Frais de déplacement
Comment faire une attestation sur l'honneur d'une note de frais ?
Qui dit note de frais dit forcément justificatif pour procéder au remboursement. Néanmoins, si cette règle de base est généralement bien intégrée par les salariés en déplacement, il existe des situations où le justificatif est introuvable, perdu, oublié, ou n'a tout simplement jamais été émis. Cette situation est souvent problématique, car les notes de frais non justifiées sont l’une des principales sources de redressement de l’URSSAF. La solution dépend donc souvent de la politique interne de l'entreprise.
Lors de cas exceptionnels, expliqués et pour des montants faibles, il est parfois autorisé de faire une attestation sur l'honneur. Une solution qui doit être utilisée avec parcimonie et être bien documentée pour limiter les risques et ne pas éveiller les soupçons de l'URSSAF.
Comment gérer les notes de frais sans justificatif ?
Les notes de frais doivent être présentées avec des pièces justificatives pour être remboursées. Le manquement à cette obligation entraîne une situation crispante pour la direction administrative et financière, car elle peut entraîner un redressement de l’URSSAF. Avant d'autoriser une attestation sur l'honneur comme justificatif d'une note de frais, le DAF va donc d'abord chercher à épuiser tous les autres recours comme :
- Contacter le fournisseur (hôtel, restaurant, etc.) pour demander une copie de la pièce justificative oubliée ou perdue.
- Contacter le service client de l'automate qui n'aurait pas délivré de reçu (parking, péage, essence…).
- Pointer les dépenses sur le relevé de compte de l'entreprise dans le cas d'une dépense avec une carte bancaire professionnelle.
- S'appuyer sur une copie du relevé bancaire personnel au cas où le salarié aurait utilisé sa carte bancaire pour payer les frais engagés dans l’exercice de ses fonctions.
Pourquoi utiliser une attestation sur l'honneur pour une note de frais non justifiée ?
En dernier recours, l'attestation sur l'honneur permet de rembourser le salarié malgré un justificatif inexistant. Tout comme une facture, une attestation sur l’honneur d’une note de frais possède une valeur juridique. Pour lui donner encore plus de poids, il est d'ailleurs conseillé de lui joindre une copie du relevé bancaire sur lequel apparaît la dépense. Cela facilitera le travail du comptable qui pourra documenter le cas et mettre à jour les remboursements non justifiés. Le DAF pourra ainsi avoir une vision globale sur le nombre de remboursements non justifiés par service, personne ou période afin d'identifier d'éventuelles personnes qui abuseraient du système (et qui pourrait aussi déclencher des soupçons de fraude).
Si les managers et le comptable acceptent de rembourser une note de frais sans justificatif, le salarié devra donc produire une attestation sur l'honneur. Il s'agit d'une lettre manuscrite ou imprimée qui comprend notamment :
- L'identité, les coordonnées et la fonction du salarié.
- Le cadre du déplacement professionnel.
- Les détails des dépenses (montant, date et lieu, fournisseur ou prestataire qui a facturé la dépense).
- La signature du salarié
Ce document permettra ainsi au comptable d'enregistrer la dépense et de procéder au remboursement du salarié. Toutefois, il est important de noter que l'entreprise ne pourra pas déduire la TVA en raison de l’absence de justificatif.
Comment faire une attestation sur l'honneur d'une note de frais ?
Avant d'arriver entre les mains du comptable ou du DAF, une note de frais sans justificatif doit passer à travers des validations internes par les managers. Or, selon les cas, les relations interpersonnelles, les montants et le contexte, certains managers peuvent être plus ou moins rigoureux. C'est pour apporter un cadre et une structure à votre workflow qu'il est donc indispensable de parler de ce sujet dans votre politique interne.
Pour faciliter la gestion des reçus inexistants, votre politique interne peut stipuler des cas d'usages précis, comme :
- limiter X remboursements non justifiés par an et par salarié ;
- imposer un plafond pour les notes de frais sans justificatif (par exemple 50 euros) ;
- imposer une preuve de dépense comme un relevé de compte ;
- refuser tout remboursement pour des dépenses non justifiées qui auraient été faites en liquide ;
- créer un gabarit d'attestation sur l'honneur pour garder la même structure et en garantir la conformité en cas de contrôle.
Les attestations sur l'honneur ne constituent pas une solution miracle pour les notes de frais sans justificatif. Il s'agit uniquement d'une solution de derniers recours à utiliser avec parcimonie. En clarifiant les choses avec vos équipes, en lien avec votre comptable et votre direction administrative et financière, vous pourrez les limiter au maximum. Cela peut même constituer un indicateur clé de performance (notes de frais injustifiées par rapport aux notes de frais totales) en tentant de se rapprocher le plus possible de 0%.
