Frais de déplacement

Tickets de caisse : guide pratique pour les remboursements en 2025

Mickaël Boisvilliers | 22-10-2025

En entreprise, chaque euro engagé par un collaborateur au titre de ses missions doit être justifié et, le cas échéant, remboursé. Le ticket de caisse est un justificatif de paiement essentiel pour les petites dépenses du quotidien, notamment dans le cadre de dépenses engagées par les collaborateurs en mobilité : repas, fournitures, stationnement, etc. Mais qu’est-ce qu’un ticket de caisse remboursable ? Quelles sont les règles applicables en 2025 ? Et comment optimiser la gestion des dépenses grâce aux outils digitaux ? Réponses dans ce guide complet.

Qu’est-ce qu’un ticket de caisse remboursable ?

Un ticket de caisse remboursable est un document justificatif prouvant qu’un collaborateur a engagé une dépense dans l’exercice de ses fonctions. Il peut s’agir d’un ticket papier ou dématérialisé, à condition qu’il indique clairement :

  • le nom du commerçant,
  • la date,
  • le montant TTC,
  • la TVA si applicable,
  • la nature des biens ou services achetés.

Pour qu’un remboursement professionnel soit exonéré de charges sociales, il doit être justifié par une note de frais accompagnée d’un justificatif valide. Si une dépense dépasse 150 euros, les tickets de caisse ne sont plus suffisants pour l’administration. Il faut alors demander une facture en bonne et due forme au commerçant et la faire établir au nom de l’entreprise.

Sont généralement considérés comme remboursables avec un ticket de caisse lisible et complet :

  • les tickets de restaurants, boulangeries ou cafés, dans le cadre d’un déplacement professionnel,
  • les achats de petit matériel (ex. : chargeurs, fournitures de bureau),
  • les frais de transport en commun (ex. : tickets de métro, parking),
  • les frais liés au stationnement ou à la location de vélo par exemple.

Il faut bien faire la différence entre le ticket de caisse et la facture. Le ticket de caisse contient généralement toutes les informations nécessaires à un remboursement de la note de frais. C'est une preuve de paiement. Il atteste que la dépense a bien été engagée par le collaborateur, ce qui ouvre droit au remboursement.

À l'inverse, la facture est un terme plus générique, car elle ne justifie pas du paiement de la dépense. C'est la raison pour laquelle, il est obligatoire que la mention « facture payée » ou « payée en totalité » soit clairement mentionnée et datée.

Enfin, concernant le justificatif de paiement par ticket de carte bancaire, ce dernier peut être accepté par certaines entreprises, mais il n'est souvent pas assez complet. Dans le cadre d'un plein de carburant à une station-service automatique ou pour le paiement d'un péage autoroutier, il contient bien toutes les informations, mais ce n'est pas toujours le cas pour d'autres dépenses.

Comment obtenir le remboursement d’un ticket de caisse ?

Depuis le 22 mars 2017, l’administration fiscale permet à tous les salariés de se simplifier la vie avec la numérisation des reçus pour se faire rembourser des déplacements professionnels si les conditions suivantes sont respectées :

  • La note de frais ne doit pas avoir subi de traitement (les couleurs et le format doivent être reproduits à l’identique).
  • Le document peut être compressé, mais ne doit pas perdre en qualité.
  • Le seul type de fichier valable est le format PDF.
  • Le document doit être horodaté et signé électroniquement.
  • La numérisation doit faire l’objet d’un archivage spécifique, qui devrait être consultable en ligne à tout instant.

Pour se faire rembourser un ticket de caisse, le processus dépend des entreprises et des politiques et outils mis en place. Dans le pire des cas, tout doit se faire à la main avec impression d'un tableau Excel qui passe entre les mains de plusieurs services pour être entré en comptabilité et remboursé. Pour les organisations les plus efficaces, le processus implique une application de gestion de note de frais.

  1. Collecte du justificatif : papier ou numérique, le collaborateur conserve le ticket après l’achat.
  2. Création d’une note de frais : manuellement ou via une application dédiée.
  3. Transmission au service comptable : accompagnée du ticket original, scanné ou photographié.
  4. Validation par le manager : contrôle de la légitimité de la dépense.
  5. Paiement du remboursement : effectué par virement selon les délais internes.

Grâce à SAP Concur, ce processus peut être automatisé de bout en bout. La solution permet de :

  • scanner les tickets de caisse via smartphone,
  • créer une note de frais en quelques clics,
  • déclencher automatiquement les circuits de validation,
  • garantir la conformité URSSAF.

Résultat : moins d’erreurs, des remboursements plus rapides, et une meilleure traçabilité des dépenses professionnelles.

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Les bonnes pratiques pour un remboursement efficace

Pour garantir un traitement fluide et conforme des tickets de caisse, les entreprises doivent s’appuyer sur une gestion rigoureuse et des outils adaptés. L’automatisation du processus est l’un des leviers les plus puissants : elle permet de limiter les erreurs, de raccourcir les délais et d’alléger la charge administrative des équipes. Grâce à des solutions comme SAP Concur, les données figurant sur les justificatifs (montants, dates, ...) sont extraites automatiquement, les circuits de validation sont simplifiés et l’archivage se fait de manière sécurisée.

En parallèle, il est essentiel de veiller à la conformité avec les règles de l’URSSAF. Chaque ticket doit être complet, lisible, daté, et conservé pendant la durée réglementaire. L’outil utilisé doit être à jour des évolutions légales et garantir la traçabilité des remboursements, notamment en cas de contrôle.

Enfin, la digitalisation du processus n’est pas seulement un gage de conformité : c’est aussi un facteur d’efficacité économique. Elle permet de mieux maîtriser les budgets, de renforcer la transparence des dépenses et d’offrir aux collaborateurs une expérience simple, rapide et fiable. En professionnalisant la gestion des justificatifs comme les tickets de caisse, l’entreprise gagne à la fois en temps, en argent et en sérénité.

Les tickets de caisse constituent le socle d’une politique de remboursement fluide et conforme. En 2025, les entreprises ont tout intérêt à digitaliser ce processus avec des outils comme SAP Concur, pour combiner simplicité, conformité et maîtrise budgétaire.

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