Concur dévoile ses dernières innovations en matière de dématérialisation des notes de frais

Paris, le 20 juin 2011 – La toute nouvelle fonctionnalité « Bibliothèque des Justificatifs » de la solution de gestion des notes de frais Concur simplifie considérablement le traitement et le contrôle des notes de frais.

Concur (Nasdaq : CNQR), l'un des principaux fournisseurs de solutions de bout en bout dédiées à la gestion des frais et des déplacements professionnels, annonce aujourd’hui le lancement de sa dernière mise à jour en matière de dématérialisation des notes de frais. Objectif : aider les clients Concur à réduire au maximum le papier et sa circulation. Sa nouvelle « Bibliothèque de justificatifs » permet d’affecter très simplement chaque justificatif numérisé à la ligne de dépense correspondante. Résultat : les clients et utilisateurs Concur disposent désormais d’une solution encore plus simple, plus précise et plus facile à utiliser à chaque étape du traitement des notes de frais. Le bénéfice majeur est un gain de temps considérable.

« Depuis l’époque où Concur s’est lancé pour la première fois dans la dématérialisation des justificatifs au sein du processus de gestion des notes de frais, nos innovations régulières ont permis d’aider nos clients à réduire à son strict minimum voire éliminer la circulation et l’usage du papier, leur assurant plus d’efficacité », déclare Rajeev Singh, président et directeur général de Concur. « Nous recevons désormais plus de trois millions d’images par mois — le nombre total de documents numériques traités à ce jour pour nos clients avoisine aujourd’hui les 100 millions. Grâce à nos toutes dernières innovations, les employés sont en mesure d’affecter rapidement et simplement leurs justificatifs à chaque dépense et les entreprises bénéficient d’une meilleure visibilité sur chaque ligne de dépense associée à une note de frais. »

Concur a instauré la numérisation des justificatifs dans le cadre du processus de gestion et de traitement des notes de frais il y a plus de 10 ans et continue de proposer des innovations toujours plus nombreuses et plus efficaces en faveur de la dématérialisation, sans frais supplémentaires pour le client.

Voici les dernières innovations mises à disposition dans la solution Concur :

  • Dématérialisation grâce à la bibliothèque de Justificatifs (Receipt Store) – L’utilisateur envoie ses justificatifs numérisés par courrier électronique à Concur. Il les retrouve alors dans sa Bibliothèque de justificatifs, disponible depuis sont interface de création des notes de frais. Lors de la saisie de ses dépenses dans une note de frais, un simple click lui suffit pour affecter chaque justificatif à la ligne de dépense correspondante. Cette affectation des justificatifs par ligne de dépense et non plus par note de frais, apporte un confort considérable tout au long du processus. Il améliore la visibilité et facilite les actions qui s’ensuivent que ce soit au niveau de la validation par les managers, du traitement administratif par les équipes comptables, des audits internes ou externes, du reporting et de l’analyse des dépenses et des frais de déplacement.
  • Dématérialisation grâce à la numérisation des justificatifs via le mobile – Grâce à l’application mobile Concur, les clients et utilisateurs Concur peuvent prendre en photo leurs justificatifs avec leur smartphone, au moment même de leur achat ou de leur consommation (restaurant, taxi etc…), pour les joindre instantanément à leurs notes de frais, ou, désormais, les envoyer dans leur Bibliothèque de Justificatifs en vue de leur affectation ultérieure ligne à ligne.
  • Dématérialisation grâce à la télécopie/numérisation – A l’aide d’un périphérique de numérisation (fax, scanner, etc…) - Les utilisateurs peuvent joindre automatiquement leurs justificatifs numérisés à la note de frais correspondante.
  • Dématérialisation grâce aux reçus électroniques – de manière complètement transparente pour les clients et utilisateurs Concur, les reçus électroniques de tous les fournisseurs disposant d’un partenariat avec Concur, sont intégrés automatiquement à la note de frais associée. Les données des reçus électroniques sont automatiquement comparées aux données « carte affaire » et aux itinéraires réservés sur la solution de réservation des voyages Concur, générant ainsi une Smart Expenses™. La Smart Expenses™ analyse les différentes sources d’information et émet des alertes en cas d’écart. Limitant les erreurs, ce procédé assure par la même occasion un meilleur contrôle des achats et des dépenses.

Outre l’ajout au service de base de ces fonctionnalités de numérisation et de dématérialisation des notes de frais, synonymes de gains de temps et de réduction des coûts, Concur propose des services à forte valeur ajoutée aux entreprises souhaitant externaliser l’intégralité de la numérisation et le traitement des notes de frais et justificatifs :

  • Service de traitement des justificatifs – Spécialement conçu pour les entreprises traitant un volume important de notes de frais ou de papiers et souhaitant alléger la charge de travail de leurs employés. Cette option est associée à la solution Concur de Gestion des notes de frais.
  • Numérisation des factures – Traitement centralisé de l’ensemble des factures, qu’elles soient sur papier, au format électronique ou envoyées par télécopieur, en vue de rationaliser davantage le processus de traitement des notes de frais et de fait de règlement des factures. Cette option est quant à elle associée à la solution Concur de Gestion des factures.

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