L’expérience employé
Guide complet 2026 : le nouveau système des entrées/sorties (EES) de l'Union Européenne
Finis les tampons à l'encre sur les passeports et les calculs manuels incertains des 90 jours. Depuis le 12 octobre 2025, l'Europe a basculé dans l'ère de la frontière intelligente. Pour les voyageurs d'affaires et les directions financières, ce changement n'est pas qu'une simple formalité technique : c'est un enjeu de conformité légale et d'efficacité opérationnelle. Alors que le déploiement sera total d'ici avril 2026, êtes-vous prêts à naviguer dans ce nouvel écosystème ?
Qu’est-ce que le système des entrées/sorties (EES) ?
Le système des entrées/sorties (ou Entry/Exit System) est une base de données centrale automatisée qui enregistre les voyageurs en provenance de pays tiers (non UE) franchissant les frontières extérieures de l’Espace Schengen.
L'EES remplace l'ancien système de compostage manuel des passeports. Il s'agit d'un dispositif de haute technologie conçu pour surveiller en temps réel la durée de séjour des visiteurs et renforcer la sécurité intérieure de l'Union européenne. Il centralise les données sur une plateforme unique accessible aux autorités frontalières de 29 pays européens.
Qui est concerné par l'EES ?
Le système des entrées/sorties s'applique à tout ressortissant de pays tiers (hors UE et EEE) effectuant un court séjour (maximum 90 jours sur une période de 180 jours). Cela inclut :
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Les voyageurs sont soumis à une obligation de visa de court séjour.
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Les voyageurs exemptés de visa (ex: États-Unis, Royaume-Uni, Canada, Japon).
Qu’est-ce qui est enregistré ?
Lors de chaque passage à la frontière Schengen, le système collecte :
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Données d'identité : nom complet et type de document de voyage.
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Données biométriques : une photographie du visage et quatre empreintes digitales (pour le premier enregistrement).
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Détails du voyage : date et lieu d'entrée, date et lieu de sortie, ainsi que les éventuels refus d'entrée.
Quelle est la différence entre le système des entrées/sorties et l’autorisation de voyage ETIAS ?
Le système des entrées/sorties (EES) et ETIAS répondent à des logiques complémentaires. L’EES intervient au moment du passage de la frontière Schengen. Il contrôle, enregistre et vérifie la situation du voyageur en temps réel. ETIAS, dont le lancement est prévu fin 2026, est une autorisation de voyage préalable. Elle doit être obtenue avant le départ et reste valable jusqu’à trois ans, ou jusqu’à l’expiration du passeport.
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Si vous voyagez régulièrement hors d’Europe, l'ETIAS ne vous sera pas totalement étranger. Le principe est comparable à l’ESTA pour les États-Unis et à l’AVE pour le Canada : une autorisation de voyage électronique, demandée avant le départ, liée au passeport et valable plusieurs années. Elle ne remplace pas le contrôle à la frontière, mais conditionne l’embarquement et l’entrée sur le territoire. |
L'EES et l'ETIAS ont des rôles complémentaires, mais distincts.
| Système des entrées/sorties (EES) | ETIAS | ||
|---|---|---|---|
| Fonction |
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Autorisation préalable au voyage |
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| Moment | Au passage de la frontière |
Avant le départ (en ligne) |
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| Public | Tous les non européens (visas + exemptés) |
Uniquement les exemptés de visa |
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| Validité | Enregistrement valable 3 ans |
Autorisation valable 3 ans |
Points importants pour les voyageurs d’affaires :
L'EES est un contrôle de conformité pendant le voyage. Il vérifie que vous ne dépassez pas vos droits de séjour. L'ETIAS est un filtre de sécurité amont. Sans ETIAS (à partir de fin 2026), un collaborateur ne pourra même pas embarquer. Le lien : Les données de l'ETIAS seront croisées avec celles du système des entrées/sorties pour garantir une traçabilité totale.
Comment l’EES fonctionne aux frontières ?
Le passage à la frontière Schengen devient un processus hybride mêlant technologie et intervention humaine.
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Première entrée (enregistrement) : c'est l'étape la plus longue. Le voyageur doit se présenter à un agent. Le système des entrées/sorties requiert alors la capture des empreintes digitales et d'une photo faciale. Ce fichier numérique est conservé trois ans.
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Passages suivants (vérification) : si le passeport n'a pas expiré entre-temps, les passages suivants sont accélérés. Le système reconnaît les données biométriques déjà enregistrées.
Pour fluidifier le trafic, plusieurs options seront déployées, comme des bornes automatiques permettant de pré-enregistrer ses données d'identité et de scanner son passeport avant de voir l'agent, des applications mobiles (en phase de test) pour soumettre ses informations d'identité avant même d'arriver au port ou à l'aéroport, et des guichets dédiés où l'intervention d'un garde-frontière reste systématique pour valider l'entrée finale.
