Notes de frais : les limites de remboursement

Au sein des entreprises, la gestion des notes de frais peut parfois tourner au casse-tête si les choses ne sont pas suffisamment cadrées. C'est justement le rôle de la politique interne qui clarifie et explique les modalités de remboursement des notes de frais. Parmi ces règles, le fait d'imposer une limite de remboursement est important car cela permet de réduire les risques de fraude, de mieux contrôler ses dépenses et d'être en conformité avec les règles de l'administration fiscale. Voyons ensemble comment faire.

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Dans quelle situation imposer des limites de remboursement ?

À moins d'avoir une petite entreprise où la confiance est claire et les règles comprises et appliquées, intégrer des limites de remboursement dans une politique de voyage permet de clarifier les processus liés aux déplacements pour éviter tout dérapage.

Pour réduire les risques de fraudes

Imposer une limite de remboursement permet de conserver des pratiques raisonnables en matière de dépenses. Cela évite les dépenses somptuaires, comme les hôtels 5 étoiles ou les grands restaurants gastronomiques. C'est aussi un moyen de resserrer les contrôles internes pour éviter les fraudes liées aux dépenses inutiles. En cas de contrôle, chaque note de frais doit être justifiée et si la quantité de repas, de nuitées, ou les montants dépensés sont en déconnexion avec le motif ou la mission, l'administration fiscale peut requalifier la dépense en avantage en nature.

Ne pas imposer de limites aux dépenses, c'est laisser le champ libre aux petites magouilles des fraudeurs et aux arrangements entre amis.

Pour mieux contrôler ses dépenses

Fixer un plafond permet aussi d'éviter les mauvaises surprises au moment de la demande de remboursement. Sans limite, l'organisation est dans l'incapacité d'estimer les montants liés aux frais de déplacement. Le montant maximal permet donc de mieux gérer sa trésorerie, et d'anticiper les flux financiers à venir selon le nombre de personnes en déplacement.

Pour être en conformité avec l'URSSAF

Il existe deux manières de se faire rembourser les dépenses des voyages professionnels : aux frais réel ou au forfait.

Avec les frais réels, l'entreprise rembourse le montant dépensé par le salarié au centime près. Mais cette dépense doit être conforme à la politique interne et à la limite de remboursement imposée par l'entreprise. Tant que ces dépenses sont justifiées par la mission professionnelle et restent raisonnables, elles seront exonérées de charges sociales. Toutefois, elles nécessitent de préparer des demandes de remboursement qui peuvent être chronophages et fastidieuses sans logiciel adapté.

Les frais remboursés au forfait, sont exonérés de charges sociales dans la limite des seuils établis par l’administration fiscale. Avec le forfait, l'entreprise donne un montant global au salarié selon les déplacements prévus. Libre ensuite à lui de l'utiliser ou non.

Les limites de remboursement

Les frais au forfait

Toutes les dépenses soumises à remboursement qui excèdent les seuils définis par l'administration fiscale sont soumises aux cotisations sociales. Ces plafonds sont mis à jour régulièrement et voici les derniers en date (mise à jour du 1er janvier 2019) :

  • Frais de bouche pour le salarié contraint de prendre son repas au restaurant : 18,80 €. À noter qu'il existe également d'autres plafond selon certains cas particuliers (travail de nuit, travail sur des sites distants, etc.).
  • Logement et petit-déjeuner pour les départements de Paris (75), des Hauts-de-Seine (92), de la Seine-Saint-Denis (93) et du Val-de-Marne (94) : 67,40 €.
  • Logement et petit-déjeuner pour tous les autres départements : 50 €.

La limite de remboursement est librement choisie par l'entreprise, et rien ne l'oblige à appliquer strictement les plafonds de l'URSSAF. Toutefois, le montant excédentaire sera soumis aux cotisations sociales. Si une entreprise impose un plafond de 100 € par nuit d'hôtel à Paris, par exemple, 32,60 € seront alors taxables.

Les frais réels

Ils sont exonérés de cotisations sociales, tant que la dépense est réalisée pour un motif professionnel, avec un montant raisonnable et si un justificatif en bonne et dûe forme est émis. L'employeur peut toutefois décider d'un plafond selon les catégories de dépenses. S'il fixe un montant de 100 € par nuit d'hôtel et que le salarié en dépense 150, l'entreprise ne remboursera que le montant maximal. Chaque salarié est donc libre de vouloir dépenser plus s'il le souhaite.

Le cas particulier du barème kilométrique

Le remboursement des frais kilométriques ne concerne que les trajets réalisés dans un cadre professionnel. Les trajets domicile-travail en sont donc exclus. L'URSSAF impose aussi une limite qui est un prix destiné à couvrir toutes les charges liées à l'usage de la voiture. Ce montant prend en compte deux variables : la puissance fiscale du véhicule et la distance parcourue.

Puissance administrative (en CV)

Distance (d) jusqu'à 5 000 km

Distance (d) de 5 001 km à 20 000 km

Distance (d) au-delà de 20 000 km

3 CV et moins

d x 0,41

(d x 0,245) + 824

d x 0,286

4 CV

d x 0,493

(d x 0,277) + 1 082

d x 0,332

5 CV

d x 0,543

(d x 0,305) + 1 188

d x 0,364

6 CV

d x 0,568

(d x 0,32) + 1 244

d x 0,382

7 CV et plus

d x 0,595

(d x 0,337) + 1 288

d x 0,401

L'entreprise ne peut ici pas interférer avec le barème de l'URSSAF en étant plus généreuse ou en limitant le montant versé.

Fixer des limites de remboursement aux notes de frais est un enjeu important pour les entreprises. Toutefois, selon la façon dont la gestion des notes de frais est organisée, cela peut aussi apporter de la confusion lorsqu'il faut calculer à la main ou dans un fichier Excel la partie à rembourser. C'est pourquoi les plateformes de gestion des notes de frais intègrent ce paramètre nativement pour prévenir le salarié au moment de sa réservation, et pour assurer un remboursement clair avec une communication limpide. L'entreprise comme le salarié savent ainsi précisément quels seront les montants éligibles et remboursés.

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