Demande de voyage : comment la simplifier et l’optimiser

Les déplacements professionnels reprennent de la vigueur. Entre janvier et juin 2025, le volume global des déplacements professionnels a progressé de 2,6 % par rapport à la même période en 2024, avec une croissance particulièrement marquée au premier trimestre (+4,5 %). En moyenne, chaque collaborateur en emploi effectue deux déplacements par semaine hors de son lieu de travail habituel et 1,1 voyage long par semaine².

Dans ce contexte, les entreprises doivent concilier trois impératifs : maîtriser les coûts, garantir la conformité et préserver l’expérience collaborateur. La demande de voyage devient alors une étape stratégique à ne pas négliger. Bien structurée, elle assure un contrôle en amont, une meilleure planification et une visibilité accrue sur les budgets engagés. Et lorsqu’elle est digitalisée avec notre outil de gestion des frais de mission, elle se transforme en un véritable levier d’efficacité pour la gestion des frais professionnels et l’automatisation des déplacements.

Qu’est-ce qu’une demande de voyage ?

Une demande de voyage est un processus interne permettant à un collaborateur de soumettre, avant tout déplacement, une requête officielle décrivant les objectifs de la mission, les dates, la destination et le budget estimé. Ce document constitue le point de départ d’une gestion des frais professionnels rigoureuse. Il assure que chaque déplacement s’inscrive dans les priorités de l’entreprise, respecte la politique de voyage et dispose d’une approbation préalable claire.

Pour les services financiers et RH, la demande de voyage offre une vision préventive des dépenses : elle permet d’anticiper les coûts à venir, d’ajuster les budgets avant engagement et de réduire les écarts entre dépenses prévues et réelles.

Structurer la demande de voyage n’est pas un simple enjeu administratif : c’est une démarche de gouvernance. Sans cadre défini, les demandes se dispersent entre e-mails, tableurs Excel et validations informelles. 

Résultat : un manque de visibilité pour la direction et une perte de temps pour les collaborateurs. À l’inverse, un processus structuré assure la cohérence entre les politiques internes, les contraintes budgétaires et les obligations réglementaires. Il facilite la prise de décision, renforce la conformité, et alimente un pilotage budgétaire plus précis.

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Les étapes clés d’une demande de voyage réussie

Une demande de voyage complète doit fournir l’ensemble des éléments nécessaires à l’évaluation du déplacement : la période et la durée du voyage, la destination, le but professionnel du déplacement (prospection, formation, conférence, mission client, etc.), ainsi que le budget estimé incluant transport, hébergement, repas et frais annexes. 

Ces données constituent la base d’une évaluation objective. En consolidant ces informations dans un outil de gestion des voyages, l’entreprise garantit la cohérence entre les décisions opérationnelles et la politique de voyage.

L’étape de validation est cruciale : elle engage la responsabilité du manager, qui doit s’assurer que le déplacement est nécessaire, conforme et budgétairement viable. Dans un environnement où la mobilité professionnelle se densifie, cette validation ne doit pas devenir un frein, mais un contrôle agile et traçable.

Les entreprises les plus performantes sont celles qui parviennent à combiner rigueur et réactivité : elles valident les demandes dans des délais courts, tout en conservant une trace numérique complète des approbations pour des audits ultérieurs ou des analyses budgétaires consolidées.

Les limites des processus manuels

Les processus manuels reposent souvent sur des formulaires papier ou des fichiers dispersés. Ces modes de fonctionnement favorisent les erreurs : doublons, montants inexacts, validations manquantes, justificatifs perdus. Ces failles augmentent les risques de non-conformité à la politique de voyage et réduisent la capacité à contrôler efficacement les dépenses. À l’échelle d’une entreprise multi-sites ou internationale, ce manque d’harmonisation peut rapidement se traduire par des écarts budgétaires importants et une perte de maîtrise des coûts.

La lenteur des échanges manuels pèse sur la productivité. Entre les allers-retours d’e-mails, les relances et la recherche d’informations manquantes, les délais de validation peuvent s’allonger de plusieurs jours. Par ailleurs, l’absence de traçabilité rend difficile toute analyse rétrospective ou projection budgétaire fiable. Digitaliser la demande de voyage devient donc une étape incontournable pour améliorer la réactivité et garantir un suivi continu des frais professionnels.

