Frais de déplacement
Notes de frais en télétravail : guide complet 2025
Avec près d’un salarié du privé sur cinq en télétravail chaque mois, cette organisation du travail s’est installée de manière durable dans le paysage professionnel français. En 2024, 22,4 % des salariés du secteur privé ont télétravaillé au moins une fois dans le mois, un chiffre stable qui confirme la maturité du modèle. Les cadres restent les plus concernés, avec une moyenne de 3,6 jours télétravaillés par semaine, contre 1,9 jour pour l’ensemble des salariés. Ce changement structurel impose aux entreprises de s’adapter, notamment en ce qui concerne la gestion des frais professionnels liés au télétravail.
Quels frais peuvent être remboursés ? Quelles sont les règles URSSAF à connaître en 2025 ? Quelles bonnes pratiques adopter pour assurer la conformité tout en simplifiant les processus ? Ce guide vous propose un tour d’horizon complet.
Quelles dépenses peuvent être remboursées en télétravail ?
Le salarié en télétravail dispose des mêmes droits qu’un salarié présent physiquement dans les locaux de l’entreprise. Il peut donc, sous conditions, bénéficier du remboursement des frais professionnels engagés dans le cadre de son activité à distance. L’URSSAF identifie trois grandes catégories de dépenses éligibles :
1. Les frais de fonctionnement du domicile
Ce sont les frais fixes et variables liés à l’usage d’un espace personnel à des fins professionnelles. Ils peuvent inclure :
- l’électricité,
- le chauffage,
- l’eau,
- une fraction du loyer ou de l’assurance habitation (dans certains cas spécifiques et encadrés).
2. Les frais d’équipement technologique
Ils concernent :
- l’achat ou l’entretien du matériel informatique (ordinateur, écran, clavier, imprimante…),
- les abonnements Internet,
- les fournitures de bureau.
3. Les frais d’aménagement de l’espace de travail
Ils incluent :
- le mobilier ergonomique (chaise, bureau…),
- les éventuels aménagements nécessaires pour adapter le logement à un usage professionnel.
Les barèmes URSSAF 2025 à connaître*
Le remboursement des frais de télétravail peut s'effectuer par le versement d'une allocation forfaitaire qui est exonérée de cotisations et de contributions sociales. Le montant de cette allocation varie en fonction du nombre de jours télétravaillés par le salarié et de l'existence d'un accord collectif.
Montant de l'allocation forfaitaire de télétravail en l'absence d'un accord collectif
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Mode de versement |
Montant maximum de l'allocation forfaitaire de télétravail exonéré de cotisations et de contributions sociales |
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Allocation fixée par jour |
2,70 €, dans la limite de 59,40 € par mois |
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Allocation fixée par mois (selon le nombre de jours télétravaillés par semaine) |
10,90 € pour un jour de télétravail |
Exemple : un salarié effectuant 2 jours par semaine peut bénéficier d’une indemnité de 21,80 € par mois destinée à couvrir les frais, sans justificatif.
Montant de l'allocation forfaitaire de télétravail prévue par un accord collectif
Des plafonds sont également fixés pour l'allocation forfaitaire de télétravail prévue par un accord collectif. Il peut s'agir d'une convention collective de branche, d'un accord de groupe, ou d'un accord professionnel ou interprofessionnel.
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Mode de versement |
Montant maximum de l'allocation forfaitaire de télétravail exonéré de cotisations et de contributions sociales |
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Allocation fixée par jour |
3,25 €, dans la limite de 71,50 € par mois |
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Allocation fixée par mois (selon le nombre de jours télétravaillés par semaine) |
13 € pour un jour de télétravail |
L'Urssaf précise que si les plafonds sont dépassés, l'exonération des cotisations sociales et contributions sociales sera accordée seulement si des justificatifs sont fournis lors des contrôles.
Comment gérer les notes de frais des télétravailleurs ?
Les entreprises ont le choix entre deux modalités principales pour rembourser les frais liés au télétravail.
L’allocation forfaitaire
C’est la solution la plus simple à administrer. Elle permet de verser une somme prédéfinie au salarié, sans exigence de justificatifs, tant que le montant reste dans les limites fixées par l’URSSAF.
Avantages :
- Simplicité administrative.
- Visibilité budgétaire.
- Conformité URSSAF assurée si les plafonds sont respectés.
Inconvénients :
- Moins de précision sur les dépenses réelles.
- Nécessite un suivi rigoureux du nombre de jours télétravaillés.
Le remboursement au réel
Il suppose que le salarié transmette des justificatifs précis (factures, tickets, relevés) pour chaque dépense engagée. Cette méthode est plus souple sur les montants, mais plus contraignante à gérer.
Il faut prévoir un process clair de collecte et de validation des pièces justificatives, des délais de remboursement raisonnables, et un contrôle qualité des pièces transmises. De plus, il y a toujours des cas particuliers à anticiper :
- Nouveaux arrivants : prévoir un kit de télétravail initial.
- Salariés à temps partiel ou en alternance.
