Frais de déplacement
Notes de frais en association : guide pratique pour le remboursement des bénévoles
La gestion des notes de frais peut vite devenir complexe pour les associations. Qu'il s'agisse de bénévoles, de salariés ou de dirigeants, chaque acteur peut être amené à engager des dépenses dans le cadre de ses missions associatives.
Pour garantir une gestion transparente et efficace, la maîtrise des règles et des procédures de remboursement. Une note de frais correctement établie est la garantie d'un remboursement conforme et sécurisé, tant pour l'association que pour le bénévole.
Une association peut-elle rembourser les frais de ses bénévoles ?
Un bénévole est une personne physique qui offre librement son temps et ses compétences au service d'une cause qui lui tient à cœur. Son investissement dans une association à but non lucratif est motivé par des valeurs profondes et un désir sincère de contribuer au bien commun, sans contrepartie ni aucune rémunération sous quelque forme que ce soit, en espèces ou en nature.
La seule exception est donc liée au remboursement pour leur montant réel et justifié des dépenses engagées par les bénévoles dans le cadre de leurs activités associatives. C'est le cas lorsque les bénévoles, y compris les dirigeants et le trésorier, engagent des frais sur leur trésorerie personnelle pour le compte de l’association (exemples : transports et déplacements, achat de matériel, etc.).
Pour simplifier la gestion des frais de transport, qui représentent souvent une part importante des dépenses, deux approches s'offrent aux associations :
-
L'application d'un barème kilométrique, qui permet un calcul simplifié et transparent des indemnités
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Dans certains cas, la mise à disposition d'un véhicule de fonction pour faciliter les missions
Cette approche forfaitaire permet de simplifier le calcul des indemnités kilométriques et assure la conformité fiscale des remboursements.
Valoriser l'engagement bénévole passe aussi par une gestion claire et efficace de ces aspects pratiques.
Quels types de frais peuvent être remboursés ?
Les frais remboursables comprennent notamment :
- Les frais de déplacement (transport en commun, carburant, péages).
- Les frais de repas lors des missions.
- Les achats de matériel et fournitures.
- Les frais de formation liés à l'activité bénévole.
Tous les frais doivent être engagés dans le cadre strict de l'activité associative. Les dépenses personnelles ne peuvent en aucun cas faire l'objet d'un remboursement.
Comment s'organise le remboursement des frais ?
Le remboursement des frais s'effectue selon deux méthodes principales. La première consiste à rembourser les dépenses réelles sur présentation des justificatifs originaux. La seconde utilise des barèmes forfaitaires, notamment pour les frais kilométriques, dont les montants sont fixés annuellement par l'administration fiscale.
Pour garantir la transparence, l'association doit établir une politique claire de remboursement. Cette dernière précise les conditions, les plafonds et les procédures à suivre. Le conseil d'administration valide cette politique et peut la réviser selon les besoins de l'association.
Les justificatifs doivent être conservés pendant quatre ans minimum, conformément aux exigences de l'URSSAF. Cette obligation permet de justifier la réalité des dépenses en cas de contrôle et garantit la bonne gestion des fonds associatifs.
Les conditions d'un remboursement conforme
Le remboursement des frais nécessite la production d'une note de frais détaillée. Ce document doit mentionner la nature précise des dépenses, leur montant et leur lien avec l'activité associative. Les justificatifs originaux (factures, tickets) doivent être joints à cette note de frais.
La validation du remboursement suit un processus rigoureux. Un responsable désigné par l'association, généralement le trésorier ou le président, vérifie la conformité des dépenses avec la politique de remboursement avant d'autoriser le paiement.
Important : Le remboursement doit intervenir dans un délai raisonnable après la présentation des justificatifs. Un délai trop long pourrait décourager l'engagement bénévole et créer des difficultés de trésorerie pour les bénévoles.
