Voyages d’affaires : stratégies efficaces pour les déplacements professionnels

Gérer les déplacements professionnels n’a jamais été aussi complexe. Entre la maîtrise des coûts, les attentes croissantes des collaborateurs et les exigences de conformité, les travel managers doivent sans cesse trouver le bon équilibre : efficacité budgétaire d’un côté, confort et flexibilité de l’autre.

Comment concilier ces priorités sans nuire à l’expérience voyageur ? En adoptant une approche stratégique fondée sur des politiques claires, des données fiables et des outils technologiques intégrés.

Des politiques de voyage et de dépenses claires

Avant toute chose, une politique de voyage claire et accessible est la base d’un programme de déplacements efficace. Rien n’est plus frustrant pour un collaborateur que de se voir refuser un remboursement faute de règles explicites, et pour un manager, de devoir gérer ces situations au cas par cas.

Une politique bien structurée doit préciser :

• Les modalités de réservation : outils approuvés, agences partenaires, délais à respecter.

• Les règles de dépenses : plafonds, frais acceptés, justificatifs requis, délais de soumission.

• Les circuits d’approbation : niveaux d’autorisation et validation préalable des budgets.

Mais une politique n’a de valeur que si elle est comprise et appliquée. C’est pourquoi la formation et la communication sont essentielles. D’après une étude¹ internationale publiée en 2024, près de deux tiers des voyageurs d’affaires reconnaissent avoir déjà effectué des réservations hors politique, malgré leur connaissance des règles internes.

Comme le rappelle Buffy Garrier, Global Travel & Corporate Card Manager chez Seagate :

« Notre rôle consiste à poser des garde-fous, à orienter les voyageurs et à leur expliquer la valeur des outils que nous mettons à leur disposition. »

Pour favoriser l’adhésion, les travel managers ont tout intérêt à mettre en avant les bénéfices concrets pour le salarié : simplification des démarches, accompagnement en cas d’imprévu, meilleure sécurité.
Ainsi, Mina Salim, Travel Manager au sein du groupe Marel, insiste :

« Nous formons nos collaborateurs pour qu’ils comprennent que la sécurité est notre priorité absolue. Réserver en dehors du système, c’est s’exposer à des risques que l’entreprise ne peut pas toujours maîtriser. »

Une politique claire, bien communiquée et soutenue par des outils adaptés est la première pierre d’un programme de voyages conforme, transparent et accepté par tous.

Prioriser l’expérience voyageur

Un collaborateur qui voyage souvent mais qui vit mal ses déplacements verra sa motivation et son engagement diminuer. Or, un programme de voyages performant ne peut exister sans prendre en compte le bien-être des salariés.

Les voyageurs comprennent la nécessité de maîtriser les coûts, mais ils sont souvent frustrés par des politiques trop rigides. Pour concilier économie et flexibilité, les entreprises adoptent plusieurs approches :

• Des outils de réservation intégrés qui respectent automatiquement la politique tout en laissant le choix des horaires ou du type d’hébergement ;

• Des partenariats avec des prestataires privilégiés, offrant des avantages exclusifs ou des services supplémentaires ;

• Des enquêtes de satisfaction régulières pour mieux comprendre les attentes et ajuster les processus.

Comme le souligne Adam Hickingbotham, Category Manager (Travel & Office Services) chez AtkinsRéalis :

« Nous devons donner aux collaborateurs le sentiment qu’ils ne sont pas restreints. Le marché du travail est extrêmement compétitif : si les voyageurs se sentent limités, ils iront voir ailleurs. »

L’écoute active des voyageurs et la personnalisation du parcours,  avant, pendant et après le déplacement, deviennent ainsi des leviers d’attractivité et de fidélisation.

Intégrer la durabilité dans les programmes de voyage

La durabilité est désormais une composante essentielle des politiques de déplacements. Selon une étude Deloitte publiée en 2024, près d’un voyageur d’affaires sur deux travaille aujourd’hui dans une entreprise disposant d’une stratégie de suivi des émissions liées aux voyages, en hausse de plus de 50 % par rapport aux années précédentes.

Les plateformes de réservation modernes, comme Concur Travel, intègrent désormais des données environnementales permettant de comparer les émissions carbone ou d’orienter les collaborateurs vers des options plus vertueuses. Les salariés, notamment les plus jeunes générations, y sont particulièrement sensibles : d’après une étude SAP Concur, 27 % des voyageurs d’affaires seraient prêts à refuser un déplacement s’ils ne peuvent pas choisir une option durable.

En rendant visibles les impacts et en facilitant le choix de solutions responsables, les entreprises renforcent à la fois leur attractivité et leur engagement RSE.

