Tout savoir sur les avantages en nature

En matière de rémunération, l’article L.3241-1 du Code du travail est clair : le salaire doit en principe être payé en argent ¹. Toutefois, il est aussi admis que le salarié puisse également être rémunéré tout ou partie en nature. Cette forme de rémunération est d'ailleurs assez commune auprès de certaines professions. Il ne faut toutefois pas confondre avantages qui sont en nature et remboursement de frais de déplacement. Explications.

1. Avantages en nature : définition

2. Les différents types d’avantages en nature

3. Les avantages en nature sont-ils imposables ?

4. Le calcul des avantages en nature

Avantages en nature : définition

Les avantages de type en nature sont des biens et/ou des prestations fournis par l’employeur à ses salariés gratuitement ou à un prix inférieur à leurs valeurs réelles. L'exemple le plus répandu est celui de la voiture de fonction. Ainsi au lieu d'avoir une voiture personnelle, un commercial peut utiliser sa voiture de fonction pour son usage familial. Ces sortes d’avantages évitent aux salariés d’avoir à effectuer des dépenses et constituent donc un complément de rémunération. Ce n'est pas de l'argent en plus, mais plutôt des dépenses en moins.

En proposer permet de faciliter le recrutement et la fidélisation des salariés pour des postes particuliers. Toutefois, il existe de nombreuses règles à suivre. Pour qu'un avantage en nature soit considéré comme tel, le bien ou service doit être mis à disposition du salarié pour son usage personnel. Celui-ci en bénéficie soit gratuitement, soit en apportant une participation inférieure à la valeur réelle de l’avantage. Une entreprise qui remet à ses salariés un ordinateur portable à des fins professionnelles - même s'ils peuvent à l'occasion l'utiliser pour un usage personnel - ne constitue pas un avantage en nature.

Il est important de ne pas confondre ces genres d’avantages avec les frais professionnels qui sont remboursés par l'entreprise dans le cadre d'un voyage d'affaires. Ils ne sont pas considérés de la même façon en matière de rémunération et de retenues sociales, car l'avantage en nature fait partie intégrante de la rémunération et doit donc être inclus sur la paie de manière similaire au salaire fixe.

Frais professionnels, Avantages en nature

Comment aborder les contrôles de l'URSSAF et de l'administration fiscale ? Témoignages de ISS France, d'EY et d'un ex-inspecteur URSSAF

Je souhaite prévenir les risques de non-conformité

Les différents types d’avantages en nature

Il existe de nombreux avantages parmi ceux qui sont en nature que les entreprises peuvent verser à leurs salariés. Leur point commun : leur imposition et l'usage personnel qui en est fait.

Le repas

Est considéré comme un avantage en nature, l'entreprise qui participe aux frais de repas de ses salariés. C'est le cas lorsqu'elle fournit gratuitement la nourriture ou les repas ou paie directement le repas au restaurateur, ou lorsque l’employeur fournit le repas par rapport à sa valeur réelle à prix modique. À noter que le titre-restaurant (ou ticket restaurant) est un avantage social pour le salarié. Même si ce dernier laisse à penser le contraire comme étant un avantage nature nourriture, il ne s'agit aucunement d’un avantage en nature.

De plus, il ne faut pas confondre le montant forfaitaire du repas pour l'avantage en nature avec le remboursement forfaitaire de frais de repas engagés par le salarié dans le cadre d'un déplacement. Les avantages qui sont en nature et les frais de déplacement sont deux sujets totalement distincts.

Le logement

C'est le cas du logement de fonction où l'entreprise met gratuitement à la disposition du salarié et de sa famille, le cas échéant, un logement dont elle est propriétaire ou locataire. À noter que si elle prend en charge directement le loyer du salarié, cette prise en charge doit être analysée comme un avantage en espèce. Et ce, en prenant notamment en compte la valeur locative du logement ou son évaluation forfaitaire. C’est pourquoi il ne s’agit pas d’un avantage en nature.  C'est également le cas des autres charges comme la taxe d’habitation ou la prime d’assurance.

