Contrôle des coûts de l’entreprise
Fraude et note de frais : quels sont les risques ?
Quelques euros par ici, quelques kilomètres par là. Les salariés qui jouent avec leurs notes de frais pour arrondir les chiffres n'ont pas toujours conscience des impacts de leurs actions. Pourtant, le résultat est bien là : le fait de modifier consciemment une note de frais, notamment en ce qui concerne les indemnités kilométriques, afin d'en tirer un profit personnel constitue une fraude. Et lorsqu'elle est découverte, celle-ci peut avoir des conséquences graves.
Si vous êtes joueur, préférez le casino, car jouer avec les notes de frais en entreprise n'est pas sans risque. Loin de là. L’automatisation et la mise en place de modalités de prévention sont essentielles pour éviter ces situations. Explications.
Les risques pour l'entreprise
En matière de fraude aux notes de frais, l'entreprise peut être victime ou complice. Elle est victime si l'un de ses salariés déploie son ingéniosité à tenter de détourner ses dépenses professionnelles pour son propre compte. Les fraudes les plus utilisées ne sont d'ailleurs plus un secret :
- Créer ou récupérer un faux reçu après une dépense.
- Présenter une facture sans détails après un repas au restaurant, souvent en utilisant un modèle de note de frais de restaurant inadéquat ou manipulé. Cela peut entraîner des erreurs dans la validation des cotisations sociales par l’employeur.
- Inviter un ami ou sa famille au restaurant et faire passer la dépense pour un repas d'affaires avec un client.
- Gonfler le nombre de kilomètres parcourus lors de l'utilisation de sa voiture personnelle pour des déplacements professionnels, une forme courante de fraude aux frais kilométriques.
- Faire un plein d'essence de sa propre voiture en le faisant passer pour une dépense liée à une voiture de location ou de fonction. Cette pratique peut fausser les comptes de l’employeur en ce qui concerne les cotisations sociales et les remboursements des frais professionnels.
Lorsque l'entreprise est victime de ses collaborateurs, elle perd de l'argent. Non seulement elle rembourse des dépenses injustifiées, mais elle perd aussi du temps de travail, car les salariés fraudeurs sont moins engagés et moins productifs. Ceci inclut des situations où des avantages en nature comme le logement sont incorrectement déclarés. Ces pratiques peuvent être utilisées pour gonfler les notes de frais, affectant ainsi les cotisations sociales dues par l’employeur. Sans compter qu'elle peut aussi se faire punir en cas de contrôle URSSAF si une non-conformité est détectée et que les processus de contrôle sont trop laxistes.
Le rapport d'analyse des dépenses Oversight Systems 2017 signalait que la fraude était responsable de la perte de 5% des revenus annuels. Pire : 71% des entreprises françaises sont touchées par la fraude selon une étude du cabinet PwC (Global Economic Crime Survey 2018).
Toutefois, parfois, c'est l'entreprise elle-même qui fraude. Il est impossible de généraliser, bien sûr, mais si les grandes entreprises ont des procédures de contrôle en place, les petites et moyennes organisations sont généralement moins bien structurées. Dans ce cadre, il est essentiel de gérer correctement les éléments tels que l’indemnité kilométrique vélo. En effet, des erreurs de déclaration peuvent avoir des répercussions sur les cotisations sociales dues par l’employeur. Le dirigeant et les managers les moins vertueux peuvent alors confondre patrimoine personnel et actif de l'entreprise, en particulier lorsqu'ils contrôlent eux-mêmes leurs propres notes de frais. Dans tous les cas, et quelles que soient les circonstances, ce sont des affaires qui peuvent finir au tribunal en cas de contrôle ou de dénonciation d'un lanceur d'alerte. En matière de note de frais, la conformité restera toujours votre meilleure alliée.
Les risques pour le fraudeur
Lorsque la fraude est avérée, la situation est généralement laissée à l'appréciation de l'entreprise. On peut alors distinguer trois grands cas selon la gravité estimée du préjudice :
- Première tentative de fraude sur un petit montant (par exemple inférieur à 50 euros) : l'entreprise peut donner un avertissement verbal ou formel. Elle bloque toutes les demandes de remboursement afin de les étudier dans les moindres détails. Cela implique souvent l’utilisation de logiciels de dématérialisation pour classer ses notes de frais de manière rigoureuse afin de faciliter leur examen et validation. Il est parfois nécessaire de demander aux employés de fournir une attestation sur l’honneur des notes de frais, un processus important pour le respect des obligations relatives aux cotisations sociales.
- Récidive ou fraude pour un montant conséquent : l'entreprise peut engager une procédure de licenciement pour faute grave. Pour certains postes critiques où les salariés sont en contact avec de l'argent (dans les banques, les postes, les commerces, les cercles de jeu, etc.), le moindre euro détourné peut signifier un licenciement immédiat.
- Le recours devant les tribunaux : il faut ici généralement atteindre un montant conséquent en matière de préjudice. Un salarié qui détourne plusieurs milliers ou dizaines de milliers d'euros peut ainsi être poursuivi en justice en plus de perdre son emploi.
En plus de ces risques, il est important de noter l’impact des erreurs de ses collaborateurs sur leurs notes de frais. Ces erreurs peuvent avoir de graves conséquences, non seulement sur la réputation de l’individu, mais aussi sur sa relation de confiance avec l’employeur. Ces problématiques de validation des notes de frais peuvent aussi affecter les budgets globaux de l’entreprise et exiger une attention particulière quant à la réglementation en vigueur.
Pour l'entreprise, chacune de ces décisions doit, bien sûr, se prendre sur les conseils d'un avocat spécialisé en droit du travail afin de gérer les fraudes avec un maximum de discernement. Cette approche est cruciale, surtout en considérant la jurisprudence récente. Des tribunaux, y compris celui de Versailles, ont traité des cas de redressement fiscal liés aux fraudes de notes de frais. Un regard extérieur apportera toujours un recul utile pour bien apprécier la situation.
À noter qu'il existe aussi des situations où les fraudeurs n'agissent pas seuls. Le complice peut alors être à l'intérieur de l'entreprise (le comptable, le manager, etc.) ou à l'extérieur (le restaurateur, l'hôtelier, etc.). En s'impliquant activement dans la mise en place d'un système frauduleux (avec ou sans contrepartie financière), les complices sont également susceptibles d'être blâmés, licenciés ou poursuivis devant les tribunaux.
Lutter contre la fraude aux notes de frais n'est pas toujours une priorité pour les entreprises. Soit parce qu'elles n'en ont pas conscience, soit parce que leurs procédures et outils internes ne sont pas dimensionnés pour y faire face. La réponse vient alors de la digitalisation des notes de frais et des dépenses professionnelles qui permet de contrôler beaucoup plus strictement les dépenses tout en simplifiant la vie des salariés.
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