Frais de déplacement
Le trajet domicile-travail est-il pris en charge par l’entreprise ?
Le trajet domicile travail est une habitude quotidienne pour des millions de travailleurs français. Or, ce temps de déplacement généralement non productif soulève de nombreuses questions. Est-il pris en charge ? Comment ? Par qui ? Quelles sont les aides ? Avec quel moyen de locomotion ? Autant de questions auxquelles nous allons répondre dans ce blog dédié au déplacement domicile travail.
Le trajet domicile travail est-il considéré comme du temps de travail ?
L'article L3121-4 1 du Code du travail est très clair sur le sujet. Le temps de trajet pour se rendre sur le lieu d'exécution du contrat de travail n'est pas considéré comme du temps de travail effectif. Concrètement, un ouvrier qui passe 20 minutes dans sa voiture pour se rendre dans l'usine où il travaille habituellement ne sera pas payé durant le parcours.
Au-delà de cette règle de base, il existe toujours des situations particulières, notamment confirmées par la Cour de cassation (Cass. Soc. 23 novembre 2022, n°20-21924 2),, en particulier pour les salariés itinérants qui doivent passer d'un site à l'autre ou d'un client à l'autre. Cela peut être le cas des commerciaux en déplacement, des techniciens, des serruriers, des vétérinaires en zone rurale, etc. Lorsque le trajet travail-domicile dépasse le temps normal de déplacement défini par l’accord collectif ou à défaut par le barème kilométrique, il fait l'objet d'une contrepartie soit sous forme de repos, soit financière. Cela ne veut pas dire que le salarié sera payé en cas d'embouteillages sur la route, mais si l’entité gérante lui demande de faire un détour ou de se rendre dans certains endroits qui rallongent le temps de parcours. C'est la même chose si le salarié est à la disposition de son employeur pendant un déplacement et qu'il doit prendre des appels téléphoniques, traiter des dossiers ou travailler lorsqu'il est dans le train, par exemple, sans pouvoir vaquer à des occupations personnelles.
Pour les salariés en astreinte, le temps de déplacement professionnel fait partie intégrante de l'intervention et constitue un temps de travail effectif.
Enfin, l'article L3121-5 3 du Code du travail précise que le temps de déplacement entre le domicile et le lieu habituel de travail est majoré pour les personnes en situation de handicap, et il peut faire l'objet d'une compensation sous forme de repos.
La prise en charge des différents types de trajets
Si le temps de déplacement entre le domicile et le travail n'est donc généralement pas un temps de travail effectif, la direction peut toutefois le prendre partiellement en charge.
Les déplacements professionnels dans les transports publics
C'est une règle bien connue qui oblige l'employeur à prendre en charge, à hauteur de 50%, le prix de l'abonnement aux services collectifs, souscrit par le salarié pour effectuer les déplacements entre son domicile habituel et son lieu de travail. Cela peut être le bus, le métro ou le train par exemple. À noter qu'il s'agit d'un remboursement sur un abonnement mensuel ou annuel à nombre de voyages illimité. Le fait d'acheter son titre de transport à l'unité ne rentre pas dans ce cadre.
Il existe aussi des situations plus complexes qu'il est important de connaître. En effet, l’éloignement du salarié n’est pas pris en compte pour l’appréciation de cette obligation et l’entreprise n'a pas le droit d’influencer sur le lieu de résidence de son salarié (Cass. Soc., 28.2.2012, n°10-18.308 4). Concrètement, un salarié dont le bureau est à Paris, mais qui retourne le week-end dans le sud de la France pour retrouver sa famille, peut prétendre à la prise en charge de 50% de son abonnement TGV s'il n'a pas à Paris de domicile fixe et qu'il demeure chez des amis, des membres de sa famille ou dans des hôtels (Cass. soc., 12.11.2020, n°19-14.818 5). Ce qui compte, c'est bien la notion de résidence du salarié et c'est un sujet qui est débattu devant les tribunaux en cas de contestation.
Par contre, si le salarié utilise son véhicule personnel pour effectuer ses déplacements professionnels, il peut prétendre à des indemnités kilométriques. Le montant de ces indemnités est fixé par un barème kilométrique.
