Notes de frais et facture électronique

À compter du 1^er septembre 2026, la facturation électronique franchit une étape décisive. Toutes les entreprises assujetties à la TVA devront être en mesure de recevoir leurs factures électroniques par l’intermédiaire d’une plateforme agréée par l’État. Les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire devront également émettre leurs factures dans ce nouveau format. Les PME et les microentreprises disposeront d’un délai supplémentaire, jusqu’au 1^er septembre 2027.

La réforme dépasse le périmètre de la comptabilité fournisseurs. Elle concerne aussi la gestion des notes de frais. Les dépenses engagées par les collaborateurs ne suivront plus toutes le même circuit. Certaines factures seront reçues directement par l’entreprise via une plateforme agréée. D’autres justificatifs continueront à être transmis par les salariés. Les directions financières doivent donc organiser la coexistence de plusieurs flux, sans doublons ni perte d’information.

Table ronde : Les enjeux de la facturation électronique 2026

Accédez dès maintenant au replay de la session dédiée à la Facturation électronique, en présence de la DGFIP, HRS et SAP Concur

Visionner la session

Réforme de la facturation électronique : le cadre à connaître

La réforme concerne les achats et les ventes de biens ou de prestations de services réalisés entre des entreprises établies en France et assujetties à la TVA. Les entreprises bénéficiant de la franchise en base de TVA sont également concernées.

Le calendrier repose sur deux échéances :

La réforme inclut également le e-reporting. Ce dispositif porte notamment sur les transactions réalisées avec des particuliers ou avec des opérateurs établis à l’étranger. Son déploiement suit le même calendrier progressif.

Une facture électronique conforme ne se résume pas à un PDF envoyé par e-mail. Elle doit respecter un format électronique normé, comporter des données structurées et transiter par une plateforme agréée, directement ou par l’intermédiaire d’une solution compatible.

Chaque entreprise doit donc choisir une plateforme agréée pour recevoir ses factures avant le 1^er septembre 2026. Elle peut utiliser une plateforme différente pour l’émission, la réception et le e-reporting. La liste officielle est régulièrement mise à jour par l’administration fiscale. La première publication de janvier 2026 recensait 101 plateformes. Elle s’est depuis enrichie.

Cette évolution poursuit plusieurs objectifs : standardiser les factures, accélérer leur traitement, améliorer la traçabilité des échanges, réduire les erreurs et faciliter, à terme, le pré-remplissage des déclarations de TVA.

Pourquoi les notes de frais sont directement impactées

Une note de frais est un document interne qui permet à un collaborateur de déclarer une dépense professionnelle engagée dans le cadre de son activité afin d’en obtenir le remboursement ou d’en justifier le paiement avec une carte d’entreprise.

Le justificatif de note de frais peut prendre plusieurs formes : une facture, un reçu, une note de restaurant, un ticket de parking ou un relevé kilométrique. Ces documents ne répondent pas tous aux mêmes obligations.

Jusqu’à présent, le collaborateur constituait souvent le point d’entrée principal : il recevait un justificatif, le photographiait et le joignait à sa déclaration. À partir de septembre 2026, certaines factures adressées à l’entreprise arriveront directement par l’intermédiaire de sa plateforme agréée. La direction financière devra rapprocher trois informations :

• la facture ou le justificatif ;

• la transaction, notamment lorsqu’une carte d’entreprise a été utilisée ;

• le contexte de la dépense : déplacement, client rencontré, projet concerné ou centre de coûts.

Cette évolution impose de repenser les circuits de traitement. Une facture reçue via une plateforme agréée ne doit pas être enregistrée une seconde fois lorsqu’un salarié transmet également une copie. À l’inverse, une transaction payée par carte ne dispense pas de collecter le document requis.

Note de frais ou facture électronique : comment qualifier la dépense

Le mode de paiement ne détermine pas la nature du document. Une dépense payée par un collaborateur peut correspondre à une facture électronique ou à un justificatif qui reste en dehors du périmètre de la réforme.

Pour qualifier correctement une dépense, trois questions doivent être posées.

Qui est le client du fournisseur ?

Lorsqu’un hôtel, un loueur de véhicules ou un prestataire facture directement l’entreprise, l’opération relève généralement d’une relation B2B. Si les conditions légales sont réunies et que le fournisseur est soumis à l’obligation d’émission, la facture doit être transmise par une plateforme agréée.

Lorsqu’un salarié règle ponctuellement un repas, un ticket de transport ou un parking, le justificatif peut continuer à être traité dans le circuit des notes de frais. Le remboursement au collaborateur ne transforme pas automatiquement le reçu en facture électronique.

Le document est-il une facture ?

La réforme porte sur les factures. Les autres documents restent échangeables selon les modalités choisies par l’entreprise. Cette distinction est importante pour la récupération de TVA. Pour exercer son droit à déduction, l’entreprise doit disposer d’une facture conforme ou bénéficier d’une tolérance fiscale applicable à certains justificatifs.

L’opération entre-t-elle dans le champ de la facturation électronique ?

La facturation électronique concerne principalement les transactions B2B domestiques. Une dépense engagée à l’étranger ou auprès d’un fournisseur étranger reste généralement en dehors de ce circuit. Elle doit toutefois être conservée et contrôlée dans l’outil de gestion des dépenses. Certaines opérations peuvent relever d’obligations distinctes de e-reporting.

Cas d’usage concrets à maîtriser

Ces exemples montrent l’importance d’une politique claire qui doit aussi être mise à jour. Les règles de TVA sur les frais de déplacement restent spécifiques à chaque catégorie de dépense. La réforme modifie le canal de transmission des factures. Elle ne supprime pas les conditions habituelles de déduction.

