Contrôle des coûts de l’entreprise
Dépenses professionnelles : ce qu'il faut inclure dans une politique interne
La maîtrise des dépenses professionnelles est un enjeu clé pour les entreprises, quelle que soit leur taille. Mettre en place des règles claires pour encadrer, gérer et suivre ces frais permet non seulement d’assurer une gestion saine, mais aussi de renforcer la transparence et la confiance au sein des équipes.
L’adoption d’une politique de dépenses claire et cohérente constitue un levier de performance. Elle facilite la conformité des collaborateurs, simplifie les processus de validation et garantit une application homogène des règles de remboursement. Bien conçue, cette politique devient un véritable outil de pilotage, au service de la rigueur budgétaire, de l’efficacité opérationnelle et de la satisfaction des salariés.
Qu'est-ce qui est considéré comme une dépense professionnelle ?
Les dépenses professionnelles couvrent tous les frais habituels liés au fonctionnement quotidien d'une entreprise, quelle que soit sa taille. Bien qu'il existe différents types de dépenses professionnelles, celles liées aux activités des collaborateurs, en particulier les voyages professionnels, sont parmi les plus répandues et doivent être explicitement décrites. Des règles et directives claires pour la soumission des dépenses et les procédures de remboursement doivent être fournies, garantissant aux employés et aux gestionnaires une compréhension transparente de la gestion des dépenses.
Comprendre vos dépenses professionnelles est essentiel pour évaluer la santé globale de votre entreprise. L'organisation et le suivi précis des dépenses vous permettent de déterminer le bénéfice net, le revenu imposable et d'autres éléments cruciaux nécessaires à une gestion financière efficace. Cette clarté permet une planification stratégique et une prise de décision financière au sein de l'organisation.
Quels sont les types de dépenses en entreprise ?
Les dépenses professionnelles peuvent être classées en trois types principaux :
- Fixes. Ces dépenses restent les mêmes d'une année fiscale à l'autre, comme le loyer et l'assurance. Elles sont souvent appelées frais généraux.
- Variables. Ces dépenses peuvent différer d'une période à l'autre ou au sein d'une même période. Les services publics et les frais d'expédition sont des dépenses variables courantes. Les voyages et autres dépenses professionnelles des employés entrent dans ce type de dépenses.
- Périodiques. Ces dépenses ne se produisent pas à chaque période de déclaration et peuvent être des dépenses ponctuelles ou occasionnelles, comme des réparations d'urgence ou des primes annuelles.
Différentes catégories de dépenses professionnelles
Les catégories de dépenses professionnelles sont de larges classifications qui regroupent des dépenses communes. Parmi les catégories de dépenses les plus courantes figurent :
- La rémunération.
- Les avantages sociaux des employés.
- Les dépenses générales.
- Le marketing et la publicité.
- La recherche et le développement.
- Les coûts liés aux voyages.
- Le développement professionnel.
Les catégories de dépenses liées aux employés, comme les voyages, doivent être détaillées dans votre politique. Cela comprend diverses sous-catégories comme le transport, l'hébergement, les dépenses de travail à distance, les repas et les frais de divertissement, et plus encore. Voici quelques-unes de ces catégories et la liste des dépenses professionnelles pour chacune :
- Dépenses liées aux voyages.
- Transport (voyages aériens, ferroviaires et routiers).
- Transports en commun, taxis/location de voitures, covoiturage.
- Barème remboursement kilométrique.
- Frais de réservation d'agence.
- Repas.
- Autres dépenses liées aux voyages.
- Frais de bagages.
- Stationnement.
- Frais de change.
- Frais de visa.
- La location/utilisation d'un GPS.
- Dépenses d'hébergement.
- Hôtels.
- Airbnb et autres locations ou options d'hébergement alternatives.
- Indemnité de déplacement.
- Blanchisserie et/ou nettoyage à sec.
- Pourboires.
- Stationnement.
