Frais de déplacement
Comment gérer les notes de frais de mes collaborateurs à l'international ?
Qu'il s'agisse d'une conférence, d'un grand salon professionnel, de la recherche de partenaires ou des rencontres avec des clients, les affaires se font aussi partout dans le monde. Or, que vous partiez quelques jours à Bruxelles ou au fin fond de la campagne chinoise pendant deux semaines, la problématique reste la même : que faire de ces notes de frais pour tenter de simplifier leur gestion pour les collaborateurs, les managers et les RH ? Si les notes de frais internationales nécessitent toujours un peu plus de travail que celles générées en France, on peut tout de même optimiser leurs impacts. Explications.
Anticipez les dépenses et misez sur les grandes marques
On ne gère pas de la même manière un déplacement court dans un pays frontalier et un long voyage sur un autre continent. Il faut tout de même tenter d'anticiper le plus possible afin d'avoir une meilleure visibilité financière sur le voyage et faciliter la vie des commerciaux avec leurs notes de frais. Pour cela, l'automatisation du suivi des indemnités kilométriques et la dématérialisation des tickets sont des étapes clés. Il est également crucial de connaître les erreurs à éviter lors de la digitalisation de notes de frais, pour assurer une transition en douceur vers ces nouveaux processus. C'est pourquoi les hébergements et les moyens de transport (avion ou train) devraient être réservés par des plateformes spécialisées ou des agences de voyages afin de bénéficier des meilleurs prix. Pour éviter d'importants frais bancaires liés à des achats en devises étrangères, il est fortement recommandé de limiter les dépenses sur la trésorerie personnelle des collaborateurs. Cette approche peut avoir un impact positif sur la déduction fiscale et la productivité des PME. L'entreprise peut alors payer directement les billets d'avion et les réservations d'hôtels en ligne en utilisant des outils d’automatisation tels que Spendesk ou Jenji. Toutes les grandes marques - y compris dans les pays lointains - ont des sites accessibles en anglais permettant d'organiser au mieux le déplacement. De plus, pour faciliter le remboursement des dépenses professionnelles, il est conseillé de suivre les barèmes de références, notamment en ce qui concerne les remboursements de l'URSSAF.
Une fois sur place, il reste toujours des dépenses que les collaborateurs doivent régler par eux-mêmes (repas, déplacement, etc.). Dans ce cas, et selon le pays, il peut être préférable de retirer de l'argent ou de changer des devises dont le taux applicable sera celui utilisé pour rembourser les dépenses des salariés au retour.
Quand on effectue un déplacement sur plusieurs pays, avec plusieurs devises, ou qu'on enchaîne de nombreuses rencontres, les reçus et les justificatifs ont tendance à s'accumuler. Résultat : impossible de se souvenir du type de dépense, en particulier lorsque la langue de la facture n'est pas compréhensible. C'est la raison pour laquelle, il faut tenir sa comptabilité personnelle tous les jours.
Les plus traditionnels peuvent utiliser un fichier Excel pour pointer et documenter chaque dépense, jour après jour. Pour les autres, une application mobile de gestion de frais professionnels est la solution la plus efficace. Après chaque dépense, le salarié prend en photo son reçu et la ligne de frais est automatiquement créée dans l'application. Toutes les données sont sauvegardées et synchronisées immédiatement. Non seulement les informations sont ainsi mises à jour en temps réel, mais en plus, il n'est plus nécessaire de garder les reçus papier avec soi et de perdre du temps au retour pour faire sa note de frais.
La délicate question de la TVA
En France, la TVA est récupérable sur de nombreux frais de déplacement. Mais à l'étranger, les choses peuvent être plus compliquées. Il faut distinguer deux cas de figure :
- La dépense est réalisée dans un état membre de l'Union Européenne : dans ce cas, on parle de TVA intracommunautaire. Le taux est appliqué en fonction du taux de TVA du pays où la transaction est effectuée et, comme en France, elle est déductible pour l’acheteur et peut donner lieu à un remboursement. La procédure est simplifiée et numérique. Il suffit de se connecter sur l'espace professionnel de l'entreprise sur le site de l'administration fiscale afin de faire une demande et de transmettre les justificatifs numérisés. Il est possible d'effectuer les demandes de manière trimestrielle ou annuelle, soit par vous-même, soit par l'intermédiaire d'un cabinet de conseil spécialisé si vous n'avez pas le temps ou pas les ressources pour vous en occuper.
- La dépense est réalisée dans un état tiers, non membre de l'Union Européenne : on parle alors de TVA extracommunautaire. Chaque pays dispose ici de ses propres règles, ce qui rend la tâche particulièrement complexe. C'est pourquoi de nombreuses entreprises ne prennent pas le temps de faire le nécessaire en matière de transports. Or, à partir d'un certain volume de déplacements, ou pour des événements d'envergure, la récupération de TVA pourra entraîner une baisse de dépense de l'ordre de 5%. Pour y parvenir, il est alors plus efficace de se tourner vers un cabinet-conseil, comme TVA conseil, par exemple, plutôt que de tenter de le faire soi-même, pour des questions d'optimisation de ressources.
Il est essentiel pour les entreprises de tenir un journal pour les notes de frais afin de documenter chaque dépense au jour le jour, y compris les tickets. Cela aidera l'employeur à éviter les erreurs courantes lors de la digitalisation de ces notes.
Les techniques des fraudeurs
Lorsque vos collaborateurs sont à l'international, en particulier dans les pays disposant d'un alphabet non latin, les notes et les reçus peuvent être illisibles ou incompréhensibles. C'est d'ailleurs une technique bien connue qui est utilisée par les fraudeurs. Par exemple, ils peuvent gonfler la note. Ils peuvent également manipuler le taux de change ou demander une note vierge qui sera remplie à la main par le salarié. De plus, certains fraudeurs cherchent à contourner les processus de validation. Ces problèmes peuvent aussi se poser lorsque vous gérez les notes de frais en télétravail. Concernant la gestion des dépenses liées au télétravail ou à des déplacements, il est important de prendre des mesures pour éviter les fraudes. Vous pouvez utiliser des logiciels et des outils modernes tels qu'Uber ou des compagnies de taxi pour vos trajets. Ils disposent de la technologie nécessaire qui facilite la transaction, notamment avec une application mobile permettant le paiement par carte bancaire. Pour les autres dépenses, il est possible de faire des vérifications aléatoires, de comparer les prix avec les sites web lorsqu'ils existent, ou de privilégier les dépenses par carte bancaire, afin d'avoir plus de lisibilité.
La gestion des notes de frais à l'international fait partie de ces dossiers complexes avec lesquels les services comptables ne sont pas toujours à l'aise. C'est pourquoi l'usage de la technologie est d'une grande aide pour mieux anticiper, prévoir et gérer les dépenses étrangères avec des outils comme Jenji.
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