URSSAF et notes de frais : comment éviter le redressement
La vie d'un entrepreneur ou d'un chef d'entreprise est ponctuée de défis. Et l'un d'entre eux s'appelle le contrôle URSSAF. Période rarement agréable, c'est un moment qui peut toucher toute entreprise à n'importe quel moment. Les contrôleurs s’intéressent alors à toutes les dépenses de l’entreprise, et les notes de frais ne sont pas en reste. Si personne ne peut éviter le contrôle, il est en revanche possible d'éviter le redressement. Explications.
URSSAF, note de frais et contrôle : retour aux fondamentaux
Si les notes de frais sont régulièrement dans le viseur des agents de l'URSSAF, c'est qu'il s'agit d'un poste de dépenses sujet aux déclarations frauduleuses ou susceptibles d'induire des erreurs qui impactent les rentrées fiscales de l'État.
À quoi sert l'URSSAF ?
URSSAF : un nom qui fait trembler les chefs d'entreprise et les responsables financiers et comptables en cas de contrôle ou de visite. L’acronyme signifie Union de Recouvrement pour la Sécurité Sociale et les Allocations Familiales. En clair, c'est une agence gouvernementale dont le but est de collecter les cotisations et contributions sociales des entreprises. Mais pas uniquement.
C'est une institution qui dépend du ministère de l'économie et des finances et de celui chargé de la sécurité sociale. Son rôle consiste à contrôler, à accompagner et à conseiller les entreprises sur de très nombreux points : respect de la réglementation, lutte contre le travail dissimulé, aide à l'embauche, gestion des cotisations et des exonérations, et bien sûr, contrôle des frais professionnels.
En tant qu'instrument de la politique de l'emploi, elle produit également des rapports et des analyses sur le marché du travail et les évolutions économiques susceptibles d'aider les leaders économiques et politiques à prendre les bonnes décisions.
Comment se passe un contrôle de l'URSSAF ?
À tout moment, une entreprise peut subir un contrôle de l'URSSAF. Que cette dernière ait été créée il y a six mois avec deux salariés ou qu'elle possède des milliers d'employés dans de nombreuses filiales. Il n'y a pas de règle en la matière, d'où l'intérêt d'être toujours très rigoureux dans la gestion des notes de frais. En cas de contrôle, l'URSSAF s'intéresse à de nombreux sujets, mais les dépenses des entreprises et les notes de frais font partie des grands classiques. Les contrôleurs épluchent alors les comptes, vérifient les frais, contrôlent les procédures et s'assurent que tout soit bien conforme à la réglementation.
En général, le contrôle se déroule dans les locaux des entreprises visitées, bien qu'il existe certaines exceptions. C'est le cas des entreprises de moins de 11 salariés où il est possible d'apporter les pièces justificatives et les documents utiles pour le contrôle dans les bureaux de l'URSSAF. Il est également possible de réaliser ce contrôle directement auprès de l'expert-comptable sous certaines conditions.
Au moment du contrôle, l'agent a accès à toutes les informations en version papier et numérique. Il a également l'autorité pour rencontre directement n'importe quel salarié de l'entreprise s'il souhaite éclaircir un point en particulier. Il va de soi que la coopération pleine et totale de l'entreprise est indispensable en cas de contrôle. En effet, il existe plusieurs sanctions en cas de non-réponse, de réponse fausse, incomplète ou tardive à une requête de l'URSSAF.
URSSAF : les erreurs à éviter
Pour éviter qu'un contrôle de routine ne se transforme en redressement, il est indispensable de se conformer à la loi et d'éviter les erreurs les plus courantes.
L'absence de justificatif
Toutes les dépenses doivent être justifiées afin de pouvoir être remboursées. En cas d'absence de justificatif, il existe des solutions alternatives, mais celles-ci doivent être exceptionnelles et porter sur des montants non significatifs.
Tous les justificatifs doivent être conservés au format papier ou numérique afin d'être soumis au contrôleur en cas de demande. Ils doivent également respecter les obligations légales. En cas d'absence de justificatif, l'entreprise risque un redressement fiscal et la requalification de la dépense en tant qu’avantage en nature. L’absence de justificatif est d'ailleurs le premier motif de redressement fiscal pour les entreprises.
