne :

• S'il doit tout payer lui-même, il dispose de 164 € par jour.
• Si son logement est pris en charge, il dispose de 57,4 € par jour (164-65%).
• S'il est nourri à un repas, il dispose de 135,3 € par jour (164-17,5%).
• S'il est nourri à deux repas, il dispose de 106,6 € par jour (164-35%).

Ces indemnités peuvent ensuite se cumuler. Ainsi, s'il est logé et nourri à un repas, son indemnité journalière passera à 28,7 € par jour (164-65%-17,5%).

Dernière subtilité à connaître pour les déplacements à l’étranger, l'indemnité forfaitaire est réduite de 15 % au-delà de trois mois sur place, et de 30 % au-delà de 24 mois.

Enfin l'URSSAF prévoit une clause dérogatoire pour les déplacements à l'étranger. Il est ainsi admis que l’employeur puisse combiner deux modes d’indemnisation en remboursant :

• le montant réel des frais d’hébergement justifié par le salarié,
• les frais de repas sous forme d’allocations forfaitaires.

C’est à l’employeur de choisir la solution qui convient le mieux.

Comment gérer les notes de frais des grands déplacements ?

Qui dit grand déplacement, dit aussi montant important et nombreuses notes de frais. Et ce, y compris avec l'indemnité forfaitaire qui ne couvre pas, par exemple, les frais de transport. Cela signifie donc que les salariés devront toujours créer des notes de frais qui seront ensuite validées et gérées par l'employeur.

Or, plus il y a de déplacements, plus il y a de notes de frais qui peuvent paralyser ou ralentir l'activité du service comptable. C'est pourquoi il est important de bénéficier d'un outil permettant d'enregistrer les notes de frais pour les rembourser rapidement afin de ne pas affecter la trésorerie personnelle des salariés. Un outil performant, c'est aussi un moyen de s'assurer de la conformité de la gestion interne. De la réservation au remboursement, toutes les interactions et transactions sont ainsi suivies et enregistrées. Le salarié bénéficie d'une application mobile capable de créer une ligne de dépense à partir de la simple photo d'un justificatif, et l'entreprise dispose de toute la visibilité nécessaire pour anticiper les mouvements financiers à venir.

Gérer les grands déplacements avec un fichier Excel ou un document PDF peut vite tourner au cauchemar. En particulier dans le cas de voyage à l'étranger. Pour éviter les pertes de temps, les erreurs de saisie, les doublons, les oublis et la fraude, un logiciel professionnel constitue un vrai changement qui accélère le traitement de l'information. Les grands déplacements de vos salariés vont soudainement devenir beaucoup moins contraignants !

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