Frais de déplacement

Comment choisir entre note de frais et ticket restaurant ?

Deborah Anceaume |

Déjeuner à l'extérieur du bureau, de l'usine ou du chantier est une pratique courante pour de nombreux salariés. Que ce soit pour des raisons pratiques, familiales, en cas de rendez-vous professionnels ou parce que l'entreprise ne dispose pas d'espace de restauration sur place, il existe plusieurs solutions pour alléger cet impact sur la trésorerie personnelle des collaborateurs. D'un côté, le titre restaurant, communément appelé le « ticket restaurant ». De l'autre, la note de frais. Deux méthodes et deux usages très différents qui ne peuvent se superposer.

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Ticket restaurant : retour aux fondamentaux

Le ticket restaurant est un moyen de paiement spécifique, reflétant la participation de l'employeur, et est destiné aux salariés qui n'ont pas accès à une cantine ou d'un espace de restauration dans les locaux de leur entreprise. Grâce à ce titre restaurant (qui s'appelle aussi ticket restaurant, chèque déjeuner, chèque de table ou chèque restaurant selon les organismes émetteurs), les salariés peuvent régler un repas chez un restaurateur, ou certains achats alimentaires dans une grande surface.

Pour le salarié, le ticket restaurant est un avantage non imposé qui vient compléter son salaire. En effet, la société doit le financer à raison d'une part qui doit être comprise entre 50 et 60% de la valeur faciale totale. À l'instar de l'avantage en nature de la voiture de fonction, le ticket restaurant représente un complément de rémunération, mais il est destiné spécifiquement à la restauration.

Pour l'employeur, il s'agit d'un bon moyen pour prendre en charge la restauration de ses salariés et de prévoir facilement son budget. D'autre part, la compagnie est exonérée de charges sociales et fiscales sur le financement des chèques déjeuner jusqu'à un certain plafond.

Pour qu’une organisation puisse attribuer des chèques repas à ses employés, il ne doit exister aucun lieu de restauration dans les locaux de l'entreprise (comme une cantine par exemple). Le nombre de titres repas est plafonné à un  par jour de travail et par salarié. Si les coupons repas ne sont pas utilisables le dimanche et les jours fériés, il existe toutefois des dérogations pour les salariés travaillant pendant ces journées.

Tout acteur concerné doit rester vigilant face aux risques de fraudes liés aux titres-restaurant, tels que la création de fausses notes de frais. Cette vigilance est d’autant plus cruciale en cas d’absence non justifiée du salarié, un moment où le risque de fraude tend à augmenter. Il est essentiel de maintenir une attention constante afin de préserver l’intégrité du système et des avantages fiscaux et sociaux associés aux titres restaurant. Par ailleurs, cette rigueur nous protège  également contre d’éventuelles sanctions de la part de l’URSSAF, garante du respect des normes sociales et fiscales.

Note de frais : la synthèse

Lorsqu'un salarié est dans l'obligation de manger à l'extérieur, dans le cadre d'une mission professionnelle, il peut être amené à payer lui-même des dépenses. C'est une situation normale, en particulier pour les salariés qui sont régulièrement en déplacement, comme les commerciaux ou les managers. À chaque fois, selon les processus de validation internes à l’activité professionnelle, le salarié avance la dépense, puis l’entreprise le remboursera un peu plus tard. Pour être remboursé, le salarié doit produire un document que l'on appelle une note de frais.

La politique de remboursement de l'entreprise doit clairement définir les types de dépenses éligibles au remboursement, en accord avec les règles fiscales en vigueur pour l'année civile concernée. Cela inclut la décision de savoir si les collaborateurs peuvent ou non passer de l'alcool en note de frais, une question cruciale en absence de directives claires. Cette précision aide à éviter toute ambiguïté et assure une gestion transparente et équitable des remboursements. De plus, une telle clarté permet d'éviter d'éventuelles complications avec l'URSSAF en cas de contrôle, démontrant ainsi que l'entreprise a mis en place une politique conforme aux réglementations en vigueur. Il est essentiel de couvrir la totalité des aspects liés aux notes de frais, y compris l'exonération des charges sociales sur les remboursements de frais professionnels.