- Dépenses de travail à distance.
- Mobilier de bureau.
- Matériel informatique, logiciels et équipements.
- Papeterie.
- Électricité.
- Assurance habitation.
- Connexion internet.
- Déjeuners de réunion virtuelle.
- Dépenses de repas.
- Boissons et/ou collations pour les réunions.
- Repas d'affaires pour les réunions.
- Boissons et/ou collations individuelles.
- Repas individuels – petit-déjeuner, déjeuner et dîner.
Il existe d'autres types de dépenses professionnelles qui peuvent également être incluses dans votre politique de remboursement des dépenses :
- Frais d'adhésion à une association professionnelle.
- Frais d'inscription aux conférences et salons professionnels.
- Frais postaux à des fins professionnelles.
- Assurance.
- Admission aux conférences/séminaires/formations.
- Frais d'expédition.
En plus des catégories de dépenses, votre politique devrait énumérer les éléments qui ne sont pas éligibles à la couverture par votre politique de dépenses. Ceux-ci comprennent :
- Contenu du mini-bar dans les hôtels.
- Vêtements.
- Amendes de stationnement.
- Dommages aux véhicules personnels.
- Perte/vol de biens.
4 étapes simples pour moderniser votre politique de dépenses
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Ebook Moderniser la politique de dépensesCréation d'une politique de dépenses professionnelles efficace
Comment devriez-vous commencer à élaborer une politique de dépenses professionnelles efficace ? Cela commence par une compréhension claire des objectifs que vous voulez que la politique transmette.
Assurez-vous que les principales parties prenantes sont engagées dans la conversation. Les services RH et Finance devraient jouer un rôle clé. Il en va de même pour les départements qui sont des utilisateurs fréquents d'une politique.
Impliquer les principales parties prenantes dans la planification, le développement et la révision de votre politique assure l'adhésion et une approche pratique de ce que la politique devrait transmettre.
Voici quelques considérations clés à inclure dans le développement de votre politique de dépenses :
- Identifiez des catégories claires. Assurez-vous que les catégories reflètent la façon dont votre organisation fait des affaires. Les employés doivent comprendre les catégories et pourquoi certaines dépenses entrent dans chacune d'elles.
- Soyez simple et clair. Un langage précis aide à prévenir les sentiments difficiles ou la confusion lors des demandes de remboursement.
- Définissez les processus d'approbation. Assurez-vous que les personnes concernées savent comment déposer leurs dépenses et qui les approuvera. Ces processus doivent être transparents et inclure les directives pour contester une dépense rejetée.
- Communiquez. Que vous développiez une politique pour la première fois ou que vous mettiez à jour une politique existante, la communication est primordiale. Les employés doivent comprendre pourquoi les politiques sont nécessaires, comment elles affectent les budgets et la gestion, et les rôles importants que jouent les employés dans l'utilisation réussie des politiques.
- Mettez à jour régulièrement. Une politique de dépenses efficace évolue avec le temps. Par exemple, avant la pandémie de COVID-19, il y avait très peu de directives sur le travail à distance et les entreprises avaient peu de règles sur les dépenses de travail à domicile qui étaient couvertes.
- Intégrez les systèmes. Recherchez des solutions qui intègrent votre gestion des dépenses, la paie et les systèmes comptables pour des opérations commerciales fluides et efficaces.
- Vérifiez les réglementations. Il existe une myriade de réglementations qui régissent les dépenses des employés, en particulier les règles de l'URSSAF. S'assurer que vos directives restent conformes aux réglementations en vigueur est cruciale.
Comment suivre les dépenses professionnelles
Cette liste n'est qu'un début. Si vous avez déjà élaboré une politique de dépenses pour votre entreprise, consultez cet ebook et découvrez 4 étapes simples pour moderniser votre politique de dépenses.
L'automatisation est la clé pour débloquer la visibilité sur la façon dont votre argent est dépensé.
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