Frais de déplacement
Comment établir ma politique voyage ?
Est-ce possible de travailler dans une organisation sans règlement intérieur, ou de conduire sans code de la route ? Clairement, la réponse est non. Pour les voyages d'affaires, c'est la même chose. Il est nécessaire de disposer d'un ensemble de règles et de directives qui encadre la manière dont les collaborateurs voyagent. Toutefois, établir une politique de voyage ne s'improvise pas. Pour vous aider à la créer ou à la mettre à jour, repassons ensemble sur les fondamentaux et les impératifs à garder en mémoire.
Qu'est-ce qu'une politique de voyage ?
Il s'agit d'un document qui régule les déplacements professionnels en encadrant les budgets, les modes de transport, les types d'hébergement et les processus d’agréments internes. Une politique de voyage d’entreprise ou PVE permet de structurer et d'encadrer les dépenses, et d'apporter un ensemble de règles communes à respecter. En effet,le budget alloué à ce type de trajet représente généralement le deuxième poste de dépense des professionnels dans une entreprise. Savoir le contrôler est un impératif pour éviter tout risque de dérapage lors des déplacements. Pour l’entreprise, il ne s’agit pas seulement de faire des économies. En effet, en cas de contrôle de l'URSSAF, la conformité des notes de frais est auscultée avec soin.
La politique de voyage agit donc comme un garde-fou pour éviter les dépassements et les dépenses inappropriées. Elle explicite également les règles de validation et les procédures internes liées à un achat.
Quels sont les prérequis à la constitution d'une politique de voyage ?
Travailler sur une PVE nécessite d'être bien organisé, car c'est un texte qui doit identifier de manière exhaustive les différents scénarios liés aux coûts professionnels. La première chose à faire est de définir clairement son objectif. Communication interne, réduction du risque de fraude, conformité légale, maîtrise des dépenses, analyse budgétaire… votre politique doit traduire vos préoccupations stratégiques.
Il est ensuite nécessaire de la construire en collaboration avec les grands voyageurs et les managers. En effet, les premiers sont les plus grands consommateurs de dépenses professionnelles et peuvent partager leurs conseils et idées en tant qu'utilisateurs, alors que les seconds sont impliqués dans l’approbation et le suivi des dépenses.
Une PVE doit traiter la plupart des cas problématiques. En effet, on consulte rarement la loi quand tout va bien. En entreprise, c'est donc en cas de problèmes que la politique en place doit clarifier la situation. Que faire en cas de perte de reçu ou de facture ? Comment faire si un manager est absent pour valider une dépense ? Est-ce possible de demander une avance pour ne pas grever la trésorerie personnelle des collaborateurs ? Est-ce que les règles qui s'appliquent en France sont les mêmes pour les déplacements internationaux ? Sous quels délais et à quelle fréquence faut-il soumettre ses notes de frais ? Sous combien de temps sont-elles remboursées et par quel moyen ?
Ces questions, et bien d'autres, ne sont que quelques exemples de situations quotidiennes où la politique interne est utile pour trancher les conflits et arbitrer, le cas échéant.
Comment faire connaître sa politique de voyage interne ?
Disposer d'une politique de voyage est une bonne chose. Mais s'assurer qu'elle soit connue en est une autre. Pour qu'elle ne soit pas qu'un simple PDF dans un serveur local, votre politique doit être systématiquement présentée aux nouveaux arrivants dans votre entreprise. C'est une étape importante du processus d'intégration, même si le collaborateur n'a pas, à priori, d'importants déplacements ou de coûts à prendre en charge au quotidien.
Pour les professionnels en place, des formations et des sessions de présentation permettent de diffuser l'information en interne. La PVE doit également être facilement accessible sur vos plateformes numériques et être cherchable par mots-clés en cas de besoin spécifique ou d’urgence. Enfin, chaque mise à jour doit aussi faire l'objet d'une communication afin de s'assurer qu'elle soit bien comprise et intégrée.
Que doit contenir une politique de voyage réussie ?
Techniquement, il n'existe pas un mode d'emploi unique pour mettre en place une politique de voyage. Chaque entreprise est susceptible de l'adapter selon ses besoins. Ce qui est important, c'est que cette politique de voyage corresponde aux valeurs et au positionnement de l'entreprise. Une startup agile avec peu d'employés pourra donner des guidelines ouvertes et globales en comptant sur l'intelligence collective des équipes qui sont en proximité avec l'équipe de direction. Pour les grandes compagnies très structurées, la politique de voyage peut être plus précise et couvrir davantage de cas pratiques, tant pour se couvrir que pour protéger ses équipes dans une grande variété de situations.
Dans tous les cas, et en particulier en cas de climat social tendu, il peut être utile de faire valider sa politique de voyage par un juriste ou un avocat, pour limiter les risques en cas de contestation. À l'inverse, dans une démarche de co-construction plus ouverte, on peut aussi imaginer la mise en place d'un groupe de travail avec des personnes issues de différents services et à différents postes, qui travaillent ensemble à la mise en place ou à la mise à jour de la politique de voyage. En général, cette dernière comprend au moins trois grands sujets : le transport, l'hébergement et les règles liées aux dépenses.
Les règles liées au transport
Le but est de couvrir la plupart des situations rencontrées par les salariés responsables en déplacement professionnel. Exemples :
- Le budget à ne pas dépasser par destination, zones ou pays.
