Succès pour la 3ème édition du forum Concur Ulyssetravelday 2010 :

Plus de 200 acteurs du Secteur Public réunis autour de la dématérialisation de la gestion de frais professionnels !

Paris (France), le 14 juin 2010 -- CONCUR ETAP-ON-LINE, N°1 en France et en Europe pour la gestion des déplacements professionnels, a reçu 200 décideurs du Secteur Public et du voyage d’affaires lors du forum Concur Ulyssetravelday 2010, le 28 mai dernier à Paris. Cet événement est le seul à rassembler les acteurs du Secteur Public sur le thème de la gestion des déplacements professionnels. Placé sous le signe de la convivialité, il est l’occasion pour chacun de développer son réseau, d’échanger sur les problématiques du moment, ou encore de trouver des réponses à des questions spécifiques. Concur Etap-On-Line, qui propose des solutions sur mesure pour le secteur public, est fier de ce forum devenu un incontournable de l’industrie du voyage d’affaires. Le village « partenaires » réunissait les chefs de file du marché tels que AMERICAN EXPRESS, AMADEUS, AIRPLUS International, BNP PARIBAS, CARLSON WAGONLIT TRAVEL ainsi que l’AFTM, l’APECA et A.Régie.

Cette année, le forum a mis en avant la dynamique et l’avancée de la dématérialisation des Organismes Publics, Collectivités Territoriales et Administrations en matière d’achat de voyages et de gestion des frais de déplacement. Ces progrès ont été réalisés sous l’impulsion de Concur Etap-On-Line qui est le premier à aborder la problématique de la dématérialisation de la gestion des Frais de Mission auprès des acteurs du Secteur Public. En effet, certains organismes publics sont accompagnés par Concur Etap-on-Line depuis presque 10 ans dans leur transformation.

Tables rondes et témoignages

Les tables rondes qui ont réuni chefs de projets, utilisateurs et experts du secteur public ont été l’occasion d’échanger sur les meilleures pratiques dans les Collectivités Territoriales, Administrations et Organismes Publics. Les participants ont ainsi bénéficié de retours d’expérience inédits sur les projets pilotes en cours et sur les évolutions majeures en matière de dématérialisation des états de frais :

  • La Direction Générale des Finances Publiques a annoncé le succès des pilotes sur la dématérialisation complète de la gestion des Etats de Frais (notes de frais) : une grande première en France qui s’est jouée avec les solutions Concur ! Fruit d’une volonté et d’un investissement de longue haleine dans le domaine du secteur Public qui s’est renforcé depuis le rapprochement d’Etap-On-Line à Concur, ces pilotes, le Département du Nord (secteur local) et le Ministère de l’Education Nationale (secteur état) ont déjà ouvert la voie à de nouveaux projets de dématérialisation au sein des entités du secteur public.
  • Le Département du Nord, compte à ce jour 3 000 agents utilisateurs réguliers de l’outil Concur Ulysse Travel & Expenses, à savoir les modules Notes de Frais et Ordres de Mission. Avec la sécurisation des procédures, la réduction significative des délais de remboursement des agents et des coûts de gestion, ce département considère aujourd’hui que les premiers objectifs sont atteints. Les prochains travaux prévus sont la dématérialisation complète de la note de frais et le passage en mode internet.
  • Pour le Ministère de l’Education Nationale, ce sont 200 000 agents qui se déplacent et 300 000 états de frais dématérialisés à ce jour. Le ministère, qui a fait le choix du mode ASP dès le début de son projet, à mis en place les modules Notes de Frais et Ordres de Mission. Il est également pilote de la dématérialisation complète de la note de frais permettant de s’affranchir totalement des éditions papier, levier d’économie majeur. Grâce à la mise en place d’un outil unique sur les académies et le ministère, les bénéfices de cette dématérialisation sont la réduction des coûts, la réduction des délais de remboursement des agents et l’application de la politique voyage. Un exemple concret d’optimisation des coûts est la réduction des déplacements au profit des réunions en web conférence. Le ministère souhaite aujourd’hui aller plus loin dans la dématérialisation en mettant en place la facture centralisée via la carte logée et la connexion aux outils de réservation en ligne.
  • Il y a trois ans, la DGAC (12 000 collaborateurs et de très nombreux déplacements en France et à l’international) a décidé, de lancer un projet global d’optimisation des frais de déplacement. Après la définition d’une politique voyage harmonisée au sein des 40 entités de la DGAC, est intervenu le choix d’un outil qui permettrait de donner une vision complète des déplacements et de favoriser l’application de la politique voyage. Pour la DGAC l’enjeu était double : la mise en place d’une politique voyage pour tous en parallèle de la mise en place d’un outil, là où il y avait autrefois uniquement du papier. Aujourd’hui le taux d’utilisation de l’outil est très élevé, les délais de remboursement ont été réduits et la politique voyage est harmonisée et globalement acceptée. La DGAC qui utilise les modules Ordres de Mission complété par la remontées des propositions Agences de Voyage, Notes de Frais et Facturation Centralisée de la solution Concur Ulysse Travel & Expenses, souhaite prolonger la dématérialisation en installant le module permettant la connexion aux outils de réservation en ligne qui nécessitera la migration de la solution en mode ASP (internet).
  • Pour la Région Bretagne, qui compte aujourd‘hui 4 000 agents, la réflexion est née de l’augmentation considérable des effectifs (des effectifs multipliés par 10 en quelques années). Il a fallu passer d’une gestion manuelle à une industrialisation de la gestion des états de frais. Les modules fonctionnels mis en place sont l’Ordre de Mission et la Note de frais mais également l’interface de liquidation comptable avec Grand Angle. La région a relevé un défi supplémentaire puisqu’elle a pu mettre en place un outil unique dans plus de 100 sites dont les écoles et les collèges. Les processus ont pu être rationnalisés et homogénéisés permettant notamment d’atteindre un des objectifs clés de la démarche : la réduction des délais de remboursement qui sont passés entre de 2 à 3 mois à environ 15 jours. Pour poursuivre ce processus de dématérialisation, la région Bretagne souhaite mettre en place la dématérialisation complète des états de frais dans l’outil XeMelios, donc la disparition complète du papier.
  • Le Conseil Général de Meurthe et Moselle qui est le premier Conseil Général à avoir opté pour un mode ASP (internet), a mis en place les modules Notes de Frais et Ordres de Mission. Avec 3 000 agents, les bénéfices principaux de cette dématérialisation sont la réduction des délais de remboursement et la réduction des coûts. L’un des challenges majeurs de ce projet aura été la gestion de tous les types de population au sein d’un même outil, des assistantes maternelles aux élus en passant par les personnels des collèges. La dématérialisation se prolongera par la dématérialisation complète du processus de Notes de Frais.

 

Nouvelle Ergonomie Concur Ulysse T&E, en avant première Pour Concur Etap-On-Line, le forum a été l’occasion de présenter en avant-première la nouvelle version V7 de la solution Concur Ulysse Travel & Expenses. Grâce à une nouvelle ergonomie mais également une série d’évolutions techniques majeures telles que l’intégration des technologies web 2.0, la solution gagne en facilité d’utilisation, en performance et en robustesse. Plus évolutive la solution sera aussi bientôt utilisable via les plateformes mobiles. Encore plus intuitive et plus rapide, cette nouvelle version doit stimuler l’adoption par les utilisateurs, favorisant les optimisations et les économies recherchées à travers sa mise en place.

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