Remboursement des transports en commun par l'employeur : guide pratique

Dans un contexte où les enjeux environnementaux et la mobilité durable prennent une importance croissante, le remboursement des frais de transport en commun par l’employeur constitue non seulement une obligation légale, mais aussi un levier pour encourager des modes de transport écologiques. On vous explique tout avec notre guide pratique spécial transports en commun.

Les obligations légales de l'employeur

L’article L. 3261-2 du Code du travail impose aux employeurs de participer au financement des titres d'abonnement souscrits par leurs salariés pour leurs déplacements domicile-travail. Cette prise en charge concerne tous les employeurs, sans distinction de taille ou de secteur d'activité. En pratique, cela signifie que chaque entreprise, qu'elle soit une petite start-up ou une grande multinationale, est tenue de rembourser une partie des frais de transport de ses salariés utilisant des transports publics ou des services publics de location de vélos.

Pour que les salariés puissent bénéficier de cette prise en charge, deux conditions principales doivent être remplies. Premièrement, ils doivent utiliser des transports en commun ou des services publics de location de vélos, comme les Vélib’ à Paris, pour se rendre de leur résidence habituelle à leur lieu de travail. Deuxièmement, ces déplacements doivent être effectués avec des titres d'abonnement spécifiques. Ces derniers comprennent les abonnements mensuels, trimestriels ou annuels aux services de transport en commun comme les métros, bus, tramways, trains régionaux, et les services de location de vélos en libre-service. Par exemple, un abonnement Navigo en Île-de-France ou un abonnement annuel pour un service de location de vélos entre dans cette catégorie.

À noter que l'employeur peut refuser la prise en charge si le salarié perçoit déjà une indemnité couvrant ses frais de déplacement, dont le montant est supérieur ou égal à 50 % du coût des titres d’abonnement. Par ailleurs, les salariés qui travaillent sur plusieurs sites au sein d'une même entreprise peuvent prétendre à la prise en charge des titres leur permettant de réaliser ces trajets multiples, à condition que l'entreprise n'assure pas directement ces déplacements.

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Modalités de remboursement

Le remboursement des titres de transport achetés par les salariés doit être effectué par l’employeur dans les meilleurs délais, et au plus tard à la fin du mois suivant la validation des titres. Pour les abonnements annuels, la prise en charge est répartie mensuellement sur toute la période d’utilisation. Un accord collectif de travail peut néanmoins prévoir des modalités différentes, tant que les délais de remboursement ne dépassent pas ceux imposés par la loi.

Les salariés à temps partiel ont également droit à cette prise en charge, mais celle-ci est proportionnelle au nombre d'heures travaillées. Un salarié travaillant à temps partiel, avec un nombre d'heures égal ou supérieur à la moitié de la durée légale (soit 17,5 heures par semaine), bénéficie d'une prise en charge identique à celle d'un salarié à temps plein. En revanche, si le nombre d'heures travaillées est inférieur à cette durée, la prise en charge est calculée au prorata du temps de travail effectué. 

Les avantages fiscaux et sociaux

Le remboursement des titres de transport n'est pas seulement avantageux pour les salariés, mais il présente aussi des intérêts fiscaux pour les employeurs. L’avantage lié à la prise en charge des frais de transport par l’employeur est exonéré d’impôt sur le revenu pour les salariés. Ce dispositif encourage l'utilisation des transports en commun, en rendant les trajets domicile-travail plus accessibles et financièrement avantageux pour les employés.

À noter également le cas spécifique du secteur public. Depuis le 1^er septembre 2023, une nouvelle disposition s'applique aux fonctionnaires et contractuels du secteur public. Le décret du 21 août 2023 a augmenté le taux de prise en charge des frais de transport en commun de 50 % à 75 %. Cette mesure vise à soutenir davantage les agents publics dans leurs déplacements domicile-travail, en les encourageant à utiliser les transports en commun plutôt que des moyens de transport individuels, contribuant ainsi à la réduction de l'empreinte carbone.

Les avantages pour les employés et employeurs

La dématérialisation des remboursements des transports en commun permet un gain de temps considérable lors de la création des notes de frais. En à peine trente secondes, grâce à un simple reçu et une application mobile dédiée, la demande de remboursement est déjà finalisée. Sans plateforme dédiée, les salariés doivent souvent avancer les frais liés à l’entreprise, ce qui peut impacter leur trésorerie personnelle, surtout lorsque les délais de remboursement s’étendent sur plusieurs semaines.

Avec la dématérialisation, tout s’accélère grâce à une circulation plus fluide de l’information. Pour les employeurs, l’ensemble des données est centralisé dans un outil unique, facilitant le traitement mensuel des remboursements des abonnements de transport. Ce nouveau modèle assure une meilleure fluidité des échanges et une validation plus simple, renforçant la traçabilité et générant des économies pour l’entreprise. Adopter une solution telle que Concur Expense représente un véritable changement de paradigme, améliorant le quotidien des employés et des employeurs pour travailler mieux et plus efficacement.

SAP Concur propose une solution de gestion des dépenses professionnelles qui simplifie le processus de remboursement des abonnements aux transports pour vos employés. Ceux-ci peuvent soumettre leur justificatif de paiement directement via une application, générant ainsi automatiquement une nouvelle dépense à valider, avec toutes les informations requises. Ils n'ont plus besoin de conserver les justificatifs papier ou de gérer manuellement leurs reçus. Les managers n'ont ensuite qu'à approuver la dépense, qui est ensuite envoyée au service comptabilité pour traitement et remboursement. Bien gérer la question du trajet domicile-travail est important, car cela impacte la qualité de vos processus internes, et ouvre aussi de nombreuses opportunités pour créer un environnement de travail sain et stimulant qui s'affranchit de la bureaucratie quotidienne pour la gestion des frais de déplacement.