Frais de repas : comment fonctionne cet avantage en nature en 2023 ?

Parmi les avantages en nature que les employeurs peuvent proposer à leurs équipes en plus de leur rémunération, on y trouve des avantages liés au transport, au logement, et bien sûr, au repas. À partir du moment où l'employeur participe aux frais de repas ou fournit gratuitement des repas à ses salariés, la démarche est considérée comme étant un avantage en nature. Pour en savoir plus sur son fonctionnement, entrons dans les détails.

L’avantage en nature sur les repas : définition

Est considéré comme un avantage en nature, l'employeur qui participe aux frais de repas de ses salariés. C'est le cas lorsqu'il fournit gratuitement les repas ou paie directement le repas au restaurateur, ou lorsqu'il fournit le repas à prix modique. À noter que le titre-restaurant (ou ticket restaurant) est un avantage social pour le salarié, mais ne constitue pas un avantage en nature.

À l'inverse, lorsqu'un salarié en déplacement professionnel doit prendre son repas à l'extérieur, en conformité avec la politique de l'entreprise, cela constitue une dépense à passer en notes de frais qui fera l'objet d'un remboursement au réel (au centime près selon ce qui a été consommé) ou au forfait selon le barème de l'URSSAF. Les frais professionnels de repas dans le cadre d'un déplacement ne sont alors pas soumis aux cotisations sociales.

L'avantage en nature est estimé selon un barème de l'URSSAF qui est revalorisé au 1^er janvier de chaque année. Il prend alors en compte le taux prévisionnel d’évolution des prix à la consommation en moyenne annuelle arrondis à la dizaine de centimes d’euro la plus proche. Cet avantage en nature est soumis aux cotisations sociales. Le montant de l’avantage en nature doit être évalué pour pouvoir être intégré fiscalement dans l’assiette de cotisations sociales et pris en compte dans le calcul de l’impôt sur le revenu.

Sur le bulletin de salaire, l'avantage en nature repas est inclus dans le calcul du salaire brut aux côtés des éventuels bonus, primes et heures supplémentaires. Une ligne spécifique indique justement le montant total de l'avantage en nature sur les repas. Les cotisations et contributions sociales sont alors calculées sur la somme totale du salaire brut. En bas du bulletin de salaire, le montant de l'avantage en nature est ensuite déduit du salaire net, car il a déjà été fourni au salarié en nature.

À noter que la fourniture de repas résultant d’une obligation professionnelle ou pris par nécessité de service (par exemple, personnels éducatifs dans les établissements scolaires) n’est pas considérée comme un avantage en nature, et n'est donc pas soumise aux cotisations et contributions sociales.

La particularité de cet avantage dans la convention HCR

Si l'avantage en nature sur les repas s'applique dans toutes les entreprises de la même manière, il existe des règles spécifiques pour les salariés des hôtels, cafés et restaurants (HCR). En effet, la convention collective HCR fixe des règles spécifiques à appliquer. Un employeur HCR aura l'obligation d'attribuer un avantage en nature sous forme de repas à ses salariés ou, à défaut de les indemniser. Cet avantage en nature est obligatoire à deux conditions :

• que l'établissement (café, hôtel ou restaurant) soit ouvert à la clientèle au moment des repas ;
• que le salarié soit présent à ce moment-là.

Si ces conditions sont remplies, l’obligation de l'avantage en nature s’applique à tous les salariés, quels que soient leur poste, responsabilité, mission, niveau de salaire ou durée de travail. Cuisinier, serveur, plongeur, agent d'accueil, personnel de ménage ou de maintenance… tous les salariés de l'établissement sont concernés. Si une mission, comme le nettoyage, par exemple, est externalisée avec un prestataire tiers, cette obligation ne s'applique pas.

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L'évaluation au réel de l'avantage en nature des frais de repas

L'URSSAF précise que l’avantage en nature nourriture est évalué sur un système de forfait. Toutefois, cet avantage était auparavant évalué pour sa valeur réelle pour les mandataires sociaux et dirigeants.

Pour les dirigeants travaillant dans les cafés, hôtels et restaurants, il était d’usage de retenir le prix du menu le moins cher proposé par l’établissement.

Depuis le 1^er janvier 2020, cette évaluation au réel n'est toutefois plus une obligation. En effet, un arrêté prévoit que les mandataires sociaux et les dirigeants d’entreprise peuvent désormais bénéficier de l’évaluation forfaitaire de l’avantage en nature pour les frais de repas applicable à leurs salariés. Cette nouvelle règle d’évaluation est applicable aux contributions et cotisations sociales dues au titre des périodes d'activité courant à compter du janvier 2020.

Avoir une seule méthode d'évaluation au forfait pour tous les dirigeants et salariés de tous les secteurs permet ainsi de simplifier la gestion administrative des frais de repas en tant qu'avantage en nature.

L'évaluation forfaitaire de l'avantage en nature des frais de repas

C'est donc au forfait que la très grande majorité des avantages en nature pour les repas des travailleurs sont évalués. Une évaluation qui diffère selon que les salariés travaillent dans le régime général ou au sein des cafés, hôtels et restaurants.

Pour le régime général

Le montant forfaitaire de l’avantage en nature pour les repas en 2023 correspond à :

• 5,20 € pour un repas.
• 10,40 € par jour (pour 2 repas).

Il s’agit d’un montant minimal. L’accord de branche, la convention collective, la décision unilatérale de l'employeur ou le contrat de travail du salarié peut prévoir un montant supérieur. Il ne s'agit pas du prix réel du repas auquel ont droit les salariés éligibles, mais du montant sur lequel seront calculées les cotisations et contributions sociales.

Pour la convention HCR

Pour les salariés du secteur HCR, le montant pour l'année 2023 est de :

• 4,01 € pour un repas.
• 8,02 € par jour (pour 2 repas).

Là aussi, il s'agit bien du montant qui sert d'assiette au calcul des cotisations et contributions sociales.

Le remboursement des frais de repas

Lorsque l'employeur propose un avantage en nature pour les frais de repas, le salarié n'a pas à procéder à une demande de remboursement quelconque. Il bénéficie d'un repas gratuit ou à prix modique qui est un avantage en nature, et sur lequel il viendra payer des cotisations et contributions.

Le seul moment où un salarié peut demander un remboursement pour des frais de repas est dans le cadre d'un déplacement professionnel. Son remboursement peut donc se faire au réel, ou par anticipation selon un forfait. Dans ce dernier cas, le salarié est libre d'utiliser tout ou partie de ce montant, sans justification, pour son repas. Le remboursement des frais de repas pour les déplacements professionnels n’est pas soumis à l’imposition. Pour piloter les frais de déplacement efficacement, la mise en place d'une politique claire et le déploiement d'une plateforme de gestion des frais professionnels sont un gage d'efficience pour gagner du temps et de l'argent à toutes les étapes du processus.

Comprendre le fonctionnement de l'avantage en nature des repas est important afin d'être en conformité avec les exigences légales et fiscales. Ce sont des méthodes de calcul et un fonctionnement qui diffèrent des frais professionnels et pour lesquels la mise en place des bons outils fera gagner du temps à vos équipes administratives et financières.

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