Frais de déplacement

Tickets de caisse : guide pratique pour les remboursements en 2026

Mickaël Boisvilliers | 05-06-2026

En entreprise, chaque euro engagé par un collaborateur au titre de ses missions doit être justifié et, le cas échéant, remboursé. Le ticket de caisse est un justificatif de paiement essentiel pour les petites dépenses du quotidien, notamment dans le cadre de dépenses engagées par les collaborateurs en mobilité : repas, fournitures, stationnement, etc. Mais qu’est-ce qu’un ticket de caisse remboursable ? Quelles sont les règles applicables en 2026? Et comment optimiser la gestion des dépenses grâce aux outils digitaux ? Réponses dans ce guide complet.

Qu’est-ce qu’un ticket de caisse remboursable ?

Un ticket de caisse remboursable est un document justificatif prouvant qu’un collaborateur a engagé une dépense dans l’exercice de ses fonctions. Il peut s’agir d’un ticket papier ou dématérialisé, à condition qu’il indique clairement :

  • le nom du commerçant,
  • la date,
  • le montant TTC,
  • la TVA si applicable,
  • la nature des biens ou services achetés.

Pour qu'un remboursement de frais professionnel soit exonéré de cotisations sociales, il doit être justifié par une note de frais accompagnée d'un justificatif valide. Le ticket de caisse suffit à prouver la dépense, mais il a ses limites pour la récupération de la TVA. L'administration fiscale admet en effet la déduction de la TVA sur un simple ticket uniquement lorsque la dépense est inférieure ou égale à 150 € HT, et à condition que le document mentionne distinctement le montant HT, le montant TTC, le taux et le montant de TVA. Au-delà de 150 € HT, le ticket ne suffit plus pour déduire la TVA : il faut réclamer au commerçant une facture en bonne et due forme, établie au nom et à l'adresse de l'entreprise. À noter : ce seuil s'apprécie par opération, et non sur le total de la note de frais. Bon à savoir également : avec l'entrée en vigueur de la facturation électronique, à compter du 1er septembre 2026, une dépense professionnelle dépassant 150 € HT devra faire l'objet d'une facture au nom de l'entreprise intégrée au circuit de l'e-invoicing.

Sont généralement considérés comme remboursables avec un ticket de caisse lisible et complet :

  • les tickets de restaurants, boulangeries ou cafés, dans le cadre d’un déplacement professionnel,
  • les achats de petit matériel (ex. : chargeurs, fournitures de bureau),
  • les frais de transport en commun (ex. : tickets de métro, parking),
  • les frais liés au stationnement ou à la location de vélo par exemple.

Il faut bien faire la différence entre le ticket de caisse et la facture. Le ticket de caisse contient généralement toutes les informations nécessaires à un remboursement de la note de frais. C'est une preuve de paiement. Il atteste que la dépense a bien été engagée par le collaborateur, ce qui ouvre droit au remboursement.

À l'inverse, la facture est un terme plus générique, car elle ne justifie pas du paiement de la dépense. C'est la raison pour laquelle, il est obligatoire que la mention « facture payée » ou « payée en totalité » soit clairement mentionnée et datée.

Enfin, concernant le justificatif de paiement par ticket de carte bancaire, ce dernier peut être accepté par certaines entreprises, mais il n'est souvent pas assez complet. Dans le cadre d'un plein de carburant à une station-service automatique ou pour le paiement d'un péage autoroutier, il contient bien toutes les informations, mais ce n'est pas toujours le cas pour d'autres dépenses.

Comment obtenir le remboursement d’un ticket de caisse ?

Depuis l'arrêté du 22 mars 2017 (complété, côté URSSAF, par l'arrêté du 23 mai 2019), les entreprises peuvent numériser leurs justificatifs papier et n'en conserver qu'une version dématérialisée à valeur probante, à condition de respecter les règles suivantes :

  • La numérisation doit reproduire le document à l'identique (image et contenu) ; en cas de code couleur, les couleurs sont conservées.

  • Une compression est admise, mais sans perte de qualité.

  • Le fichier est conservé au format PDF ou PDF/A-3 (ISO 19005-3).

  • Chaque fichier est horodaté (au moins par une source d'horodatage interne) et assorti d'une garantie d'intégrité : cachet serveur, empreinte numérique, signature électronique conforme au RGS, ou tout dispositif sécurisé équivalent.

  • La démarche s'inscrit dans un plan d'assurance qualité (PAQ) documenté, et les justificatifs sont archivés de façon sécurisée pendant la durée légale de conservation (6 ans).

Pour se faire rembourser un ticket de caisse, le processus dépend des entreprises et des politiques et outils mis en place. Dans le pire des cas, tout doit se faire à la main avec impression d'un tableau Excel qui passe entre les mains de plusieurs services pour être entré en comptabilité et remboursé. Pour les organisations les plus efficaces, le processus implique une application de gestion de note de frais.

  1. Collecte du justificatif : papier ou numérique, le collaborateur conserve le ticket après l’achat.
  2. Création d’une note de frais : manuellement ou via une application dédiée.
  3. Transmission au service comptable : accompagnée du ticket original, scanné ou photographié.
  4. Validation par le manager : contrôle de la légitimité de la dépense.
  5. Paiement du remboursement : effectué par virement selon les délais internes.

Grâce à SAP Concur, ce processus peut être automatisé de bout en bout. La solution permet de :

  • scanner les tickets de caisse via smartphone,
  • créer une note de frais en quelques clics,
  • déclencher automatiquement les circuits de validation,
  • garantir la conformité URSSAF.

Résultat : moins d’erreurs, des remboursements plus rapides, et une meilleure traçabilité des dépenses professionnelles.

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Les bonnes pratiques pour un remboursement efficace

Pour garantir un traitement fluide et conforme des tickets de caisse, les entreprises doivent s’appuyer sur une gestion rigoureuse et des outils adaptés. L’automatisation du processus est l’un des leviers les plus puissants : elle permet de limiter les erreurs, de raccourcir les délais et d’alléger la charge administrative des équipes. Grâce à des solutions comme SAP Concur, les données figurant sur les justificatifs (montants, dates, ...) sont extraites automatiquement, les circuits de validation sont simplifiés et l’archivage se fait de manière sécurisée.

En parallèle, il est essentiel de veiller à la conformité avec les règles de l’URSSAF. Chaque ticket doit être complet, lisible, daté, et conservé pendant la durée réglementaire. L’outil utilisé doit être à jour des évolutions légales et garantir la traçabilité des remboursements, notamment en cas de contrôle.

Enfin, la digitalisation du processus n’est pas seulement un gage de conformité : c’est aussi un facteur d’efficacité économique. Elle permet de mieux maîtriser les budgets, de renforcer la transparence des dépenses et d’offrir aux collaborateurs une expérience simple, rapide et fiable. En professionnalisant la gestion des justificatifs comme les tickets de caisse, l’entreprise gagne à la fois en temps, en argent et en sérénité.

Les tickets de caisse constituent le socle d’une politique de remboursement fluide et conforme. En 2026, les entreprises ont tout intérêt à digitaliser ce processus avec des outils comme SAP Concur, pour combiner simplicité, conformité et maîtrise budgétaire.

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