Contrôle des coûts de l’entreprise
Comment organiser un déplacement professionnel ?
Les déplacements professionnels reprennent de la vigueur : 40 %1 des entreprises prévoient d’accroître leurs voyages d’affaires en 2025, dont 10 % de plus de 20 %. Côté budgets, 89 % des voyageurs, 93 % des travel managers et 90 % des directeurs financiers signalent un budget déplacement en hausse ou stable.
Les voyages d’affaires demeurent un levier stratégique pour la croissance, la cohésion des équipes et la conquête de nouveaux marchés. Encore faut-il savoir comment organiser efficacement un déplacement professionnel, en conciliant productivité, conformité et durabilité.
Le nouveau visage du voyage d’affaires
En 2025, l’organisation d’un voyage d’affaires ne se limite plus à réserver un vol et un hôtel. Elle devient un véritable acte de gestion stratégique. Un déplacement professionnel bien planifié améliore la productivité, réduit le stress logistique et favorise l’engagement des collaborateurs. Les entreprises performantes intègrent désormais le bien-être du voyageur dans leur politique de mobilité : confort, flexibilité, équilibre vie pro/perso et accompagnement digital tout au long du parcours.
Toutefois, les voyages représentent une part significative des émissions carbone d’une entreprise. L’essor des politiques RSE pousse les organisations à repenser la planification des déplacements professionnels.
L’objectif : Réduire l’empreinte environnementale sans sacrifier la performance.
C'est la raison pour laquelle SAP Concur permet de connecter les données de transport, d’hébergement et de dépenses pour générer un reporting RSE fiable, mesurer les émissions de CO₂ et encourager des choix plus durables : train plutôt que l'avion, hôtels labellisés, ou regroupement des missions sur un même trajet.
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Télécharger le rapport gratuitComment planifier un déplacement sans perdre de temps ni d’argent
Organiser un déplacement professionnel demande une coordination précise entre plusieurs acteurs : le collaborateur, le manager, le service financier et parfois même le service RSE. Entre les demandes de voyage, les réservations, la gestion des frais et les obligations de conformité, la charge administrative peut vite s’accumuler. Pourtant, les outils numériques permettent de transformer ce processus complexe en un parcours fluide et automatisé. L’objectif n’est plus seulement d’optimiser les coûts, mais de simplifier l’expérience voyageur tout en garantissant la visibilité et la conformité pour l’entreprise.
La demande de voyage et les circuits de validation automatisés
La demande de voyage constitue la première étape d’un déplacement professionnel maîtrisé. Pourtant, lorsqu’elle est gérée manuellement, par e-mail, tableur ou formulaire papier, les erreurs et retards s’accumulent vite.
Exemple : un collaborateur peut oublier d’indiquer un centre de coûts, entraînant des allers-retours avec le service financier. Un manager peut valider une demande après plusieurs jours, retardant la réservation du vol et provoquant une hausse de tarif de 15 à 30 %. D’autres fois, plusieurs niveaux d’approbation (hiérarchie, direction financière, conformité) se superposent sans visibilité claire, ce qui bloque la mission à la dernière minute.
Résultat : perte de temps, risque de non-conformité et coûts évitables pour l’entreprise.
Avec Concur Request, tout ce processus devient digital, rapide et transparent. L’employé saisit sa demande en ligne (destination, dates, budget estimé, motif du déplacement), le système vérifie automatiquement la conformité avec la politique de voyage, et les approbateurs reçoivent une notification immédiate sur ordinateur ou mobile. Chaque étape est tracée et horodatée, garantissant un circuit de validation clair et auditable, sans pertes d’informations ni retards évitables.
Réserver plus intelligemment avec des outils connectés
Les outils de réservation sont au cœur d’une organisation de voyage d’affaires efficace. Pourtant, de nombreuses entreprises font encore face à un phénomène coûteux : les réservations « hors système ». Ce terme désigne toutes les réservations effectuées en dehors de la plateforme officielle de l’entreprise. C'est le cas lorsqu'un collaborateur réserve un vol directement sur le site d’une compagnie aérienne, un hôtel sur Booking.com, ou une voiture via une application personnelle.