Concur Request : la solution digitale

À l’heure où les directions financières recherchent davantage de visibilité et de contrôle sur les dépenses, la digitalisation du processus de demande de voyage s’impose comme un levier de performance incontournable. De quoi piloter la dépense avant qu’elle n’existe, aligner les décisions opérationnelles sur la politique de voyage et améliorer la collaboration entre les équipes RH, finance et terrain.

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Automatisation des demandes

Concur Request transforme la demande de voyage en un processus fluide, automatisé et intelligent. Les collaborateurs peuvent créer leurs demandes en quelques secondes, depuis leur ordinateur ou leur smartphone, avec des champs pré-remplis, des notifications automatiques et une transmission instantanée au manager. Cette automatisation des déplacements permet de réduire les délais, d’éliminer les erreurs et d’assurer une parfaite traçabilité.

Mais surtout, la solution introduit un contrôle budgétaire avant dépense. Les responsables financiers disposent d’une visibilité complète sur les montants projetés avant leur engagement, ce qui facilite la planification et la maîtrise des coûts futurs.

Intégration avec la politique de voyage

Concur Request s’intègre nativement avec Concur Travel et Concur Expense, pour offrir une continuité totale du cycle de déplacement. Lorsqu’un collaborateur formule une demande de remboursement, le système importe automatiquement les détails du voyage et les coûts estimés depuis Concur Travel, tout en vérifiant leur conformité avec la politique de voyage.

Les collaborateurs peuvent joindre leurs justificatifs ou documents d’appui, et obtenir une validation rapide. De leur côté, les managers peuvent autoriser, rejeter ou demander des modifications directement depuis l’application Concur, que ce soit sur ordinateur ou mobile. Cette fluidité transforme la validation en un véritable outil de pilotage en temps réel, au service de la conformité et du contrôle budgétaire.

Suivi des dépenses et reporting

Une fois la demande approuvée, Concur Request alimente automatiquement le reporting global de l’entreprise. Les directions financières accèdent à une vision consolidée des dépenses prévues et engagées, avec des tableaux de bord permettant d’anticiper les dépassements et d’ajuster les budgets en continu. Grâce à ces données, les décideurs disposent d’indicateurs fiables pour affiner leur stratégie de gestion des frais professionnels et mieux orienter leurs politiques de mobilité.

Simplifier la demande de voyage, c’est reprendre le contrôle sur la dépense avant qu’elle ne survienne. Avec Concur Request, les entreprises automatisent, sécurisent et analysent leurs déplacements avec précision. La solution offre une approche intégrée où chaque demande devient une source de données stratégique pour la gestion des frais professionnels et l’automatisation des déplacements.

FAQ 

1. Qu’est-ce qu’une demande de voyage et à quoi sert-elle ?

La demande de voyage est une étape préalable à tout déplacement professionnel. Elle permet de formaliser les informations clés (dates, destination, budget, objectif) afin d’obtenir une validation hiérarchique et budgétaire. Elle garantit la conformité avec la politique de voyage et facilite la gestion des frais professionnels en amont.

2. Pourquoi digitaliser le processus de demande de voyage ?

La digitalisation permet d’automatiser les validations, de réduire les erreurs et de gagner en traçabilité. Les entreprises bénéficient d’un suivi budgétaire en temps réel et d’une visibilité accrue sur les coûts. L’automatisation des déplacements devient alors un levier d’efficacité et de contrôle pour les directions financières et RH.

3. Quelles sont les principales fonctionnalités de Concur Request ?

Concur Request permet de créer, soumettre et valider les demandes de voyage depuis un ordinateur ou un mobile. La solution s’intègre avec Concur Travel et Concur Expense pour importer automatiquement les données de déplacement, appliquer la politique interne, et générer un reporting consolidé des dépenses à venir.

4. Comment Concur Request améliore-t-il la conformité et la gouvernance ?

La solution intègre les règles de la politique de voyage dans chaque étape du processus : plafonds budgétaires, types de transport autorisés, prestataires référencés, etc. Les demandes non conformes sont signalées automatiquement, permettant aux managers de valider en toute sécurité et aux DAF de garantir une maîtrise complète des coûts.

5. Quels bénéfices concrets pour l’entreprise et les collaborateurs ?

Pour les collaborateurs, la demande de voyage devient simple, rapide et transparente. Pour l’entreprise, elle se traduit par une réduction des délais d’approbation, une diminution des erreurs, et une meilleure anticipation budgétaire. En combinant fluidité opérationnelle et contrôle financier, Concur Request optimise la gestion des frais professionnels à tous les niveaux.

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