Frais de déplacement

OCR : la reconnaissance automatique des notes de frais !

Mickaël Boisvilliers | 26-06-2025

Au sein des entreprises, la gestion des notes de frais représente un défi récurrent pour les directions administratives et financières non équipées d’un outil adapté. Justificatifs incomplets, erreurs de saisie, documents égarés dans un processus long et fastidieux : le traitement manuel des frais professionnels est non seulement chronophage, mais aussi à faible valeur ajoutée.

Pourtant, des technologies existent depuis plusieurs années pour automatiser ces tâches répétitives. Parmi elles, l’OCR – ou reconnaissance optique de caractères – joue un rôle central. C’est dans ce contexte qu’intervient l’ocerisation. Sa définition est simple : il s’agit du processus qui permet de convertir automatiquement les informations contenues sur un reçu ou une facture en données numériques exploitables. Une solution idéale pour fluidifier la gestion des notes de frais, tout en réduisant les erreurs et en gagnant du temps.

Qu'est-ce qu'un logiciel OCR ?

OCR est un acronyme anglais qui signifie « Optical Character Recognition » ou « reconnaissance optique de caractères » en français. Il s'agit d'une technologie capable de transformer les informations présentes sur une photo, un document papier ou un PDF en un document numérique éditable. On peut le voir comme un scanner intelligent qui extrait les données des documents qu'on lui soumet.

L'ocerisation est utilisée dans de nombreux domaines. Couplée à des algorithmes d'intelligence artificielle, elle est capable de transformer n'importe quel mot ou chiffre en données actionnables. Cette solution de gestion améliore la productivité en réduisant les coûts liés à la saisie manuelle et en minimisant les erreurs. Et si on parle d'OCR, c'est que ce procédé a le pouvoir de révolutionner les notes de frais pour fluidifier tous vos processus. Cela est particulièrement avantageux pour les PME qui cherchent à optimiser leurs ressources sans investir dans des infrastructures lourdes. La facilité d’utilisation depuis un ordinateur ou tout autre appareil mobile rend l’OCR particulièrement attractif pour les entreprises de toutes tailles.

Gestion des notes de frais

Automatisez et améliorez le processus de gestion des notes de frais

Logiciel Notes de Frais

Comment fonctionne l'ocerisation ?

Sans un logiciel dédié ou une plateforme professionnelle intégrant la technologie OCR, la gestion des notes de frais se transforme rapidement en un véritable parcours du combattant, tant pour les salariés que pour les services administratifs et financiers.

  1. La collecte et la conservation précaires des justificatifs

Lors de ses déplacements, le collaborateur accumule une multitude de reçus et factures de formats variés (tickets de caisse qui s'effacent, factures d'hôtel, reçus de taxi...). Il doit les stocker précieusement, souvent dans un portefeuille ou une enveloppe, avec un risque constant de perte, de dégradation ou d'oubli. Cette charge mentale s'ajoute à ses responsabilités professionnelles principales.

  1. La saisie manuelle, chronophage et source d'erreurs

De retour au bureau, ou en fin de mois, commence la tâche fastidieuse. Le salarié doit déchiffrer chaque justificatif, puis retranscrire manuellement toutes les informations (date, fournisseur, montant HT, TVA, montant TTC, nature de la dépense) dans un tableur type Excel. Cette étape est non seulement extrêmement chronophage – du temps qui pourrait être alloué à des missions à plus forte valeur ajoutée – mais elle est aussi une source majeure d'erreurs de saisie (inversion de chiffres, mauvaise interprétation d'une devise, oubli d'une dépense). 

  1. L'assemblage physique et la transmission interne

Le salarié doit ensuite méticuleusement agrafer ou joindre chaque reçu original à sa déclaration imprimée. L'ensemble est ensuite transmis à son manager pour validation, souvent via le courrier interne, introduisant des délais supplémentaires et un risque de perte du dossier physique durant son acheminement. La traçabilité est quasi inexistante : où en est ma note de frais ?