Les impacts concrets pour la direction financière

Le premier enjeu consiste à éviter les doubles traitements. Une facture d’hôtel reçue via la plateforme agréée peut également être photographiée par le collaborateur ou apparaître dans un flux de carte bancaire. Sans rapprochement automatisé, l’entreprise risque d’enregistrer plusieurs fois la même dépense.

Le deuxième enjeu porte sur la qualité des données. La plateforme agréée transmet la facture. Elle ne connaît pas toujours le contexte opérationnel utile à la validation : nom du projet, motif du déplacement, participants à un repas d’affaires ou centre de coûts. Ces informations restent souvent à renseigner par le collaborateur ou son manager.

Le troisième enjeu concerne la TVA. Une facture reçue dans un format conforme ne garantit pas que la taxe soit déductible. L’éligibilité dépend toujours de la nature de la dépense, de son usage professionnel et des règles fiscales applicables. L’entreprise doit maintenir des contrôles adaptés.

La comptabilisation des notes de frais doit donc s’appuyer sur un circuit cohérent entre la plateforme agréée, l’outil de gestion des dépenses, les cartes d’entreprise et le système comptable. L’objectif consiste à disposer d’une vue consolidée : une dépense, un justificatif pertinent, une transaction rapprochée et une imputation comptable validée.

Préparer son organisation à la réforme : le plan d’action

La réforme ne doit pas être abordée comme un simple changement de format. Elle impose d’examiner l’ensemble du parcours d’une dépense, depuis l’achat jusqu’à son enregistrement comptable.

1. Cartographier les flux existants

Identifiez les dépenses reçues directement par la comptabilité, celles déclarées par les collaborateurs et celles issues des cartes d’entreprise. Repérez les fournisseurs récurrents : hôtels, loueurs, agences de voyages, opérateurs télécoms ou plateformes de réservation.

2. Classer les dépenses selon leur traitement

Créez une matrice simple distinguant les factures B2B domestiques, les justificatifs bénéficiant d’une tolérance fiscale, les dépenses à l’étranger et les déclarations internes telles que les indemnités kilométriques.

3. Choisir une plateforme agréée et vérifier vos outils

Chaque entreprise doit désigner une plateforme agréée pour recevoir ses factures électroniques avant le 1^er septembre 2026. Vérifiez également que vos solutions existantes sont compatibles avec l’architecture retenue et peuvent échanger les données nécessaires.

4. Rapprocher les factures, les transactions et les notes de frais

La coexistence de plusieurs flux rend l’automatisation des notes de frais particulièrement utile. Les contrôles doivent permettre d’identifier les doublons, de rapprocher les paiements par carte et de conserver le contexte métier.

5. Mettre à jour la politique de dépenses

Précisez les situations dans lesquelles une facture au nom de l’entreprise doit être demandée, les justificatifs acceptés et les informations à renseigner. Intégrez les règles applicables aux repas, aux péages, aux parkings et aux déplacements à l’étranger.

6. Sécuriser la conservation des pièces

La dématérialisation ne supprime pas l’obligation de conservation. Les factures électroniques et les reçus numérisés doivent rester accessibles en cas de contrôle. Une politique d’archivage à valeur probante contribue à fiabiliser ce processus.

7. Former les équipes avant l’échéance

La formation doit rester concrète. Montrez aux collaborateurs les quelques situations qu’ils rencontrent régulièrement. Les équipes finance, achats et comptabilité doivent également connaître les circuits de contrôle, les règles de rapprochement et la procédure à suivre en cas de facture non conforme.

La réforme de la facturation électronique offre ainsi l’occasion de simplifier la gestion des dépenses professionnelles. Le choix d’un logiciel de gestion de note de frais capable de centraliser les justificatifs, d’automatiser les contrôles et de s’intégrer aux outils financiers devient un élément important de la préparation.

FAQ

Une note de frais peut-elle remplacer une facture électronique ?

Non. Une note de frais est un document interne utilisé pour déclarer une dépense et organiser son remboursement. Elle ne remplace pas la facture émise par le fournisseur lorsque celle-ci est requise.

La TVA est-elle toujours récupérable sur les notes de frais après 2026 ?

Les principes habituels restent applicables. La TVA doit figurer sur un document conforme et la dépense doit ouvrir droit à déduction. Certaines catégories répondent à des règles particulières. La réforme modifie principalement la transmission des factures. Elle ne rend pas automatiquement déductible une TVA qui ne l’était pas auparavant.

Quels justificatifs restent acceptés en dessous de 150 € HT ?

Le seuil de 150 € HT permet, dans certaines situations, d’utiliser une facture simplifiée. Cela ne signifie pas qu’un simple relevé bancaire suffit. Pour les restaurants, une note inférieure ou égale à 150 € HT peut bénéficier d’un assouplissement : le client peut renseigner lui-même le nom et l’adresse de l’entreprise dans l’espace prévu. Ces informations restent nécessaires pour exercer le droit à déduction de la TVA. Des tolérances existent également pour certains reçus délivrés par des automates, notamment les péages et les parkings. Les justificatifs doivent être conservés et complétés lorsque les règles l’exigent.

Que faire si un fournisseur n’est pas encore raccordé à une plateforme agréée ?

Il faut d’abord vérifier s’il est déjà soumis à l’obligation d’émission. Avant le 1^er septembre 2027, une PME ou une microentreprise peut encore transmettre ses factures selon les modalités existantes si elle n’a pas anticipé son entrée dans le dispositif. En revanche, une grande entreprise ou une ETI devra utiliser une plateforme agréée à compter du 1^er septembre 2026. Lorsqu’un fournisseur soumis à l’obligation adresse uniquement un PDF par e-mail, demandez-lui une facture conforme transmise par le circuit prévu. Un PDF simple ne constitue pas une facture électronique au sens de la réforme.