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Quid des salariés en télétravail ou en travail hybride ? Lorsque les salariés travaillent à temps plein à distance, les employeurs n'ont pas à payer 50% du prix des abonnements de transport en commun, car cette obligation ne concerne que les déplacements entre le domicile habituel et le lieu de travail, ce qui n'est pas le cas pour les télétravailleurs. Si ces derniers doivent, de manière occasionnelle, se rendre au siège de la société, le droit considère alors leurs déplacements comme des voyages d’affaires. Le salarié concerné devra donc fournir une note de frais qui sera remboursée sur la base des frais réels. Pour les travailleurs hybrides qui se rendent sur site quelques jours par semaine ou une semaine sur deux par exemple, la règle est la même que les salariés sur site à temps plein. Les employeurs doivent rembourser les abonnements de transports en commun qui ont été utilisés au moins une fois pour des déplacements entre le lieu de logement habituel du salarié et le lieu de travail du salarié, dans des conditions normales et sans réduction du nombre de jours de télétravail. Qu’il soit en télétravail ou en travail hybride, le salarié peut prétendre à des indemnités kilométriques s’il utilise son véhicule personnel pour ses déplacements professionnels. Ces indemnités sont fixées par un barème kilométrique établi par l’administration fiscale. |
Les déplacements professionnels à vélo
Si le salarié détient un abonnement à un service public de location de vélos, l’entreprise est obligée de lui en rembourser 50%, avec les mêmes règles qui s'appliquent que pour l'abonnement à un service de transport public.
En parallèle, l'entreprise peut mettre en place le forfait mobilités durables (ou FMD). C'est une incitation financière payée par les employeurs afin d'encourager les travailleurs à utiliser des moyens de locomotion plus respectueux de l'environnement comme le vélo, avec ou sans assistance électrique, le covoiturage en tant que conducteur ou passager, les transports publics de personnes (autres que ceux concernés par la prise en charge obligatoire des frais d’abonnement) et les autres services de mobilité partagée :
- Dans les entreprises privées, le FMD peut atteindre 800 € par an et par employé, et est exonéré d'impôt et de cotisations sociales.
- Dans les entreprises publiques : le montant maximal est fixé à 300 € par an et par agent, est aussi exonéré d'impôt et de cotisations sociales, mais les modes de transport éligibles sont limités aux vélos et au covoiturage.
Le forfait mobilités durables (FMD) est cumulable avec la participation de l’entreprise à l'abonnement de transport en commun (ou d'un service public de location de vélo). Pour offrir davantage de flexibilité et de confort aux salariés dans leurs déplacements professionnels, l’entreprise s’engage également à traiter et rembourser les notes de frais Uber. Ces frais seront remboursés conformément aux modalités et au barème établis dans les politiques internes de remboursement de ces déplacements.
Les déplacements professionnels en voiture
L'employeur n'a aucune obligation, même s'il peut prendre en charge tout ou partie des frais de carburant engagés par le salarié pour les déplacements entre son logement habituel et son lieu de travail. Il peut également prendre en charge l'alimentation de véhicules électriques ou hybrides rechargeables ou hydrogène. À noter que la prise en charge de ces frais ne peut pas être cumulée avec le remboursement d'un abonnement aux transports en commun ou aux services publics de mobilité partagée. En complément des options de transports, l’intégration d’Airbnb pour l’hébergement lors de déplacements professionnels peut offrir une solution flexible et confortable pour les salariés. Il est essentiel de définir clairement les modalités d’utilisation de ce service pour s’assurer qu’il s’aligne sur les politiques internes de l’entreprise.
En cas de véhicule professionnel
Lorsque le salarié dispose d'une voiture de fonction qu'il peut utiliser également pour son usage personnel, ses frais sont déjà couverts. Il s'agit toutefois d'un avantage en nature qui est soumis à l’imposition.
En cas de covoiturage
Une nouvelle prime de 100 € est versée aux conducteurs pour effectuer de courtes distances depuis le 1er janvier 2023. C'est un levier financier qui s'inscrit dans le cadre du Plan national « covoiturage du quotidien ». Les conducteurs recevront une prime de 100 €, via la plateforme de covoiturage sur laquelle les trajets ont été réalisés :
- Un premier versement de 25 € effectué au plus tard 3 mois après le premier déplacement en covoiturage ;
- un second paiement de 75 € effectué au plus tard 3 mois après la réalisation du 10e déplacement en covoiturage.