Les barèmes et plafonds de remboursement en 2025
Le remboursement des frais de déplacement suit des barèmes précis fixés par l'administration fiscale. Pour 2025, les associations peuvent appliquer le barème kilométrique général qui prend en compte la puissance fiscale du véhicule et la distance parcourue. Pour les véhicules électriques, une majoration de 20% est appliquée sur ces montants.
Les frais de repas font également l'objet d'un encadrement strict. L'URSSAF fixe le plafond à 21,10 euros pour un repas lors d'un déplacement et 7,40 euros pour un repas pris sur le lieu de l'activité. Ces montants constituent les limites maximales de remboursement non imposables.
Pour les autres frais, comme l'achat de matériel ou les frais de formation, le remboursement s'effectue sur la base du montant réel, justificatifs à l'appui. L'association peut toutefois fixer ses propres plafonds dans sa politique interne de remboursement.
L'alternative du renoncement aux remboursements
Le bénévole peut choisir de renoncer au remboursement de ses frais. Dans ce cas, les dépenses engagées sont considérées comme un don à l'association. Cette option ouvre droit à une réduction d'impôt de 66% du montant des frais, dans la limite de 20% du revenu imposable.
Pour bénéficier de cet avantage fiscal, le bénévole doit expressément renoncer au remboursement par une déclaration écrite. L'association lui délivre alors un reçu fiscal, conforme au modèle Cerfa n°11580*04. Les justificatifs des dépenses doivent être conservés en cas de contrôle.
Cette solution présente un double avantage : elle allège la trésorerie de l'association tout en permettant au bénévole de bénéficier d'un avantage fiscal. Elle nécessite néanmoins une gestion administrative rigoureuse pour garantir sa conformité.
Par exemple : si un bénévole renonce à un remboursement de 200 € à une association pour laquelle il œuvre, il aura droit à une réduction d'impôt de 132 € (200 € x 66 %).
Simplifiez la gestion avec les outils numériques
La digitalisation des notes de frais représente aujourd'hui une opportunité majeure pour les associations. Selon les dernières études, la gestion manuelle d'une note de frais prend en moyenne 27 minutes, un temps précieux qui pourrait être consacré aux missions essentielles de l'association.
Concur Expense propose une solution adaptée, la plateforme permet de centraliser l'ensemble des dépenses, d'automatiser les validations et de garantir la conformité des remboursements. Les bénévoles peuvent ainsi soumettre leurs notes de frais en quelques clics depuis leur smartphone.
La dématérialisation offre également une meilleure traçabilité des dépenses. Les justificatifs sont automatiquement archivés et consultables à tout moment, simplifiant considérablement les obligations de conservation légale de quatre ans.
Les avantages de l'automatisation
L'automatisation du processus de gestion des notes de frais apporte des bénéfices concrets. Le temps de traitement est divisé par deux, les erreurs de saisie sont éliminées et la conformité avec les plafonds de remboursement est automatiquement vérifiée.
Pour les trésoriers et responsables d'associations, la solution offre une vision claire des dépenses en temps réel. Les tableaux de bord permettent de suivre les budgets et d'anticiper les besoins de trésorerie. Les exports comptables automatisés facilitent également la production des documents officiels.
Les bénévoles bénéficient quant à eux d'une expérience simplifiée. La capture des justificatifs par smartphone, le calcul automatique des indemnités kilométriques et le suivi en temps réel des remboursements rendent le processus plus fluide et transparent.
La gestion efficace des notes de frais constitue un élément clé pour maintenir et encourager l'engagement bénévole. Une association bien organisée dans ce domaine fidélise ses bénévoles et optimise ses ressources financières. La combinaison d'une politique claire et d'outils digitaux adaptés permet d'atteindre cet objectif.
La simplicité d'utilisation pour les bénévoles et la fiabilité du suivi pour les gestionnaires garantissent une transition sereine vers le digital. Pour réussir cette modernisation, commencez par établir une politique de remboursement claire, choisissez des outils adaptés à votre structure et formez vos équipes. La digitalisation n'est pas une fin en soi, mais un moyen d'optimiser votre gestion pour consacrer plus de temps à vos missions essentielles.
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