- Travailleurs nomades qui alternent coworking, domicile et déplacements.
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Ebook Moderniser la politique de dépensesPolitique de remboursement : les bonnes pratiques
Face à l’essor du télétravail, les entreprises ne peuvent plus improviser lorsqu’il s’agit de gérer les frais professionnels. Une politique de remboursement claire, partagée et respectée est essentielle, non seulement pour sécuriser les pratiques internes, mais aussi pour prévenir tout risque de redressement lors d’un contrôle URSSAF.
Formaliser un cadre clair et équitable
La première étape consiste à rédiger une politique de remboursement spécifique au télétravail, qui détaille les types de dépenses éligibles, les plafonds appliqués, les conditions de remboursement et les modalités administratives. Ce document doit être intégré au règlement intérieur ou annexé au guide télétravail de l’entreprise. Il permet de créer un cadre équitable, compréhensible par tous, et applicable à l’ensemble des collaborateurs concernés.
Instaurer un processus de validation rigoureux
Une bonne politique ne vaut que par sa mise en œuvre. Il est donc nécessaire de définir précisément le processus de collecte et de validation des notes de frais. À qui le salarié doit-il envoyer ses justificatifs ? Quels sont les délais de traitement ? Quelles sont les règles en cas de litige ? En documentant ces étapes, l’entreprise limite les incompréhensions et garantit une gestion fluide.
Il est également recommandé de sensibiliser les managers et les responsables RH à leur rôle dans ce circuit de validation. Ils doivent être en mesure de détecter les incohérences, de vérifier le respect des règles, et d’assurer une réponse rapide pour maintenir la confiance des collaborateurs.
Prévenir les abus sans instaurer une culture de la méfiance
La prévention des fraudes est un enjeu important, mais elle ne doit pas nuire à l’expérience collaborateur. Trop de contrôles, ou une suspicion systématique, peuvent créer une atmosphère pesante. À l’inverse, un cadre bien défini, adossé à des outils digitaux de vérification, suffit souvent à sécuriser les pratiques sans alourdir inutilement les échanges.
Certaines entreprises optent pour des audits ponctuels, ou pour un contrôle renforcé sur certains postes de dépenses plus sensibles (mobilier, matériel informatique, connexions…). L’important est d’être cohérent : la politique doit être appliquée de la même manière pour tous, quels que soient le statut ou l’ancienneté.
Aligner la politique avec les exigences réglementaires
Enfin, la conformité aux règles URSSAF est une exigence non négociable. Le document politique doit être mis à jour chaque année pour intégrer les nouveaux barèmes. Il doit aussi prévoir l’archivage sécurisé des justificatifs, et permettre, en cas de contrôle, de démontrer la traçabilité des décisions prises (plafonds appliqués, validations, montants remboursés). L’objectif est double : offrir aux salariés un cadre stable et juste, tout en protégeant l’entreprise des risques juridiques et financiers liés à une gestion hasardeuse ou non conforme.
Solutions digitales pour la gestion des notes de frais
Gérer manuellement les notes de frais des télétravailleurs est rapidement devenu une source d’inefficacité pour les entreprises. Multitude de justificatifs papier, échanges par e-mail non structurés, erreurs de saisie… Ces pratiques engendrent non seulement une perte de temps, mais aussi un risque accru de non-conformité. Les solutions digitales viennent aujourd’hui répondre à ces défis avec des outils pensés pour automatiser, centraliser et sécuriser l’ensemble du processus.
En télétravail, le salarié est éloigné physiquement de son manager, du service RH ou de la comptabilité. La solution digitale devient alors le point de convergence des échanges. Grâce à une plateforme unifiée, chaque salarié peut déclarer ses frais professionnels, ajouter des justificatifs dématérialisés (photos, scans, PDF), et suivre le traitement de sa demande en temps réel. Cela fluidifie l’ensemble du parcours, réduit les délais de remboursement et améliore la transparence.
Les entreprises peuvent, de leur côté, automatiser les règles de calcul (plafonds URSSAF, barèmes par jour ou par mois, gestion par profil) et détecter immédiatement les anomalies. Certaines plateformes permettent même d'intégrer des politiques de dépense personnalisées, avec des alertes en cas de non-conformité.
Une solution digitale permet d’archiver l’intégralité des notes de frais et de leurs justificatifs, en respectant les obligations légales de conservation. Cela représente un gain considérable lors d’un contrôle URSSAF, car toutes les données sont centralisées, datées et historisées. Plus besoin de chercher des documents dans plusieurs boîtes mail ou classeurs papier.
Loin d’être un détail administratif, la gestion des notes de frais en télétravail est devenue un levier stratégique pour les directions RH, financières et juridiques. En 2025, il ne s’agit plus seulement de rembourser quelques frais d’Internet ou d’électricité : il faut structurer une politique cohérente, conforme et adaptée à des usages de travail hybrides qui s’ancrent durablement dans les pratiques.
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* Source : https://entreprendre.service-public.fr/actualites/A18043