Impact sur l’expérience voyageur d’affaires
La mise en œuvre du système des entrées/sorties ne pèsera pas de la même manière sur toutes les entreprises. L'impact dépendra essentiellement de la nationalité de vos collaborateurs et de la composition de vos équipes internationales.
Des répercussions nulles pour les ressortissants européens
C'est un point essentiel pour les directions administratives : si votre entreprise n'emploie que des ressortissants de l'Union européenne (ou de l'Espace économique européen et de la Suisse), l'impact opérationnel de l'EES sera quasiment nul.
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Libre circulation : les détenteurs d'un passeport européen ne sont pas soumis à l'enregistrement biométrique de l'EES ni à l'autorisation ETIAS.
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Retour simplifié : en revenant au sein de l'UE après un voyage d'affaires à l'étranger, un collaborateur muni d'un passeport européen continuera d'utiliser les files prioritaires et les sas "Parafe" classiques sans aucune nouvelle démarche administrative.
Un enjeu de conformité pour les collaborateurs de pays tiers
En revanche, si votre entreprise emploie des ressortissants de pays tiers, la donne change. Ces derniers doivent impérativement se conformer au nouveau dispositif pour chaque passage de la frontière Schengen.
L'entreprise a ici un rôle d'accompagnement crucial :
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Anticipation : il faudra s'assurer que ces employés ont bien conscience des délais supplémentaires lors de leur premier enregistrement biométrique.
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Accompagnement administratif : les travel managers doivent veiller à ce que ces collaborateurs disposent des documents nécessaires pour justifier leur séjour, car le système automatisé rendra toute erreur de visa ou dépassement de durée immédiatement visible par les autorités.
Attention aux temps d'attente
Bien que l'objectif final soit l'automatisation, la phase de déploiement génère des files d'attente plus longues, notamment dans les grands hubs. Même si vos voyageurs européens ne sont pas concernés par l'EES, ils peuvent subir indirectement l'engorgement global des aéroports durant la phase de transition. Il sera toujours utile d'anticiper en prévoyant un peu plus de temps, en particulier pour les vols avec correspondance.
Comment mettre à jour la politique voyage avec le nouveau système EES
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Anticipation des délais : recommander aux collaborateurs d'arriver 3h à l'avance pour les vols internationaux impliquant une première entrée EES.
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Vérification des passeports : s'assurer que le passeport est biométrique et qu'il a une validité d'au moins 6 mois après le voyage.
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Veille ETIAS : préparer le budget (7€ par voyageur non européen ou binational qui voyage avec un passeport non européen) pour le lancement fin 2026.
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Information interne : mieux communiquer sur le fait que le tampon dans le passeport n'est plus la preuve légale de sortie, mais que l'enregistrement numérique fait désormais foi.
Des solutions comme SAP Concur permettent de centraliser les dates de voyage et de faciliter la gestion des voyages d'affaires pour les non-européens, évitant ainsi des complications juridiques pour l'entreprise, et facilitant le travail des travel managers qui n'ont plus à jongler entre emails, bases de données internes et tableaux Excel. Si le système des entrées/sorties promet à terme une fluidité accrue et une sécurité renforcée, sa mise en œuvre demande une vigilance accrue des directions de voyages d'affaires. En intégrant ces nouvelles règles dès maintenant, vous garantissez la continuité d'activité de vos équipes et une gestion sereine de la conformité européenne.
FAQ
Le système des entrées/sorties concerne-t-il tous les voyageurs d’affaires ?
Non. Il s’applique uniquement aux ressortissants de pays tiers effectuant des séjours de courte durée dans l’espace Schengen. Les citoyens de l’UE, de l’EEE et de la Suisse ne sont pas concernés.
Un collaborateur peut-il entrer dans l’espace Schengen avec un ETIAS valide mais sans respecter les règles EES ?
Non. L’ETIAS autorise le voyage, mais l’entrée effective dépend du contrôle EES à la frontière. Un dépassement de durée ou un problème de séjour entraîne un refus d’entrée, même avec un ETIAS valide.
Les données biométriques sont-elles collectées à chaque voyage ?
Non. Les empreintes digitales et la photo sont collectées lors de la première entrée après la mise en œuvre de l’EES. Les passages suivants reposent sur une vérification des données déjà enregistrées, tant que le passeport reste valide.
Que se passe-t-il si un collaborateur d'un pays tiers dépasse les 90 jours autorisés ?
Le dépassement est automatiquement détecté par le système des entrées/sorties. Il peut entraîner un refus d’entrée ultérieur, des sanctions administratives et des complications juridiques pour l’entreprise.
Comment une entreprise peut-elle limiter les risques liés à l’EES et à l’ETIAS ?
En mettant à jour sa politique voyage, en suivant précisément les dates de déplacement des collaborateurs non européens, en anticipant les délais aux frontières et en s’appuyant sur des outils digitaux de gestion des voyages pour sécuriser la conformité.
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