7 règles de politique de carte bancaire professionnelle à mettre en œuvre

Les entreprises doivent surveiller leurs finances pour protéger leur résultat net et favoriser leur croissance. Les bonnes pratiques en matière de politique de voyages d'affaires exigent généralement une politique d’usage des cartes corporate. Une politique claire de carte de crédit d'entreprise est indispensable et, comme pour la plupart des processus, la concevoir de manière proactive est la clé du succès.

Qu'est-ce qu'une politique de carte de crédit d'entreprise ?

Rembourser les notes de frais des collaborateurs peut être chronophage et frustrant pour ceux qui doivent attendre leur argent. Lorsqu'une entreprise fournit des cartes bancaires à ses employés, il est essentiel de définir les attentes quant à leur utilisation. Une politique de carte de crédit d'entreprise offre plusieurs avantages convaincants, notamment :

• Augmenter la responsabilité des employés.
   
• Diminuer le risque d'utilisation abusive de la carte.
   
• Améliorer la transparence des dépenses.
   
• Aider à contrôler les coûts des dépenses.
   
• Réduire la confusion des employés dans la gestion des dépenses.

Des règles solides peuvent aider les entreprises à maîtriser les coûts, à voir où l'argent est dépensé et à protéger la viabilité à long terme de l'organisation.

Quelles sont les règles les plus importantes à inclure dans votre politique de carte bancaire d'entreprise ?

Ne pas élaborer clairement des règles pour les cartes corporate peut créer des situations problématiques pour les équipes.

Voici 7 composantes qui devraient entrer dans l'élaboration d'une politique hautement efficace.

Décider des critères d'éligibilité

Qui a besoin d'une carte d'entreprise ? Le choix des personnes qui reçoivent une carte de crédit d'entreprise devrait être basé sur des facteurs tels que :

• Le rôle professionnel. Les commerciaux, par exemple, utilisent généralement une carte d'entreprise.
   
• Le niveau de responsabilité. Les employés ou middle managers n'ont probablement pas besoin d'une carte contrairement à un directeur.
   
• La nécessité de voyager. Les employés qui travaillent à distance ou au bureau à temps plein peuvent ne pas avoir besoin d'une carte corporate. En revanche, cela pourrait avoir du sens pour le responsable des événements et d'autres employés qui voyagent dans le cadre de leur travail d'en avoir une.

Définir les utilisations acceptables

Qu'est-ce qui est approuvé pour être payé avec une carte de crédit d'entreprise et qu'est-ce qui ne l'est pas ? Plus vous pourrez répondre succinctement et précisément à cette question, moins l'entreprise risquera de se retrouver avec des dépenses indésirables sur la carte.

Établissez des limites claires pour les voyages d'affaires, l'hébergement, le stationnement et les repas au restaurant.

Répondez aux questions courantes comme « Puis-je payer de l'alcool avec la carte de l'entreprise ? » Aborder de manière proactive les dépenses potentielles peut vous épargner des problèmes et de l'argent à long terme.

Attribuer des limites

Établir des plafonds de paiement est essentiel pour garder sous contrôle les dépenses indésirables ou non approuvées. Prenez en compte l'utilisation que l'employé fera de la carte. Par exemple, une personne qui voyage beaucoup pour le travail peut avoir besoin d'un plafond de paiement plus élevé que quelqu'un qui utilise sa carte d'entreprise uniquement pour les dîners d'équipe trimestriels.

Établir la documentation requise pour les dépenses

Comment suivre les dépenses et les rendre conformes à la politique de l'entreprise et aux règles de l'URSSAF ? Une façon courante est d'exiger des reçus et notes de frais. 

Heureusement, il existe des outils pour aider à rendre ce processus plus automatisé et moins chronophage qu'auparavant. Des exigences de documentation cohérentes, comme la façon de déclarer les dépenses, quand elles doivent être déclarées et à qui elles doivent être déclarées, devraient être incluses dans la politique de carte de crédit d'entreprise.

Déterminer les responsabilités du titulaire de la carte

Expliquer ce que l'entreprise attend de l'employé concernant la carte d'entreprise est un autre élément crucial de la politique. Ils devraient accepter de ne l'utiliser que pour les fins autorisées, de rester dans les limites des directives de dépenses et de fournir la documentation requise sur leurs notes de frais.

Établir les conséquences du non-respect des règles

Vous avez établi une politique complète de carte de crédit d'entreprise par écrit. Et maintenant ?

Que se passe-t-il si un employé dépasse la limite de sa carte, l'utilise pour des dépenses personnelles ou ne fournit pas de documentation ? Abordez clairement la non-conformité lorsque vous élaborez la politique. Recevront-ils un avertissement écrit ? Perdront-ils leurs privilèges de carte ? Feront-ils face à des mesures disciplinaires ?

Obtenir l'accord écrit du titulaire de la carte

Une fois que vous avez défini les détails de la politique, créez un formulaire d'autorisation et obtenez la signature de chaque titulaire de carte confirmant qu'il l'a reçue et lue. La signature reconnaît que l'employé comprend les conditions, les suivra et est conscient qu'il peut faire face à des conséquences négatives en cas d'utilisation abusive de la carte.

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Créer une politique de carte de crédit d'entreprise réussie

Une politique bien conçue qui régit la façon dont les employés utilisent leurs cartes d'entreprise est une stratégie importante pour les entreprises qui veulent protéger leur santé financière. C'est un élément essentiel d'un système complet de gestion des dépenses et des voyages.

En rédigeant de manière proactive une politique de carte de crédit d'entreprise, en partageant ouvertement les exigences et en les faisant respecter par les employés, on contribue à rationaliser la gestion des dépenses et à minimiser le risque d'utilisation abusive.

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