  1. La validation managériale et les allers-retours

Le manager reçoit la note de frais et doit, à son tour, vérifier la conformité de chaque dépense par rapport à la politique de l'entreprise et l'exactitude des informations par rapport aux justificatifs. Ce contrôle manuel est également chronophage pour le manager. En cas d'erreur, de justificatif manquant ou non conforme, la note de frais est retournée au salarié pour correction, engendrant de nouveaux délais et frustrations. Une fois validée, le manager la retourne (parfois physiquement) au salarié.

  1. La transmission finale et le traitement comptable

Le salarié peut enfin transmettre le dossier complet au service chargé du traitement des notes de frais (comptabilité ou RH). Ce service effectue une dernière vérification, puis procède à la saisie des données (souvent une re-saisie) dans le logiciel comptable avant d'initier le remboursement. Ce goulot d'étranglement final retarde les remboursements et mobilise inutilement les équipes comptables.

Chaque étape de ce processus désuet comporte de nombreuses frictions : perte de temps significative à tous les niveaux, risque élevé d'erreurs et de fraudes, coûts cachés (papier, encre, temps de travail perdu), manque de visibilité sur les dépenses engagées, délais de remboursement importants impactant la trésorerie et la satisfaction des salariés, et une charge administrative globale qui pèse lourdement sur la productivité.

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Quelle application OCR pour gérer vos notes de frais ?

La reconnaissance optique de caractères facilite le traitement des notes de frais, de la création de la dépense, jusqu’à son intégration en comptabilité. L'ocerisation est capable d'extraire toutes les informations clés de la note de frais, incluant le montant total, la date (dans tous les formats, ce qui est très utile à l'étranger), la nature des frais, la devise, et la TVA le cas échéant.

Une application de gestion des notes avec OCR peut faire toute la différence. Lorsqu'une entreprise dispose d'un tel outil, tous les salariés peuvent y accéder depuis leur smartphone afin de faciliter le traitement des notes de frais :

  • le salarié ouvre l'application sur son téléphone et prend en photo le ticket;
  • les textes et les données sont extraits et automatiquement intégrés avec les bons intitulés;
  • le salarié valide le tout et peut jeter son reçu. En quelques secondes, sa dépense est enregistrée et l'information est stockée dans le cloud en toute sécurité.

L'OCR permet un gain de temps important dans la saisie des informations, mais aussi dans le contrôle et le traitement. À partir du moment où toutes les données sont validées, la note de frais intègre un workflow qui limite les erreurs en évitant de multiples manipulations des données par différentes personnes.

L’automatisation apportée par l’utilisation d’un logiciel de gestion de note de frais contribue non seulement à la dématérialisation des processus administratifs, mais aussi à une meilleure interaction avec les fournisseurs. Cela permet une gestion automatisée des frais professionnels, facilitant leur soumission en un clic et le suivi du traitement depuis la même interface. Les managers bénéficient alors d’une visibilité accrue pour examiner et approuver aisément les notes de frais depuis tout terminal. Cette approche contribue à accélérer les cycles de remboursement et à faciliter la vie des experts-comptables.

Les données sont accessibles à travers une interface sécurisée, depuis n'importe quel terminal, sans aucune perte et vos processus sont fluidifiés. Sans compter qu'une application avec OCR autonomise considérablement vos salariés en déplacement. Terminé les assistants qui doivent repasser à travers les notes de frais de leur manager. Ils peuvent se concentrer sur des projets à forte valeur ajoutée, car tout se fait en temps réel par les personnes concernées.

Si la capture par OCR est indispensable pour traiter efficacement vos notes de frais, la bonne application doit aller encore plus loin avec une gestion automatisée des frais professionnels pour les soumettre en un clic et en suivre le traitement depuis la même interface. Les managers bénéficient alors d'une visibilité accrue pour examiner et approuver aisément les notes de frais depuis tout terminal, ce qui contribue à accélérer les cycles de remboursement et à faciliter la vie des experts-comptables.

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