Frais de déplacement
Comment choisir entre note de frais et ticket restaurant ?
Déjeuner à l'extérieur du bureau, de l'usine ou du chantier est une pratique courante pour de nombreux salariés. Que ce soit pour des raisons pratiques, familiales, en cas de rendez-vous professionnels ou parce que l'entreprise ne dispose pas d'espace de restauration sur place, il existe plusieurs solutions pour alléger cet impact sur la trésorerie personnelle des collaborateurs. D'un côté, le titre restaurant, communément appelé le « ticket restaurant ». De l'autre, la note de frais. Deux méthodes et deux usages très différents qui ne peuvent se superposer.
Ticket restaurant : retour aux fondamentaux
Le ticket restaurant est un moyen de paiement spécifique qui est partiellement financé par l'employeur et qui est remis aux salariés ne disposant pas d'une cantine ou d'un espace de restauration dans les locaux de leur entreprise. Grâce à ce titre restaurant (qui s'appelle aussi ticket restaurant, chèque déjeuner, chèque de table ou chèque restaurant selon les organismes émetteurs), les salariés peuvent régler un repas chez un restaurateur, ou certains achats alimentaires dans une grande surface.
Pour le salarié, le ticket restaurant est un avantage non imposé qui vient compléter son salaire. En effet, l'employeur doit le financer à raison d'une part qui doit être comprise entre 50 et 60% de la valeur totale.
Pour l'employeur, il s'agit d'un bon moyen pour prendre en charge la restauration de ses salariés et de prévoir facilement son budget. D'autre part, l'employeur est exonéré de charges sociales et fiscales sur le financement des tickets restaurant jusqu'à un certain plafond.
Pour qu'un employeur puisse attribuer des tickets restaurant à ses employés, il ne doit exister aucun lieu de restauration dans les locaux de l'entreprise (comme une cantine par exemple). Le nombre de tickets restaurant est plafonné à un titre par jour de travail et par salarié. Si les tickets restaurant ne sont pas utilisables le dimanche et les jours fériés, il existe toutefois des dérogations pour les salariés travaillant pendant ces journées.
Note de frais : la synthèse
Lorsqu'un salarié est dans l'obligation de manger à l'extérieur, dans le cadre d'une mission professionnelle, il peut être amené à payer lui-même des dépenses. C'est une situation normale, en particulier pour les salariés qui sont régulièrement en déplacement, comme les commerciaux ou les managers. À chaque fois, selon les processus de validation internes, le salarié avance la dépense, puis son employeur le remboursera un peu plus tard. Pour être remboursé, le salarié doit produire un document que l'on appelle une note de frais.
Celle-ci doit répondre à des normes de validation très précise, comme l'approbation par l'employeur et la définition d'un plafond particulier.
L'employeur peut choisir de rembourser ses collaborateurs selon deux formules différentes : au réel ou au forfait. Dans le premier cas, la dépense est remboursée à l'euro près sur présentation du justificatif. Dans le second, l'employé dispose d'un forfait que l'entreprise lui verse d'avance selon le nombre de repas prévus. Qu'il utilise cet argent ou non ne change rien à sa perception.
Ticket restaurant et note de frais : des usages très différents
Le ticket restaurant est attribué à tous les salariés qui en ont le droit. C'est un avantage en nature visant à compenser l'absence d'une structure de restauration.
La note de frais est un remboursement effectué dans le cadre d'une mission professionnelle en lien avec les obligations de l'employé.
Ces deux solutions ont des finalités totalement différentes. Il n'est donc pas possible de payer un repas professionnel avec un ticket restaurant et de le passer en note de frais. C'est même une action frauduleuse qui est passible de sanctions.
Si un collaborateur qui reçoit habituellement des tickets restaurants est amené à faire une note de frais pour un déjeuner, l'employeur devra même lui retirer le ticket restaurant correspondant à ce jour précis dans son décompte. Ne pas le faire est un abus fiscal qui peut être sanctionné par l'URSSAF. Sans compter que le salarié peut aussi subir un redressement de son côté.
Si un salarié trouve un restaurateur complaisant, il est facile de payer un repas en ticket restaurant puis de faire passer la note en frais professionnels. C'est la raison pour laquelle, vos procédures de contrôle et de validations internes doivent être les plus strictes possibles pour éviter tout problème. Pour vous accompagner dans cette démarche, une plateforme de gestion des notes de frais permet de sécuriser et d'accélérer le traitement des notes de frais tout en limitant fortement toute tentative de fraude.
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