Contrôle des coûts de l’entreprise
Comment me faire rembourser mes notes de frais d’avion ?
Dans une économie mondialisée, les déplacements en avion ne sont plus réservés uniquement aux cadres dirigeants ou aux PDG des grandes entreprises. Le développement des compagnies aériennes low cost a même rendu les voyages plus faciles et moins contraignants. Pour autant, la gestion des notes de frais d'avion, y compris les tickets d’embarquement, doit être coordonnée de manière aussi rigoureuse que n'importe quelle autre dépense. Les modalités de remboursement forfaitaire pour ces voyages doivent être clairement définies pour éviter toute absence de clarté dans les prestations de l’entreprise. Pour en savoir plus sur les particularités des notes de frais d'avion, préparez-vous à embarquer !
Notes de frais d'avion : les grands principes
Un déplacement en avion se traite d'un point de vue comptable comme n'importe quel autre déplacement. Pour rembourser les salariés, il est crucial de choisir entre l’indemnisation sur frais réel et un barème forfaitaire, souvent aligné sur les normes de l’URSSAF. Cette distinction est essentielle pour une gestion efficace et transparente des notes de frais. Comme tous les autres moyens de transport, le billet d'avion n'est pas assujetti à la TVA et l'entreprise ne peut donc pas la récupérer. Les cotisations sociales relatives aux indemnités kilométriques sont aussi à prendre en compte dans ce calcul.
Pour ce qui est du remboursement des notes de frais en comptabilité, il s’agit d’un processus qui requiert l’examen attentif et l’enregistrement des justificatifs de dépense dans les comptes de l’entreprise. Cette étape est cruciale pour assurer la conformité aux normes comptables fiscales
À moins d'un aller-retour rapide dans la journée, un déplacement en avion implique généralement de passer d'autres types de frais dans le cadre du voyage. C'est pourquoi on parle de « grands déplacements » lorsque le salarié ne peut regagner son domicile le soir, parce que la distance excède 50 kilomètres ou 90 minutes de transport en commun. Dans ce contexte, il est également pertinent de se demander comment se faire rembourser ses notes de frais d’hôtel. Ce processus nécessite la présentation de factures d’hôtels détaillées. Le remboursement doit respecter les limites prévues de la politique de voyage de l’entreprise. Cela peut inclure une allocation forfaitaire ou une déduction forfaitaire, selon le barème établi. Cela signifie donc qu'on y adjoint souvent des frais de restauration et d'hébergement. Pour comptabiliser un voyage en avion lié à une mission professionnelle, on va donc utiliser le compte 6256 intitulé « missions » qui va agréger l'ensemble des dépenses du déplacement.
Si les trajets domicile-travail ne sont pas remboursés dans les notes de frais, on peut toutefois demander le remboursement des frais du domicile à l'aéroport. Le collaborateur pourra ainsi ajouter une note de taxi, un billet de train, un barème kilométrique pour sa voiture personnelle - ainsi que les frais de stationnement une fois sur place - voire une nuit d'hôtel à l'aller ou au retour selon les conditions du voyage (départ tardif ou très tôt, conditions climatiques difficiles, grèves ou difficultés de déplacement, etc.). Si l'employeur peut faire preuve de compréhension pour s'adapter au cas par cas, il est toujours plus sage de noter ces particularités dans la politique de voyage interne.
Gestion des notes de frais
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Logiciel notes de fraisComment adapter sa politique de voyage aux frais d'avion
La politique de voyage est le document qui récapitule les règles internes liées au remboursement des notes de frais. Elle explique quoi se faire rembourser, comment et quelles sont les procédures internes. Dans cette optique, une question pertinente se pose : faut-il choisir les indemnités kilométriques ou opter pour une voiture de fonction pour les déplacements des employés ? Cette décision doit être alignée avec la politique générale de l’entreprise en matière de déplacement. Il est également crucial de prendre en compte les aspects pratiques et financiers, y compris la déduction forfaitaire et le barème des indemnités kilométriques. Dans le cadre d'un voyage en avion, la politique devrait clarifier un certain nombre d'éléments, comme :
- Le canal de réservation : le collaborateur peut réserver par lui-même (ce qu'on appelle l'open booking) ou passer par un prestataire autorisé par l'entreprise (site web, agence de voyages ou compagnie aérienne spécifique, par exemple).
