Frais de déplacement
Déplacement professionnel : faut-il choisir les indemnités kilométriques ou la voiture de fonction ?
Pour les collaborateurs qui sont en déplacement, il est utile de s'interroger sur la meilleure solution à retenir concernant le moyen de locomotion. Faut-il privilégier une voiture de fonction, avec les avantages qui vont avec ? Ou bien payer des indemnités kilométriques pour chaque kilomètre parcouru à but professionnel ? Cette question n'est pas toujours simple à trancher, car elle dépasse le cadre purement économique et concerne aussi votre politique RH. Explications.
- Les avantages des indemnités kilométriques
- Les avantages de la voiture de fonction
- Dans quel cas choisir les indemnités kilométriques ?
- Dans quel cas choisir la voiture de fonction ?
Les avantages des indemnités kilométriques
Les indemnités kilométriques consistent à rembourser à vos salariés les coûts liés à un déplacement lorsqu'ils utilisent une voiture personnelle pour une mission professionnelle. Les indemnités sont calculées selon un barème de l'URSSAF, régulièrement mis à jour, et qui comprend les frais d'essence, mais aussi l'amortissement du véhicule, sa maintenance et son fonctionnement. Lorsque vos collaborateurs utilisent un véhicule personnel pour des trajets professionnels, le calcul est assez simple (et souvent automatisé avec le bon outil) avec un barème des indemnités kilométriques qui s'impose à tous. À noter que le barème des indemnités kilométriques est régulièrement mis à jour pour tenir compte de l'augmentation du coût de la vie.
De plus, grâce aux indemnités kilométriques, votre entreprise n'a pas à acheter ou à louer un véhicule de fonction. C'est une économie supplémentaire, et aussi une logistique en moins à gérer pour vos équipes (maintenance du véhicule, révision, assurances, processus internes en cas de panne ou d'accident, etc.).
Enfin, dernier avantage à considérer : les indemnités kilométriques sont des frais qui ne sont pas soumis à l’impôt et aux charges sociales.
Les avantages de la voiture de fonction
La voiture de fonction est un véhicule qui est mis à la disposition d’un salarié ou d'un dirigeant pouvant l’utiliser à des fins professionnelles comme personnelles. C'est souvent le cas pour les dirigeants, mais aussi pour les collaborateurs dont la mission requiert de nombreux déplacements, comme les commerciaux itinérants par exemple. La voiture de fonction peut même être un levier de fidélisation des salariés, et aussi un avantage qui peut attirer de nouveaux candidats en cas d'hésitation entre deux postes équivalents. C'est aussi un symbole du prestige social en lien avec un métier pour les personnes qui y sont attachées.
À noter que si le véhicule de fonction est strictement réservé à des trajets professionnels, il ne constitue pas un avantage en nature.
Dans quel cas choisir les indemnités kilométriques ?
Pour faire le bon choix, il faut prendre en compte :
- la fréquence des déplacements ;
- le nombre de salariés qui se déplacent ;
- la distance annuelle parcourue.
En général, pour des déplacements occasionnels, souvent de l'ordre de moins de 3 000 kilomètres par an, les indemnités kilométriques constituent la meilleure option, tant d'un point de vue organisationnel que financier. Il est aussi pertinent de choisir les indemnités kilométriques si vous disposez d'un logiciel de gestion des frais professionnels pour vous faciliter le travail, et limiter la perte de temps liée au calcul et au suivi des frais kilométriques.
D'autre part, rien ne vous empêche de choisir une option intermédiaire en ayant une flotte de véhicules professionnels que vous pouvez mettre à la disposition de vos salariés en déplacement, en particulier pour les longs trajets. Les frais liés aux péages, au stationnement et au carburant pourront ainsi être remboursés aux frais réels, alors que l'usage, l'amortissement et la maintenance du véhicule restent la responsabilité de l'employeur avec des voitures uniquement utilisables pour des raisons professionnelles.
Dans quel cas choisir la voiture de fonction ?
À l'inverse des indemnités kilométriques, la voiture de fonction est utile pour les salariés qui se déplacent souvent et qui parcourent de longues distances. C'est un avantage conséquent, notamment lorsque les collaborateurs sont souvent sur la route et résident loin du bureau ou du siège social. En mettant une voiture à leur disposition, l'entreprise facilite leur quotidien et simplifie sa gestion opérationnelle des frais de déplacement. La voiture de fonction est aussi un avantage en nature pour attirer les meilleurs talents (dont le montant évalué en euros est soumis aux charges sociales et à l'imposition sur revenus).
Pour vos déplacements professionnels, il est important de faire les bons choix en termes de moyens de transport, mais aussi concernant les outils à choisir pour gérer les frais professionnels afférents. Une plateforme métier peut ainsi faciliter la gestion des notes de frais, et même calculer les frais kilométriques automatiquement. De quoi éviter les risques de fraude et faciliter les tâches des salariés en déplacements, ainsi que le travail de votre direction administrative et financière en matière de gestion des frais professionnels.
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