Quel est le rôle de l’audit interne dans la gestion des risques de fraude ?

La gestion des notes de frais et des déplacements professionnels reste un point de vigilance majeur pour les directions financières et les équipes d’audit interne. Ce sont souvent des montants modestes, traités en volume, mais qui concentrent une grande partie des risques lors d’un contrôle URSSAF : justificatifs manquants, dépenses hors politique, remboursements assimilables à des avantages en nature ou indemnités mal encadrées.

Dans ce contexte, l’audit interne joue un rôle concret et opérationnel. Il ne s’agit pas seulement de vérifier que les règles existent, mais de s’assurer qu’elles sont appliquées, comprises et traçables. L’objectif est clair : réduire les zones grises, détecter les anomalies avant qu’elles ne deviennent un risque financier ou social, et sécuriser l’entreprise face à des contrôles de plus en plus techniques et documentés.

L’évolution de l’audit interne

Avec les avancées technologiques, l’audit est passé des processus manuels à l’automatisation, à l’analyse des données et aux rapports en temps réel. Ces outils permettent aux auditeurs internes de surveiller les dépenses en continu, facilitant la détection des anomalies dès qu’elles surviennent.

La meilleure façon de réaliser un audit interne est d’examiner 100 % des notes de frais. Cependant, le faire manuellement est fastidieux et coûteux en temps et en ressources. Les solutions automatisées, comme celles proposées par SAP Concur, offrent des analyses en temps réel et une visibilité accrue sur les données de dépenses. Cela aide à suivre les comportements de dépenses et à identifier les zones à risque avant qu’elles ne deviennent problématiques. L’automatisation contribue également à réduire les erreurs humaines et à améliorer la précision.

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Identification et atténuation des risques de fraude

Le rôle fondamental de l’audit interne est d’identifier et de réduire les risques de fraude. En mettant en place des procédures robustes, il est possible de détecter plus facilement les activités frauduleuses et de prendre des mesures correctives :

• Identification proactive des risques : vérifier la conformité des pratiques (paie, remboursement, dépenses raisonnables, avantages en nature, exonérations).

• Mise en place d'actions correctives : corriger les failles avant qu'elles ne soient détectées par l'URSSAF.

• Sécurisation des déclarations : s'assurer de la bonne application des règles et de la complétude des justificatifs, de leur documentation et des archives.

Les auditeurs internes utilisent diverses techniques pour repérer les schémas frauduleux, notamment :

• Surveillance des transactions : examen régulier des dépenses pour détecter les incohérences (ex. dépenses hors politique).

• Détection des anomalies : utilisation de l’analyse des données pour repérer des transactions atypiques.

• Reconnaissance des schémas : identification des comportements suspects répétés dans les rapports de dépenses ou chez certains employés.

Les solutions SAP Concur, grâce à des algorithmes enrichis par l’IA, permettent de détecter en temps réel les anomalies et les comportements suspects. Par exemple, des alertes automatisées peuvent signaler des dépenses en double ou non conformes, facilitant la prévention des pertes financières.

Exemples courants de fraudes

Les fraudes dans les notes de frais et les voyages d’affaires sont malheureusement fréquentes. Une enquête Pulse commandée par SAP Concur a révélé que 65 % des voyageurs d’affaires ont admis avoir soumis des dépenses douteuses. Voici quelques types de fraudes courantes: 

• Fraude par dépenses mal caractérisées : déclaration de dépenses personnelles comme professionnelles (ex. frais de golf pour loisirs, lignes téléphoniques familiales, repas avec amis présentés comme réunions d’affaires).

• Fraude par fausses déclarations : soumission de reçus falsifiés ou volés pour gonfler les dépenses (ex. création de faux reçus, modification des montants).

• Fraude par gonflement des montants : exagération de dépenses réelles pour obtenir un remboursement plus élevé (ex. retour partiel d’achats après remboursement).

• Fraude par double soumission : soumission du même reçu plusieurs fois, parfois à différents approbateurs, pour éviter la détection.

Bonnes pratiques pour l’audit interne

Pour maximiser l’efficacité de la prévention des fraudes, les organisations doivent adopter les meilleures pratiques suivantes :

• Mettre en place des solutions automatisées : elles réduisent la charge manuelle et permettent une surveillance proactive.

• Établir des politiques claires : définir des règles précises sur les dépenses acceptables et les justificatifs requis.

• Effectuer des audits réguliers : planifier des contrôles périodiques pour ajuster les stratégies.

• Former et sensibiliser les employés : organiser des sessions pour expliquer les risques et les conséquences.

• Analyser les tendances des données : utiliser l’analyse pour repérer des anomalies ou des comportements inhabituels.

Créer une culture de conformité

Pour lutter efficacement contre la fraude, il est essentiel d’adopter des outils automatisés et des pratiques favorisant une culture de conformité. Les solutions SAP Concur, associées à ces bonnes pratiques, permettent de détecter et de prévenir la fraude, renforçant ainsi la sécurité financière de l’entreprise.

FAQ

Pourquoi les notes de frais sont-elles un sujet sensible lors d’un contrôle URSSAF ?

Parce qu’elles peuvent être requalifiées en avantages en nature ou en éléments de rémunération si les règles, justificatifs ou plafonds ne sont pas respectés.

Quel est le rôle concret de l’audit interne sur les notes de frais ?

Vérifier l’application réelle des règles, identifier les anomalies et sécuriser les pratiques avant un contrôle externe.

Quelles fraudes ou erreurs sont le plus souvent détectées ?

Dépenses personnelles déclarées comme professionnelles, doublons, montants gonflés et justificatifs incomplets ou incohérents.

Pourquoi l’automatisation est-elle clé pour l’audit des dépenses ?

Elle permet d’analyser 100 % des notes de frais, de détecter les écarts en continu et de limiter les erreurs humaines.

Comment réduire durablement le risque URSSAF sur les frais professionnels ?

En combinant politiques claires, contrôles réguliers, outils automatisés et sensibilisation des collaborateurs.

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