Calcul des frais réels : le guide complet

Quand on parle des notes de frais en entreprise, il y a un terme qui revient systématiquement : les frais réels. Derrière cette notion se cache une manière bien particulière de rembourser les dépenses liées aux déplacements professionnels des salariés. Pour en savoir plus, notre guide complet vous dira tout ce qu'il faut savoir sur le calcul des frais réels pour vos prochaines notes de frais.

Que sont les frais réels ?

Il s'agit d'une méthode de remboursement des frais professionnels. Lors d'un déplacement, le salarié avance sur sa trésorerie personnelle des dépenses qui seront ensuite remboursées par son entreprise. Dans le cadre du remboursement aux frais réels, l'employeur doit rembourser au centime près les fonds avancés par le salarié, à partir du moment où la note de frais est validée et conforme aux règles fiscales et aux règles de dépenses internes de l'entreprise.

Les frais réels sont une des deux méthodes de remboursement qui existent en entreprise. La seconde s'appelle le ​​« forfait » ou le « barème ». L'employeur avance alors un montant fixe au salarié selon un barème actualisé tous les ans par l'URSSAF, qu'il est libre de dépenser comme il l'entend.

Quelles dépenses professionnelles sont éligibles aux frais réels ?

Toutes les dépenses engagées par le salarié peuvent être remboursables par l'employeur sous les conditions suivantes :

  • que la dépense soit motivée par la mission professionnelle (par exemple un repas au restaurant lors d'une journée de déplacement à la rencontre de clients) ;
  • que la dépense soit conforme à la politique interne de l'entreprise si elle existe (par exemple, réserver un hôtel auprès de fournisseurs préapprouvés) ;
  • que la dépense soit raisonnable (par exemple une voiture de location milieu de gamme et non pas une berline de luxe) ;
  • que la dépense soit justifiée par un reçu ou une facture avec toutes les mentions en vigueur.

Si les dépenses sont éligibles, elles seront donc remboursées intégralement et seront exonérées de charges sociales. Pour cela, le salarié doit se conformer aux processus en place dans son entreprise : remplir à la main un tableur Excel, compléter un PDF, se connecter à un outil interne sur un intranet, ou encore utiliser une application professionnelle pour gagner un maximum de temps et de productivité.

Comment calculer les frais réels ?

À partir du moment où la dépense est éligible, la loi impose son remboursement par l'employeur. Il n'y a donc ici aucun calcul particulier à faire. Dans certains cas, l'employeur peut toutefois décider d'un plafond selon les catégories de dépenses. S'il fixe un montant de 120 euros par nuit d'hôtel, par exemple, et que le salarié en dépense 150, 30 euros seront donc à sa charge.

À noter toutefois qu'un calcul peut toutefois être nécessaire en ce qui a trait à la TVA. En effet, l'employeur peut déduire la TVA des frais professionnels. Il est donc nécessaire d'en calculer le total sur les montants remboursés. C'est une démarche qui peut d'ailleurs être chronophage lorsqu'elle est faite à la main ou sur Excel.

Frais réels et barème kilométrique

Un collaborateur en déplacement peut être amené à utiliser son véhicule personnel. Il pourra alors en demander le remboursement selon un barème kilométrique mis en place par les pouvoirs publics. C'est une indemnité qui comprend l'ensemble des charges liées à l'utilisation de la voiture, dont l'amortissement, l'assurance, l'entretien, le carburant et l'usure générale. Le calcul prend en compte deux grands facteurs : la puissance fiscale du véhicule et la distance parcourue.

Puissance administrative (en CV)

Distance (d) jusqu'à 5 000 km

Distance (d) de 5 001 km à 20 000 km

Distance (d) au-delà de 20 000 km

3 CV et moins

d x 0,456

(d x 0,273) + 915

d x 0,318

4 CV

d x 0,523

(d x 0,294) + 1 147

d x 0,352

5 CV

d x 0,548

(d x 0,308) + 1 200

d x 0,368

6 CV

d x 0,574

(d x 0,323) + 1 256

d x 0,386

7 CV et plus

d x 0,601

(d x 0,340) + 1 301

d x 0,405

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Selon une enquête SAP Concur, seul 1 employé sur 3 ne commettrait jamais de fraude

 

Frais réels : attention aux fraudes

En cas de contrôle de l'URSSAF, si une fraude est avérée, l'entreprise pourra être amenée à rembourser des cotisations sociales non payées. La fraude peut être à l'initiative :

  • de l'employeur qui cherche à minimiser ses sorties de trésorerie. Il peut aussi utiliser les notes de frais comme d'un complément de salaire pour éviter de payer des cotisations sociales.
  • du salarié qui cherche à se faire rembourser plus que ce qu'il a réellement dépensé, via de multiples stratagèmes (faux reçus, mauvais calculs dans les frais kilométriques, dépenses à des fins personnelles, etc.).

La mise en place d'un logiciel métier assure une traçabilité et une conformité unique, en plus d'un haut niveau de sécurité, afin de limiter le risque des fraudes.

Les frais réels représentent une gestion quotidienne qui peut être chronophage et épuisante pour les entreprises. Il faut passer à travers des tickets de caisse à l'encre qui s'efface, des reçus illisibles et des factures froissées. Mobiliser autant d'énergie pour un sujet qui peut largement s'automatiser n'a plus vraiment de sens aujourd'hui. C'est pourquoi l'adoption d'un outil professionnel change la donne pour faire de la gestion des frais réels une stratégie agile, digitale et créatrice de valeur.

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