Frais kilométriques 2023 : tout savoir sur leur remboursement et les indemnités

Lorsqu'un salarié doit se déplacer pour un motif professionnel, il peut être amené à utiliser son propre véhicule. C'est pour compenser les frais liés à son utilisation que les frais kilométriques existent. Session de rappel et guide pratique pour tout savoir sur les frais kilométriques 2023 et leurs dernières mises à jour.

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Que sont les indemnités kilométriques ?

Il s'agit du montant auquel l'employeur doit rembourser son salarié qui a utilisé son véhicule personnel dans le cadre d'un déplacement professionnel. C'est l'URSSAF qui encadre le remboursement et détermine les indemnités des frais kilométriques avec un barème mis à jour tous les ans qui dépend de trois facteurs :

●      La puissance fiscale du véhicule (en chevaux fiscaux).

●      La distance parcourue.

●      Le fonctionnement du véhicule (thermique ou électrique).

Si l'utilisation d'un véhicule personnel pour un déplacement professionnel est tout à fait légale et autorisée par les textes, son usage peut toutefois être fortement restreint par la politique interne de l'entreprise. Elle peut ainsi lui préférer l'usage des transports en commun, ou lorsque ce n'est pas possible, l'utilisation d'une voiture de fonction ou la location d'un véhicule. Dans ce cas, les dépenses peuvent alors être directement payées par l'entreprise via son compte corporate ou gérées par un travel manager. À l'inverse, dans le cadre des indemnités kilométriques, il est toujours nécessaire de bien les documenter pour éviter tout risque de fraude ou de problèmes lors d'un contrôle de l'URSSAF.

Lorsque le trajet et le calcul des indemnités ont été validés en interne, l'employeur n'a plus qu'à verser le montant du remboursement à son salarié. À noter que les indemnités kilométriques sont exonérées de cotisations sociales et d'impôt sur le revenu.

Comment bénéficier des indemnités kilométriques ?

Pour bénéficier des indemnités kilométriques, chaque salarié doit consigner les détails de chaque déplacement afin de faire sa demande de remboursement. C'est justement sur ce point que cette démarche peut prendre quelques secondes ou plusieurs heures, selon la maturité technologique de l'entreprise.

Lorsque rien n'est en place, le salarié doit noter chaque déplacement dans un tableur Excel pour s'assurer de ne rien oublier et indiquer les dates des déplacements, les motifs et les distances parcourues. C'est une tâche qui doit donc se faire rapidement après chaque déplacement, et qui peut conduire à des imprécisions, des oublis, des données mal ajustées ou mal calculées. Heureusement, si l'employeur souhaite limiter et automatiser les tâches chronophages à faible valeur ajoutée, un outil de gestion des frais professionnels permet de tout calculer automatiquement depuis une application mobile. Ainsi, le salarié en déplacement peut déclencher son application au moment où il part, et le trajet et les kilomètres sont automatiquement enregistrés. Lorsque le déplacement est terminé, la ligne de frais est créée immédiatement et soumise pour validation.

Le barème kilométrique 2023 pour les voitures

Le barème kilométrique actuel a été mis à jour en février 2023 par l'URSSAF où la distance parcourue est symbolisée par la lettre « d ».

Pour les propriétaires de véhicules électriques, le montant des frais de déplacement est, en outre, majoré de 20 %.

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Le barème kilométrique 2023 pour les scooters

L'appellation officielle est ici les « deux roues de cylindrée inférieure à 50 cm³ ». Le calcul ici dépend uniquement de la distance parcourue.

Pour les scooters électriques, le montant des frais de déplacement est majoré de 20 %.

Le barème kilométrique 2023 pour les motos

Ici, le modèle se rapproche de celui utilisé par les voitures avec les mêmes variables : puissance, distance et alimentation du moteur.

Pour les motos électriques, le montant des frais de déplacement est également majoré de 20 %.

Le barème kilométrique 2023 pour les vélos

Il n'existe pas à proprement parler de barème kilométrique pour les vélos au même titre que les voitures ou les motos. Il s'agit d'une indemnité que l’employeur verse aux salariés qui utilisent un vélo pour réaliser tout ou partie du trajet domicile-travail. Son montant est de 0,25 € par kilomètre avec un montant maximum de 500 € par an et par salarié pour le secteur privé (200 € pour le secteur public) et est exonéré de cotisations sociales et d'impôt sur le revenu (dans la limite du plafond). Là où les salariés qui utilisent leur voiture ou moto pour des déplacements professionnels ne sont pas limités en termes de distance, l'indemnité kilométrique vélo l'est fortement. Elle a donc davantage pour objectif de favoriser le vélo pour les trajets domicile-travail que pour des déplacements professionnels conventionnels.

Une bonne gestion des frais kilométriques est indispensable pour structurer la gestion de vos déplacements professionnels. Avec les bons outils en place, vos équipes pourront gagner en productivité, et passeront moins de temps à compter les kilomètres parcourus et plus de temps à développer l'activité de votre entreprise et à rencontrer les bonnes personnes.

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