Remboursement des notes de frais : le 16 décembre 2011, journée noire pour les services comptables

Paris, le mercredi 14 décembre 2011 - Concur (Nasdaq : CNQR), l'un des principaux fournisseurs de solutions intégrées dédiées à la gestion des frais et des déplacements professionnels, a constaté que le 20 décembre 2010 avait connu un nombre record de demandes de remboursement de notes de frais dans le monde. D’après une analyse du volume de transactions effectuées par les clients de la société, le nombre de demandes de remboursement déposées dans le monde ce jour-là était supérieur de 138% à la moyenne quotidienne, les employés souhaitant se faire rembourser au plus vite, avant les fêtes de fin d’année.

 En France, c’est le vendredi 17 décembre 2010 qui avait été une « journée noire » pour les services de comptabilité. Le nombre de demandes de remboursement, ce jour-là, avait été supérieur de 210% au nombre moyen quotidien de demandes de remboursements, ce qui a renforcé la pression considérable pesant sur ces services, censés traiter toutes les demandes de dernière minute avant de pouvoir profiter de leurs congés de fin d’année.

Pic des demandes de remboursement de notes de frais prévu pour le le vendredi 16 décembre 2011 en France

Avec plus de 10.000 clients dans le monde, Concur connaît mieux que quiconque les habitudes des entreprises en matière de notes de frais. Comme cela a déjà été constaté l'an dernier, le volume mondial de notes de frais comptabilisées a tendance à culminer en fin d’année. Les fêtes de fin d’année, propices aux invitations clients mais aussi aux événements d’équipe au sein même des entreprises, contribuent de façon déterminante à cette hausse marquée pendant la période de Noël. Autre facteur influençant très largement ce pic d’activité, les demandes tardives de remboursement des notes de frais engagés par les employés au cours des mois précédents, et qui doivent être soumises et traitées avant la fin de l'année. Enfin, dans la mesure où les portefeuilles tendent à être fortement sollicités à cette période de l’année, les salariés s’assurent qu’ils ont bien soumis toutes leurs dépenses pour remboursement par leurs employeurs.

« Face aux dépenses importantes occasionnées par les fêtes de fin d’année, les demandes de remboursement redeviennent soudainement une priorité », explique Pierre-Emmanuel Tetaz directeur France de Concur. « Compte tenu du volume, les services comptables travaillent souvent très dur pour traiter toutes les demandes avant les congés de Noël. Pensez à vos collègues, tâchez de soumettre vos notes de frais au fur et à mesure, et non pas d’un bloc à la dernière minute. »

Grâce aux avancées technologiques dans le domaine des solutions de gestion des notes de frais et des déplacements professionnels, les organisations peuvent désormais bénéficier d’une automatisation de l’intégralité du processus de gestion de déplacements et frais professionnels. Les solutions Concur convertissent un circuit manuel et papier en un processus automatisé de bout en bout, de la réservation d’un déplacement jusqu’au remboursement des notes de frais en passant par la validation et le traitement comptable. Accessible depuis le web ou via une application mobile, ces solutions leur assure une optimisation des coûts conséquente ainsi qu’une visibilité totale et la maîtrise du budget « frais et déplacement professionnels ». Avec une orientation utilisateur final particulièrement poussée, Concur a développé une application mobile très sophistiquée contribuant fortement à la facilité d’utilisation des outils : les employés ont par exemple la possibilité de prendre des photos de leurs reçus avec un smartphone, de joindre automatiquement les images à leur demande de remboursement, et ainsi de les faire valider quasiment en temps réel, donc beaucoup plus rapidement que les demandes manuelles.

Et Pierre-Emmanuel Tetaz de poursuivre « un client me confiait récemment qu’avant d’investir dans l’automatisation de la gestion des déplacements et notes de frais, le traitement des notes de frais était une tâche chronophage et fastidieuse pour ses équipes comptable et qui faisait très souvent écho à de pénibles fins de périodes, les salariés ne soumettant leurs dépenses qu’à la toute dernière minute, quelques jours précédents les périodes de fêtes. Désormais, outre le gain de temps, l’optimisation des coûts et la visibilité sur les dépenses, ils ont une bien meilleure capacité à gérer ces fluctuations d’activité et notamment le pic de fin d’année. »

« Les systèmes de gestion des notes de frais automatisés facilitent l’ensemble du circuit de gestion, de la saisie jusqu’au remboursement en passant par la validation, le contrôle et le traitement comptable. Les voyages réservés via l’outil de réservation en ligne et les transactions effectuées par carte de crédit sont par exemple automatiquement importées dans les notes de frais. Le collaborateur peut, à l'aide d'un smartphone, prendre une photo du reçu et l’attacher à la note de frais concernée. Par conséquent, il est bien plus facile et rapide, pour les manager de valider les frais, pour les services financiers, de suivre, contrôler et approuver les demandes de remboursement ; et plus probable que les dépenses soient remboursées très rapidement », commente pour sa part Isabel Montesdeoca, Senior VP and General Manager de Concur EMEA.

Méthodologie

Les données présentées sont fondées sur les demandes de remboursement de notes de frais saisies dans les outils automatisés de gestion des notes de frais de Concur, utilisés par plusieurs milliers d’entreprises dans le monde. Les résultats correspondent aux notes de frais soumises entre le 1er janvier et le 31 décembre 2010.

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