Le transport

Dans le cadre de son travail, le salarié peut être amené à utiliser un véhicule acheté ou loué aux frais de l’entreprise où il exerce ses fonctions pour ses déplacements professionnels. La fourniture de ce véhicule peut constituer un avantage en nature si le salarié est autorisé à l’utiliser en dehors de ses périodes de travail, pour ses déplacements privés, en famille, la semaine, le week-end et même pendant ses vacances.

Les autres avantages en nature

L’utilisation à titre privé par les salariés d’outils techniques, technologiques ou de communication payés par son entreprise, comme un PC portable, un téléphone, un logiciel, ou encore un forfait téléphonique ou internet, constitue un avantage en nature. Il faut bien différencier l’usage  de types non professionnels de ces avantages accessoires à celui fait quotidiennement durant le travail, également lorsque les salariés sont en télétravail. Regarder une série sur Netflix à partir de l’un des équipements ou parmi les outils professionnels informatiques de l’entreprise pendant sa pause déjeuner n'en fera pas un avantage en nature.

De plus, il existe depuis peu, une nouvelle catégorie d’avantage en nature pour les salariés qui font garder leurs enfants en crèche ou en micro-crèche. Applicable depuis le 1^er janvier 2022, ce nouvel avantage en nature permet à l'employeur de verser une subvention à une crèche afin de faciliter l’accès à ses salariés à ce mode de garde (en contrepartie de places au profit des salariés), ou de verser une indemnité mensuelle directement aux salariés afin de réduire le coût de garde en crèche.

Gestion des notes de frais

Automatisez et améliorez le processus de gestion des notes de frais

Logiciel de Note de Frais

Les avantages en nature sont-ils imposables ?

La réponse est simple : oui.

Parce que les avantages se présentant en nature, notamment ceux liés aux notes de frais professionnels, constituent des éléments de la rémunération, ils bénéficient du même traitement fiscal et social que le salaire. Ils sont donc soumis à l’impôt sur le revenu et à cotisations sociales.

Les avantages imposables

Tous les avantages qui sont en nature sont imposables. À partir du moment où un bien ou service est considéré comme un avantage en nature, il figurera sur le bulletin de salaire des salariés concernés. Cela vaut donc pour le logement (notamment de fonction), la voiture de fonction, les repas gratuits ou subventionnés, etc.

Les avantages non imposables

Lorsque l'employeur rembourse des frais de déplacement à un salarié, ceux-ci ne sont pas soumis à l'imposition. Tout comme l’indemnité kilométrique vélo (IKV) reçue par les salariés. Cette dernière est à la fois exonérée aussi bien de cotisations sociales que d’impôt sur le revenu. Il est important de bien faire la distinction : 

• Les frais professionnels sont des dépenses engagées par le salarié en raison de son activité professionnelle qui lui sont remboursées. Ils ne sont soumis à aucun impôt, au même titre que l’avance sur frais.
• Les avantages de type nature constituent la mise à disposition gratuite ou à tarif réduit d’un bien ou d’un service pour l'usage privé du salarié. Ce sont des avantages qui sont considérés comme une rémunération et qui sont donc imposables.

Le calcul des avantages en nature

Lorsqu'un bien ou un service est qualifié d'avantage en nature, son calcul permet de déterminer l'assiette de cotisation pour son imposition. Ce qui est essentiel pour évaluer les diverses cotisations, notamment sociales, dues par les employeurs et les salariés.

Les repas

Pour l'année 2023, l'URSSAF détermine que l’avantage en nature repas est de 5,20 € par repas et de 10,40 € pour 2 repas.

Pour les salariés du secteur des hôtels, cafés, restaurants, la revalorisation de l’avantage en nature de nourriture se fait à hauteur du minimum garanti par repas. Depuis le 1^er janvier 2023, le montant du minimum garanti passe à 4,01 € pour un repas, et à 8,02 € pour deux repas.

La voiture

Pour calculer cet avantage en nature, il existe deux options : une base d’évaluation à sa valeur réelle ou au barème forfaitaire.