Pour gérer efficacement les notes de frais des équipes commerciales, il est crucial de mettre en place des procédures claires et des outils adaptés à cette activité. Ces dispositifs permettent de simplifier le suivi, d’accélérer le remboursement et d’assurer la transparence des opérations. Celle-ci doit répondre à des normes de validation très précises, comme l'approbation par l'employeur et la définition d'un plafond particulier.

La société peut choisir de rembourser ses collaborateurs selon deux formules différentes : au réel ou au forfait. Dans le premier cas, la dépense est remboursée à l'euro près sur présentation du justificatif. Dans le second, l'employé dispose d'un forfait que l'entreprise lui verse d'avance selon le nombre de repas prévus, en cas de déplacements professionnels. Cette allocation est également applicable les dimanches et jours de RTT, si nécessaire. Qu'il utilise cet argent ou non ne change rien à sa perception.

Pour assurer la transparence et la conformité, il est essentiel de faire apparaître clairement les remboursements des notes de frais sur le bulletin de salaire des collaborateurs. Ces montants doivent être distincts des autres éléments de rémunérations et des cotisations salariales. Cela justifie non seulement les sommes versées, mais offre également une visibilité accrue pour la gestion financière personnelle du salarié, assurant le calcul des cotisations sociales.

Il est essentiel de comprendre comment procéder pour compléter de manière adéquate une note de frais de restaurant dans le cadre de son activité professionnelle. Cette compréhension permet de s’assurer que toutes les dépenses sont correctement enregistrées, justifiées et remboursées, évitant ainsi toute confusion ou erreur qui pourrait survenir.

Ticket restaurant et note de frais : des usages très différents

Le ticket restaurant est attribué à tous les salariés qui en ont le droit. C'est un avantage en nature visant à compenser l'absence d'une structure de restauration. Son attribution se fait en fonction des conditions de travail du salarié et de la politique interne de l’entreprise.

La note de frais est un remboursement effectué dans le cadre d'une mission professionnelle en lien avec les obligations de l'employé.

Ces deux solutions ont des finalités totalement différentes. Il n'est donc pas possible de payer un repas professionnel avec un ticket restaurant et de le passer en note de frais. C'est même une action frauduleuse qui est passible de sanctions.

Si un collaborateur qui reçoit habituellement des tickets restaurants est amené à faire une note de frais pour un déjeuner chez des restaurateurs, la direction devra même lui retirer le ticket restaurant correspondant à ce jour précis dans son décompte. Ne pas le faire est un abus fiscal qui peut être sanctionné par l'URSSAF et la Commission Nationale des Titres-Restaurants. Sans compter que le salarié peut aussi subir un redressement de son côté.

L’avance sur frais est un autre mécanisme financier utilisé dans les entreprises. Il s’agit d’une somme d’argent versée à l’avance par l’entreprise à l’employé pour couvrir les frais anticipés d’une mission professionnelle. À la fin du déplacement, le salarié doit régulariser l’avance en présentant les justificatifs nécessaires et après validation des dépenses réelles. L’avance sur frais est donc clairement distincte des titres-restaurants et des notes de frais, tant dans son objectif que dans son fonctionnement.

Si un salarié trouve un restaurateur complaisant, il est facile de payer un repas en ticket restaurant puis de faire passer la note en frais professionnels. C'est la raison pour laquelle, vos procédures de contrôle et de validations internes doivent être les plus strictes possibles pour éviter tout problème. Pour vous accompagner dans cette démarche, une plateforme de gestion des notes de frais permet de sécuriser et d'accélérer le traitement des notes de frais tout en limitant fortement toute tentative de fraude.

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