Les plateformes BlaBlaCar Daily, Coopgo, Ecov, La roue verte, Mobicoop, Karos, Klaxit et Ynstant participent à cette initiative.
Que faire en cas d’accident de trajet ?
Un accident de trajet est un incident qui se produit pendant les trajets aller ou retour entre :
- le lieu de travail et le lieu du domicile de vos salariés ;
- le lieu de travail et le restaurant, la cantine ou tout autre lieu où les repas sont pris ;
C'est, par exemple, le cas lorsqu'un salarié a une collision de voiture sur la route entre le domicile et le travail, se blesse en perdant l'équilibre en se rendant à la cantine, ou est victime d'une agression sur le chemin du travail-domicile. Les accidents survenus durant ces déplacements donnent droit à indemnisation, mais ne protègent pas du licenciement.
La question de la responsabilité en cas d’accident lors d’un voyage professionnel est primordiale. En effet, il est nécessaire de définir clairement qui est responsable et dans quelles modalités et circonstances. Cela permet d’assurer une prise en charge adéquate des collaborateurs et de respecter les obligations légales de l’entreprise.
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Gestion des avantages imposables salariésLes frais de transport sont-ils déductibles des impôts ?
Il existe deux moyens pour prendre en compte des frais de transport sur sa déclaration d'impôts :
- Application de la déduction forfaitaire de 10%.
- Déclaration aux frais réels où chaque dépense de frais de transport doit être justifiée et documentée.
Il s'agit donc d'un calcul à faire qui dépend de la taille du foyer, de ses revenus, et de la distance à parcourir pour aller au travail. En général, plus la distance à parcourir est importante chaque jour, plus il est intéressant d'opter pour les frais réels.
En complément, pour les professionnels du secteur BTP, l’indemnité grand déplacement offre une prise en charge spécifique des frais engagés lors de travaux loin du domicile habituel, y compris les transports. Il est crucial de connaître le barème de cette indemnité et ses modalités pour une déclaration précise.
Par ailleurs, l’émission d’ordres de mission formalise l’approbation et le remboursement des frais pour les déplacements professionnels, complétant ainsi les politiques de déplacements de l’entreprise. L’indemnisation des frais souligne l’engagement de l’entreprise à soutenir les coûts associés à ces déplacements.
Ce qui est obligatoire et facultatif pour l’employeur
Les obligations de l’entreprise vis-à-vis du domicile domicile-travail :
- La prise en charge de 50% des frais liés à l’utilisation des transports en commun ou à un système public de location de vélo (sauf pour les titulaires d'un véhicule de fonction).
Les options qui s'ouvrent à l'employeur, et qui peuvent contribuer à créer un meilleur environnement de travail et à une plus grande fidélisation des talents :
- La prise en charge totale ou partielle des frais de carburants ou d'électricité pour les véhicules.
- La mise à disposition de véhicules de fonction à certains collaborateurs.
- La mise en place du forfait mobilités durables.
- Divers bonus et avantages sociaux dépendent de la direction (incitation au télétravail, primes diverses, stationnement gratuit, etc.).
- Faire apparaître les notes de frais de ses collaborateurs sur leur bulletin de salaire, y compris les modalités et le barème appliqués aux frais de transports.
- Pour une gestion transparente des notes de frais, il est essentiel que les collaborateurs fournissent les justificatifs nécessaires. Cela inclut les factures et reçus pour valider leurs dépenses liées aux déplacements professionnels, en respectant le barème établi par l’entreprise.
Bien gérer la question du trajet domicile-travail est important, car cela impacte la qualité de vos processus internes, et ouvre aussi de nombreuses opportunités pour créer un environnement de travail différenciant. Dans un contexte de pénurie de talents sur des marchés ciblés, faciliter la prise en charge du déplacement domicile-travail permet ainsi d'étendre sa gamme d'avantages sociaux, tout en mettant l'accent sur la mobilité douce dans le cadre d'une politique RSE.
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1 https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000033020507
2 https://www.courdecassation.fr/decision/637dcb6714982305d4c204de
3 https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000033020503
4 https://www.legifrance.gouv.fr/juri/id/JURITEXT000025434747/