Ces initiatives partent souvent d’une bonne intention : gagner du temps, profiter d’un tarif affiché ou utiliser un programme de fidélité. Mais les conséquences pour l’entreprise peuvent être lourdes : perte des tarifs négociés, frais non récupérables, risques de non-conformité, et surtout absence de visibilité sur les déplacements réels. En cas de crise, il devient alors impossible de localiser ou d’assister un collaborateur, un enjeu critique pour toute politique de duty of care.
Centraliser et récupérer toutes les réservations pour une visibilité complète
C’est précisément pour répondre à ces défis que Concur Travel et TripLink jouent un rôle stratégique.
Concur Travel centralise toutes les réservations dans un environnement unique, aligné sur la politique voyage et les tarifs négociés de l’entreprise. Le collaborateur visualise les options conformes, compare les prix et réserve son trajet en quelques clics : plus besoin de chercher ailleurs.
TripLink, quant à lui, complète cette approche en récupérant automatiquement les réservations effectuées en dehors du système. Lorsqu’un employé réserve directement sur le site d’un fournisseur partenaire, la réservation est instantanément intégrée à l’écosystème Concur. Même les confirmations reçues par e-mail peuvent être capturées, consolidées et affichées dans l’itinéraire global du voyageur.
Grâce à cette synchronisation, l’entreprise retrouve la visibilité perdue sur l’ensemble des déplacements. Un vrai pas en avant vers une gestion des déplacements professionnels plus fluide et responsable.
Centraliser la gestion des frais avec Concur Expense
La gestion des frais professionnels reste souvent un irritant majeur pour les équipes. Concur Expense transforme cette étape : les notes de frais sont dématérialisées et automatisées. Une simple photo du reçu suffit : l’application identifie les montants, les catégories de dépenses et les associe au déplacement concerné. Les remboursements deviennent rapides, la conformité est garantie et les contrôles internes sont simplifiés.
Concur Travel, TripLink, Concur Expense
Nos outils intelligents vous aident à contrôler les dépenses et anticiper les coûts stratégiques.
Voir nos solutionsLe rôle clé des données dans la maîtrise des coûts et de l’impact
Les directions financières ont besoin d’une vision en temps réel des dépenses liées aux voyages d’affaires.
Avec SAP Concur, elles accèdent à des tableaux de bord interactifs et à des indicateurs précis : dépenses par destination, par collaborateur, ou par fournisseur. Cette visibilité favorise des décisions éclairées et permet de réajuster la politique de voyage en continu. Les données consolidées issues de l’automatisation des déplacements deviennent un véritable outil de pilotage. Elles permettent d’évaluer l’efficacité des prestataires, d’optimiser les budgets, mais aussi de renforcer la sécurité des voyageurs grâce à un suivi précis des itinéraires. L’analyse prédictive aide ainsi à anticiper les coûts futurs et à bâtir une politique de voyage agile et durable.
Trois bonnes pratiques pour 2025
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Clarifier la politique voyage et les responsabilités : une politique de voyage claire est le socle d’une organisation efficace. Elle doit préciser les rôles de chacun : qui valide ? quel budget maximum ? quels modes de transport sont autorisés ? Avec SAP Concur, ces règles sont intégrées directement dans les flux de validation, garantissant la conformité à chaque étape.
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Promouvoir le smart travel : donner aux collaborateurs les moyens d’organiser leurs déplacements de façon autonome, conforme et durable. Les outils digitaux offrent une expérience fluide, intuitive et cohérente : chacun peut réserver, suivre ses dépenses et ajuster son itinéraire depuis son mobile, tout en contribuant à la stratégie RSE de l’entreprise.
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Digitaliser l’ensemble du parcours voyageur : de la demande de voyage à la gestion des frais, la digitalisation complète du processus garantit des économies de temps et une réduction des erreurs.
Elle simplifie la vie des collaborateurs comme celle des équipes financières, tout en offrant une traçabilité complète et une analyse globale des dépenses.
Les entreprises les plus avancées ne cherchent plus à multiplier les trajets, mais à en améliorer la valeur : chaque mission doit être justifiée, préparée, suivie et optimisée. Cette évolution impose de passer d’une logique de contrôle à une logique de pilotage intelligent, où les données deviennent le moteur des décisions.
C’est là que les solutions connectées comme SAP Concur jouent un rôle clé : elles permettent de gérer les déplacements avec agilité, d’aligner les objectifs financiers et environnementaux, et de redonner du sens à chaque voyage professionnel.
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