Le dépassement d’exonération de charges sociales
Si les frais réels sont exonérés de charges sociales, les frais au forfait fonctionnent différemment. En effet, il existe un plafond au-delà duquel des charges sociales seront applicables. Il est donc indispensable de s'assurer que le montant de l'avance consentie par les entreprises respecte bien ces différents plafonds. Il est aussi important de noter que le gérant d’une entreprise ne peut bénéficier d’aucun remboursement au forfait. Toutes ses dépenses doivent être remboursées au réel.
Les frais kilométriques improvisés
En cas d'utilisation d'un véhicule personnel à des fins professionnelles, l'entreprise doit rembourser le salarié selon un barème très codifié et imposé par l'administration fiscale. Impossible de décider de choisir un autre mode de calcul. Le barème en vigueur étant évolutif selon le nombre de kilomètres parcourus, il est essentiel de garder toute la documentation nécessaire pour justifier les dépenses remboursées
Les dépenses irrationnelles
Repas à répétition dans un très grand restaurant, hôtel de luxe, cadeaux aux montants exorbitants… chaque dépense est scrutée à la loupe. Autant dire que les dépenses disproportionnées par rapport au motif ou à l'objectif professionnel sont rapidement détectées par les contrôleurs. L'URSSAF peut ainsi les requalifier en avantages en nature qui seront alors soumis aux cotisations sociales.
Les bonnes pratiques à suivre
Rigueur et organisation sont indispensables pour ne pas transformer un contrôle en redressement. Exemples de bonnes pratiques à suivre pour limiter les risques et rester en conformité.
Combattre la fraude
En matière de fraude aux notes de frais, l'entreprise peut être victime de ses salariés peu scrupuleux. Ces derniers utilisent des techniques qui profitent du manque de sérieux ou de contrôle, comme :
● Créer un faux reçu ou récupérer un autre reçu plus important après une dépense.
● Présenter une facture sans détail après un repas au restaurant.
● Inviter un ami au restaurant et faire passer la dépense en repas d'affaires.
● Gonfler le nombre de kilomètres parcourus lors de l'utilisation de sa voiture personnelle à des fins professionnelles.
● Faire le plein d'essence de sa propre voiture en le faisant passer pour une dépense liée à une voiture de location ou de fonction.
Si l'URSSAF détecte un problème et que les processus de contrôle sont trop laxistes, l'entreprise peut être inquiétée. Il ne faut pas seulement être exemplaire, mais aussi tout faire pour que ses équipes le soient également.
Connaître les dépenses non déductibles
Toutes les dépenses professionnelles ne sont pas admissibles à la récupération de la TVA. C'est, par exemple, le cas si une entreprise achète un véhicule de tourisme, paye pour son entretien, mais aussi pour les dépenses de carburants (avec certaines subtilités selon le type de carburant et de véhicule), les transports de personne, les nuitées d'hôtel, et les cadeaux dépassant 73 € par bénéficiaire et par an (montant au 1er janvier 2021). Il est donc crucial d'être vigilant au moment de remplir sa déclaration de TVA et de mettre les bonnes procédures de contrôle en place.
Les notes de frais ne sont pas un complément de salaire
Il est impossible, et interdit, de verser une partie de la rémunération en frais professionnels. Ce genre de pratique constitue du salariat déguisé et est sévèrement puni par la loi. Et même si l'entreprise est coupable, la faute revient aussi au salarié qui a accepté le contrat fallacieux et qui a produit de fausses notes de frais pour compenser un salaire global.
Les notes de frais ne servent pas à récompenser ses salariés
Pour remercier un collaborateur, certains employeurs sont tentés d'utiliser le levier des notes de frais. Ainsi, au lieu de donner une prime ou une augmentation de salaire comprenant le versement de cotisations sociales, l'entreprise lui accorde un week-end d'agrément personnel qui sera intégralement pris en charge. Le collaborateur profite ainsi de quelques jours tous frais payés en toute illégalité. Sans mission professionnelle, un voyage n'est pas un voyage d'affaires, et les dépenses doivent être raisonnables et justifiables. Et c'est exactement ce que contrôlent les agents de l'URSSAF !
Éviter un redressement de l'URSSAF en cas de contrôle repose principalement sur une stricte application de la loi. Pour vous faire gagner du temps au quotidien et faciliter les contrôles, un outil de gestion des dépenses professionnelles vous sera très utile. Accessible depuis n'importe quel terminal connecté, il consolide et archive toutes les données des notes de frais, incluant les justificatifs. De quoi avoir l'esprit serein pour le prochain contrôle !
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