Sécurité et gestion des risques : une priorité constante

Voyager comporte toujours une part de risque : instabilité géopolitique, événements climatiques, pandémies ou incidents isolés. Selon une enquête internationale de 2024, 58 % des salariés affirment avoir déjà modifié leurs projets de déplacement par crainte pour leur sécurité. Pour y répondre, les travel managers mettent en place des dispositifs robustes :

• Évaluation des risques avant chaque déplacement ;

• Alertes intégrées aux itinéraires ;

• Programmes de duty of care complets, incluant assistance 24/7 et procédures d’urgence.

La visibilité en temps réel sur la localisation des voyageurs permet d’agir vite en cas d’imprévu et de renforcer la confiance des collaborateurs. Une gestion proactive de la sûreté des déplacements est aussi un gage de conformité réglementaire pour les entreprises internationales.

Maîtriser la conformité à l’échelle mondiale

Gérer des déplacements internationaux suppose de jongler avec de multiples réglementations : visas, fiscalité, douanes, assurances, ou encore obligations de sécurité. Les entreprises ayant une forte mobilité internationale doivent pouvoir centraliser la gestion des voyages, y compris le suivi des visas, permis de travail et taxes locales.

Les aspects fiscaux, tels que la récupération de la TVA ou les obligations de retenue à la source, deviennent également stratégiques. Une plateforme unifiée comme Concur Expense permet d’automatiser ces tâches, d’éviter les erreurs et de maximiser les remboursements.
 

Automatisation et technologie : le moteur d’une gestion performante

Les outils numériques jouent aujourd’hui un rôle clé dans la gestion des déplacements professionnels.
En automatisant la planification, les validations et les notes de frais, les entreprises réduisent la charge administrative tout en gagnant en visibilité et en conformité.

Les bénéfices sont tangibles :

• Remboursements plus rapides pour les collaborateurs ;

• Alertes de conformité automatiques en cas de dépense suspecte ;

• Réduction des fraudes internes.

L’Association of Certified Fraud Examiners estime que les entreprises perdent en moyenne 5 % de leur chiffre d’affaires annuel à cause de fraudes internes (fausses dépenses, billets non utilisés, doublons…). Des solutions intégrées comme Concur Expense détectent ces anomalies en temps réel et protègent la rentabilité des organisations.

Optimiser les coûts sans compromettre l’expérience

Dans un contexte économique incertain, le contrôle budgétaire redevient une priorité. Deloitte confirme qu'un travel manager sur deux constate une pression accrue sur les prix et une position plus ferme des fournisseurs lors des négociations. Pour y faire face, les entreprises misent sur :

• La consolidation des fournisseurs pour obtenir de meilleurs tarifs ;

• L’utilisation d’outils de tarification dynamique pour identifier les réductions en temps réel ;

• Et surtout, une intégration complète entre les systèmes de voyage et de dépenses (T&E).

Les organisations équipées d’une plateforme unifiée T&E constatent en moyenne :

• +26 % de conformité à la politique interne ;

• 21 % d’économies annuelles ;

• Un traitement des notes de frais jusqu’à 10 fois plus rapide ;

• Et une capacité à gérer 64 % de factures supplémentaires sans effectifs additionnels.

Vers une gestion plus intelligente des voyages d’affaires

La gestion des voyages d’affaires ne se résume plus à un arbitrage entre coûts et confort. Elle repose sur une approche globale, connectée et responsable, où la donnée, la technologie et la transparence jouent un rôle central. En adoptant des outils intégrés comme Concur Travel, Concur Expense et Concur Request, les entreprises peuvent :

• Simplifier l’ensemble du parcours de déplacement,

• Assurer la conformité et la sécurité,

• Offrir une meilleure expérience aux collaborateurs,

• Et piloter leurs dépenses avec précision.

Connecter les données, accélérer les processus et planifier l’avenir : c’est tout l’enjeu du voyage d’affaires à l’ère digitale.

Le voyage d’affaires entre dans une nouvelle ère, à la croisée de plusieurs transformations majeures. Les priorités évoluent : il ne s’agit plus seulement de réduire les coûts, mais de bâtir des programmes de déplacement plus agiles, responsables et connectés à la réalité des collaborateurs. Deux grandes tendances illustrent ce virage. 

D’une part, la volatilité géopolitique impose une vigilance accrue : les changements politiques, les crises internationales ou les nouvelles réglementations exigent des politiques de voyage souples et régulièrement actualisées, capables de s’adapter rapidement à l’imprévisible.

D’autre part, l’essor du « bleisure », cette combinaison du voyage professionnel et personnel, reflète la recherche d’un meilleur équilibre entre performance et bien-être. Bien encadrée, cette pratique peut devenir un véritable atout RH, renforçant la satisfaction et la fidélisation des collaborateurs.

Dans ce contexte, les entreprises les plus performantes seront celles qui sauront aligner leurs politiques de voyage sur leurs objectifs stratégiques, tout en s’appuyant sur des outils technologiques fiables et connectés.

Avec les solutions intégrées SAP Concur, les organisations disposent d’une plateforme unique pour piloter leurs dépenses, sécuriser leurs voyageurs et offrir une expérience fluide et conforme à tous les niveaux.

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