- Le processus de validation : selon les contraintes temporelles, les prix des billets d'avion peuvent varier du simple au quintuple. Réserver un vol transatlantique deux jours avant le départ risque de coûter très cher. Il faut donc s'assurer de savoir qui prendra la décision en interne, en particulier en cas de déplacements urgents.
- Gestion des frais annexes : coûts des visas, des frais d'immigration, des assurances, voire des vaccins et des soins médicaux… tout ce qui peut s'apparenter à des détails peut vite revenir cher. Pour éviter tout problème, il faut, là aussi, expliquer et documenter.
- Catégories de déplacement : classe économique, business, premium… le choix d'un siège dans un avion peut avoir des conséquences sur le budget, mais également sur le confort du collaborateur - et ultimement sur son état d'esprit et sa motivation. Si un vol court-courrier de moins de deux heures n'est souvent pas un problème, se rendre aux États-Unis, en Chine ou dans l'hémisphère sud requiert de longues heures d'avion. C'est donc à l'employeur de clarifier la situation qui peut dépendre des heures ou des kilomètres parcourus. Par exemple, moins de deux heures, classe économique, de deux à cinq heures, classique économique supérieure, au-delà de cinq heures, classe business.
Frais d'avion : les derniers détails à ne pas oublier
Pour se faire rembourser un vol en avion, il suffit de fournir un justificatif comme n'importe quel autre achat. En plus, il est important de se demander : qu’est-il possible de faire passer en note de frais durant les voyages d’affaires ? Cette interrogation concerne souvent les frais de restauration, d’hébergement, de transport local, de fournitures professionnelles nécessaires et parfois même des dépenses imprévues liées aux déplacements professionnels. Or, il y a ici une faille dont profitent parfois les fraudeurs. Le principe est simple : ils font valider et acheter un billet premium remboursable et modifiable, puis ils l'échangent contre un billet en classe économique en empochant la différence. C'est pourquoi l'entreprise doit muscler ses contrôles et s'assurer que la carte d'embarquement puisse aussi être jointe au justificatif de l'achat.
D'autre part, on se pose souvent la question des cartes de fidélité permettant de collecter des miles et des points. Même si le déplacement est dans un cadre professionnel, il est fréquent que les employeurs laissent ces avantages à leurs salariés. Pourtant, il existe de nombreux débats sur le sujet. S'agirait-il d'un avantage en nature ? Faudrait-il les taxer ? Pourquoi l'entreprise ne pourrait pas récupérer ces miles afin de diminuer ses futures dépenses de vol lors des déplacements professionnels ? Est-ce que cela changerait le comportement des collaborateurs au moment de la réservation ? De plus, vous pouvez également envisager des stratégies telles que la déduction forfaitaire pour éviter les fraudes liées aux indemnités kilométriques. Il est important d’aligner les politiques de voyage avec les meilleures pratiques pour gérer efficacement les frais kilométriques.
En France, la jurisprudence n'a pas encore tranché la question. Pourtant, afin d'éviter tout problème, il peut être utile de s'entourer d'un juriste pour valider ses positions. Comprendre les limites des notes de frais est essentiel, en particulier en ce qui concerne l’allocation forfaitaire et la déduction forfaitaire. Ces éléments sont cruciaux pour les employeurs lorsqu’ils déterminent le barème des remboursements, tout en respectant les cotisations sociales applicables.
Que vous vous rendiez à Toulouse, à San Francisco ou à Dubaï, se faire rembourser ses notes de frais d'avion n'est finalement pas si compliqué. En particulier, si vous disposez d'un outil adapté capable de gérer la réservation, la création des notes de frais et les remboursements.
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