- Les classes de réservation autorisées par type de collaborateur et déplacement.
- Les transports sont à privilégier selon l'accessibilité, le temps à prévoir pour le trajet et les destinations. Les employés ont le choix entre plusieurs transports :(train, avion, voiture, VTC, taxi, etc.).
- En cas d'utilisation de la voiture, précisions sur les modalités : voiture personnelle avec remboursement selon le barème kilométrique, voiture de location, voiture de fonction, etc.
- Gestion des péages et des frais d'essence (badge télépéage, type de carburant, type de station-service à privilégier pour les déplacements professionnelles, etc.).
Précisions sur les fournisseurs à respecter (compagnie aérienne, ferroviaire, station essence, loueur de voitures, etc.).
Les règles liées à l'hébergement
Pour les longs déplacements, les salariés sont amenés à dormir sur place. Il est donc important de passer à travers les grands sujets qui les concernent, comme :
- Les modes d’hébergement autorisés : hôtel, gîtes, AirBnB, etc.
- La gamme de confort à privilégier : critère de confort selon la destination, la durée du voyage, la mission ou les contraintes sur place (si un événement professionnel se passe dans un hôtel, par exemple, il sera toujours plus facile de loger dans cet hôtel en question, même s'il dépasse le budget maximal).
- Le plafond budgétaire selon le déplacement.
- Les fournisseurs à privilégier.
- L’étendue des dépenses autorisées sur place (repas, communications, etc.).
Les règles liées aux dépenses et aux processus internes
Un déplacement engendrera toujours des dépenses qui devront être remboursées au retour du salarié. Ce sujet doit être couvert de manière exhaustive dans la politique de voyage :
- Workflow d’accréditation : qui décide ? Qui paye ? Qui valide ? Que se passe-t-il en cas de hausses des coûts ou d'horaires impossibles à respecter ? Quelles sont les marges de manœuvres du manager qui s’occupe de la validation ?
- Processus internes : que se passe-t-il dans le cas où le salarié s’absente à la dernière minute ? Ou s’il tombe malade pendant les déplacements ? Quelles sont les assurances voyage à prévoir ? Comment faire respecter le devoir de diligence de l'entreprise ? Comment gérer les remboursements pour les dépenses faites en devises étrangères ?
- Remboursement : sous combien de temps le salarié doit-il faire sa demande de remboursement ? Quand sera-t-il remboursé ? Par quel moyen ?
- Prérequis : qu'est-ce qui est nécessaire pour se faire rembourser ? Que faire en cas d'absence de justificatif ? Ou si le reçu est dans une langue étrangère ?
- Carte bancaire professionnelle : qui peut l'utiliser ? Pour quelles dépenses ? À quelle occasion ?
- Gestion des avances : est-ce qu'un salarié peut demander une avance ? Selon quelles règles ?
Les erreurs à ne pas commettre avec une politique de voyage
Une politique de voyage est un document empreint de formalisme qui doit cadrer les choses. Toutefois, il faut être vigilant à ne pas trop en faire pour trouver un équilibre entre le confort du salarié et les règles en vigueur. Le document doit comporter une certaine flexibilité. En effet, le principal risque consiste à se focaliser uniquement sur les coûts générés par les voyages d’affaires sans penser au collaborateur. Or, un salarié stressé et fatigué risque de ne pas être dans les meilleures conditions pour réussir ses déplacements.
De plus, l’optimisation du temps est aussi à prendre en compte : à quoi bon économiser 40 euros par nuit si le salarié doit perdre 45 minutes en temps de transport le matin pour aller à son rendez-vous ?
Enfin, mettre en place une politique de voyage est une bonne pratique, mais encore faut-il se doter des bons outils pour faciliter l'expérience des voyageurs. En effet, il sera impossible de mettre en place un workflow complexe d’aval avec des tableaux Excel et des échanges par e-mail. Investir dans une solution digitale tout-en-un pour piloter ses dépenses est ainsi indispensable pour le bien-être des professionnels … mais aussi pour celui de sa direction administrative et financière !
La politique de voyage : une bonne base pour digitaliser la gestion de vos notes de frais
Parce qu'elle clarifie les processus de validation de la demande d'achat jusqu'au remboursement, le politique de voyage donne une vision holistique du fonctionnement des déplacements professionnels en interne. Vous savez qui fait quoi, ainsi que toutes les modalités appliquées, à quelle étape et à quel moment.
C'est un gain de temps précieux pour pour l’adoption et la digitalisation de vos processus. Grâce à un outil dédié, vos collaborateurs pourront ainsi créer leurs notes de frais, en toute autonomie, depuis n'importe quel smartphone en quelques secondes. Vos règles internes déjà élaborées pourront ainsi servir pour en faciliter et accélérer le déploiement. Une bonne pratique indispensable pour faire des notes de frais un avantage concurrentiel conséquent.
Établir une politique de voyage peut se faire au fur et à mesure du développement et de la croissance de l'entreprise. Les besoins seront très différents entre la TPE, où le bon sens prévaut, et le grand groupe, où la procédure doit être très claire. Dans tous les cas, la pertinence de la politique de voyage compte au moins autant que son évolutivité et son adaptabilité aux nouveaux outils technologiques collaboratifs.
Ces articles pourraient également vous intéresser :