Méthode 1 : l'évaluation de l'avantage en nature aux frais réels

Dans le cas d’un véhicule acheté, les dépenses réelles comprennent l’amortissement du véhicule TTC sur 5 ans à hauteur de 20 % par an, l’assurance et tous les frais TTC. Si le véhicule a plus de 5 ans, le pourcentage d’amortissement est de 10 %. Dans le cas d’un véhicule loué ou en location avec option d’achat, les dépenses réelles comprennent le coût global annuel de la location, auquel s’ajoutent l’assurance, et les frais d’entretien TTC. Ce montant est ensuite rapporté au kilométrage parcouru. Il existe ensuite des subtilités selon que l'entreprise prend en charge ou non le carburant et qui se retrouvent sur le site de l'URSSAF. ²

Exemple avec un véhicule acheté il y a 2 ans pour un montant de 50 000 euros sans prise en charge du carburant : l'avantage en nature est de (20 % du coût d’achat + assurance + frais d’entretien) × nombre de km parcourus à titre privé ÷ total de km parcourus par le véhicule pour la même période.

• 20% du coût d’achat : 10 000 €
• Assurance et frais d'entretien : 2 000 €
• Kilomètres parcourus à titre privé : 8 000
• Kilomètres totaux parcourus : 32 000

L'avantage en nature aux frais réels est donc de 12 000 x 8 000 / 32 000 = 3000 €

C'est sur ces 3 000 € que le salarié sera imposé.

Méthode 2 : l'évaluation de l'avantage en nature au forfait

Pour un véhicule acheté, l’avantage en nature correspond à 9 % du prix d’achat TTC (6 % si le véhicule a plus de 5 ans). Là aussi, il existe des différences de calcul selon que l'âge du véhicule et si l'employeur paye ou non le carburant.

Pour reprendre le même exemple d'un véhicule de 50 000 € acheté il y a 2 ans, l'avantage en nature sera de 50 000 x 0,09 = 4 500 €

On réalise donc ici que les frais réels sont plus avantageux, car le salarié paiera moins d'impôts sur 3 000 € que sur 4 500 €. À noter que l’évaluation forfaitaire annuelle doit être proratisée si le véhicule a été mis à la disposition du salarié en cours d’année. 

Le logement

Pour déterminer l’avantage logement, il faut prendre en compte un forfait mensuel établi en fonction du nombre de pièces que comporte le logement, ainsi que la rémunération brute du salarié :

Un salarié qui gagne 3 000 € brut par mois et dont le logement fourni par l’entreprise  compte 4 pièces principales devra donc être imposé sur un montant de 94,10 x 4 = 376,40 € par mois ; soit 4 516,80 € par an.

Les avantages catégorisés en nature sont un domaine qui peut sembler complexe pour les entreprises, car il y a beaucoup de variables à prendre en considération. Il est donc important d'être entouré de personnes compétentes capables de travailler avec les bons outils pour automatiser ces calculs et faciliter la vie de votre direction administrative et financière. Leur traitement peut également dépendre de la convention collective ou de l'accord collectif applicable dans l'entreprise.

Concur Benefits Assurance par Blue dot

Exploitez l’IA et l’apprentissage automatique pour suivre, déclarer et calculer automatiquement les avantages imposables des employés.

Gestion des avantages imposables salariés

Ces articles pourraient également vous intéresser : 

• Avantage en nature logement : comment fonctionne-t-il en 2023 ?
• Voiture de fonction : comment fonctionne cet avantage en nature en 2023 ?
• Frais de repas : comment fonctionne cet avantage en nature en 2023 ?
• Frais kilométriques 2022 : tout savoir sur leur remboursement et les indemnités
• La mobilité, un avantage social qui peut faire la différence
• Le trajet domicile-travail est-il pris en charge par l’entreprise ?
• TVA sur les frais de repas : guide pour la récupérer
• TVA sur les frais d’hôtel : comment la récupérer ?
• TVA sur le carburant : est-elle récupérable ?

1 https://boss.gouv.fr/portail/accueil/avantages-en-nature-et-frais-pro/avantages-en-nature.html

2 https://www.urssaf.fr/portail/home/taux-et-baremes/avantages-en-nature/vehicule-dont-lemployeur-est-pro.html