Contrôle des coûts de l’entreprise
Comment me faire rembourser mes notes de frais d'hôtel ?
À moins d'un court déplacement, les hôtels font partie des postes de dépenses incontournables pour les professionnels en voyage. Que ce soit de manière régulière -pour les commerciaux itinérants par exemple - ou de façon occasionnelle, en France ou à l'étranger, les notes de frais des hôtels doivent répondre à toutes les règles habituelles de conformité. Cependant, il est important de considérer les modalités spécifiques telles que la déduction forfaitaire pour certains frais ou l’avantage en nature qui peut être offert pendant la mobilité professionnelle. Pour tout savoir sur les notes de frais d'hôtel, de la réservation au remboursement, cet article est fait pour vous.
Les notes de frais d'hôtel : le principe général
Afin d'être éligible à un remboursement, et conforme à la réglementation, une note de frais d'hôtel doit s'inscrire dans le cadre d'un déplacement à visée professionnelle. Dans le langage de l'URSSAF, c'est ce qu'on appelle un « grand déplacement ». En plus des frais d’hébergement, il est important de considérer les “frais kilométriques 2023” pour les déplacements en voiture, conformément aux barèmes actualisés. Pour tout trajet effectué, il est conseillé de collecter les tickets de transport comme preuve pour toute validation aisée de dépenses. Il est aussi nécessaire de connaître les délais pour le remboursement des notes de frais, assurant ainsi une gestion efficace et prévisible des dépenses. L’allocation forfaitaire peut être appliquée en fonction du barème établi, en tenant compte de l’intérêt de l’entreprise. Le grand déplacement est caractérisé par l’impossibilité pour un salarié de regagner chaque jour sa résidence du fait de ses conditions de travail. Cet empêchement se caractérise par la présence de deux conditions simultanément :
- La distance entre le lieu de résidence et le lieu de travail est supérieure ou égale à 50 km.
- Les transports en commun ne permettent pas de parcourir cette distance dans un temps inférieur à 90 minutes.
Le salarié n'a donc pas d'autre choix que de réserver un hôtel dans le cadre de sa mission professionnelle. Pour gérer cette note de frais, il existe trois grands moyens qui dépendent notamment de l'organisation de l'entreprise :
- Le salarié avance l'argent de sa nuitée et se fait rembourser à son retour, contre justificatif, par son employeur, en remplissant une note de frais. Pour les déplacements ponctuels, cela peut fonctionner, mais c'est une situation qui va vite devenir problématique en cas de voyages fréquents, en raison des fonds à avancer. Pour y remédier, il peut être intéressant d’optimiser ses dépenses lors d’un voyage d’affaires que ce soit au niveau des hébergements ou encore des transports.
- Ou il réserve et paie son hôtel d'avance, avec une carte corporate, ou tout autre moyen de paiement de l’entreprise. Il devra alors transmettre le justificatif à son lieu de travail, et cela évite une sortie de trésorerie personnelle.
- Ou il reçoit une somme forfaitaire versée par l’organisation, qu'il peut alors utiliser à sa guise pour réserver et régler son hébergement. C'est une formule qui évite de gérer des notes de frais et qui simplifie les processus internes, en particulier pour les salariés qui se déplacent régulièrement.
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Découvrez les insights des voyageurs d'affairesNotes de frais d'hôtel : le cas du bleisure
Le bleisure, c'est la contraction des mots "leisure" et "business". Cela signifie prolonger un déplacement professionnel de quelques jours afin d'en profiter à titre personnel. C'est une tendance qui est culturellement très acceptée - voire encouragée - par les entreprises nord-américaines, mais qui tend aussi à se développer en France.
Dans le cadre du bleisure, il est toujours plus raisonnable d'évoquer la situation avec son employeur pour éviter toute mésentente ou incompréhension. La répartition des charges liées à l'hébergement doit être compartimentalisé afin que ce qui est d'ordre privé ne transite pas par l'entreprise. Il est important de clarifier les modalités de déduction pour les frais mixtes, personnels et professionnels, afin de déterminer avec précision les coûts remboursables par l’entreprise. Cette dernière ne pourra que rembourser les coûts afférents à l’activité professionnelle.
Notes de frais d'hôtel : les points de vigilance
Comme pour toutes les dépenses, il existe des zones grises qu'il faut connaître afin de les traiter avec célérité. La gestion des notes de frais de son équipe commerciale est un élément crucial dans ce contexte, car elle implique souvent des déplacements professionnels fréquents et des frais d’hôtels variés. En effet, certains collaborateurs peuvent être tentés de profiter de certains services de l'hôtel pour les passer en notes de frais, ce qui soulève la question du remboursement des frais professionnels. Il est également important de définir clairement les limites de remboursement des notes de frais, afin de maintenir un équilibre entre la flexibilité nécessaire pour les employés et le contrôle des coûts pour l’entreprise. Pour garantir l’intérêt de l’entreprise tout en respectant les directives de l’URSSAF, il est judicieux d’adopter un barème clair et un système de remboursement forfaitaire pour les trajets et les dépenses liées aux déplacements professionnels. De la location de film en VOD en passant par l'utilisation du minibar ou des services de bien-être, il est important pour l'entreprise de demander un décompte très précis et détaillé des frais engagés. Le pire scénario : le justificatif global qui n'apporte aucun détail sur la répartition des dépenses.
D'autre part, le choix de la catégorie et du prix de la chambre doivent également être conformes à la politique de l'entreprise pour éviter tout problème. C'est pourquoi une réservation préalable, validée par le manager direct, évite tout risque d'ambiguïté. Il est important de clarifier les dépenses admissibles en notes de frais. Cette clarification concerne notamment les services et commodités de l’hôtel, pour assurer une gestion efficace et conforme des dépenses. De plus, il faut distinguer les dépenses couvertes par un remboursement forfaitaire de celles soumises à un barème kilométrique. Cette distinction doit prendre en compte l’intérêt de l’entreprise et les obligations relatives aux cotisations sociales. Pour faciliter les choses et accélérer les réservations et les demandes de remboursement en cas de besoin, la centralisation des données dans une plateforme cloud permet de faciliter le travail autour de la gestion des frais d'hôtel.
Se faire rembourser une note de frais d'hôtel peut être chronophage et fastidieux, en particulier dans le cadre d'une longue tournée commerciale ou d'un voyage de plusieurs jours, dans des lieux et hôtels différents. C'est justement là où une application dédiée peut faciliter ce travail, afin de fluidifier les réservations, les paiements et les remboursements lorsque c'est nécessaire, surtout lors de déplacements professionnels. Dans ce processus, il est important de prendre en compte les avantages en nature. Ces avantages peuvent inclure les surclassements de chambre ou les services supplémentaires offerts. Ils peuvent également être inclus dans les notes de frais, en suivant un barème ou un forfaitaire défini. Non seulement la conformité sera garantie et le risque de fraude sera diminué, mais en plus, la gestion quotidienne sera simplifiée pour davantage de productivité et d'efficacité.
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