Frais de déplacement

Les erreurs à éviter lors de votre digitalisation de notes de frais

Nicolas Benarouche |

Depuis l’arrêté du 23 mai 2019, « fixant les modalités de numérisation des pièces et des documents établis ou reçus sur support papier en application de l’article L.243-16 du Code de la Sécurité Sociale », tous les collaborateurs peuvent désormais jeter leurs reçus papier et créer des notes de frais de manière 100 % numérique. Cette évolution est particulièrement pertinente pour les entreprises opérant dans divers secteurs, où la gestion numérique des notes frais peut varier en fonction des spécificités sectorielles. Digitaliser une note de frais n'est donc pas une démarche très complexe. Pour autant, elle requiert une certaine procédure pour s'assurer de la bonne conformité de la démarche. Et pour être sûr de ne pas faire d'erreurs qui pourraient coûter cher (notamment en cas de contrôle URSSAF), nous avons listé les plus courantes pour vous.

Utiliser n'importe quelle application pour numériser les reçus papier

Digitaliser une note de frais ou un reçu ne consiste pas uniquement à prendre en photo un document papier. Derrière ce travail, la loi impose une série de critères destinés à renforcer la sécurité et la conformité du fichier numérique. On parle alors de valeur probante. Il est crucial de choisir une application adaptée à votre secteur d’activité et qui répond aux exigences spécifiques de votre métier. 

Il est donc important de ne pas utiliser l'application appareil-photo de votre smartphone que l'on retrouve sur tous les téléphones Android et iOS. En effet, il serait impossible de vérifier la bonne qualité de la prise (cadrage, netteté, détection des caractères, etc.) et le format de sortie peut être très différent d'un appareil à l'autre. L’approbation de l’application choisie et la compréhension des conséquences en cas de non-conformité sont également des aspects essentiels.

Pour utiliser son smartphone afin de numériser un reçu de note de frais, il est impératif d'utiliser une application professionnelle de gestion de frais professionnels. Ces logiciels offrent des fonctionnalités avancées pour le traitement des tickets et le suivi des coûts, facilitant ainsi la tâche pour l’employeur et les employés. Celle-ci comprend des fonctionnalités avancées destinées à garantir la conformité du fichier électronique nouvellement créé. Dans ce contexte, il est également essentiel de comprendre les implications de l’URSSAF en matière de dématérialisation de note de frais, notamment en ce qui concerne les exigences de conformité et de conservation des justificatifs.

Ne pas mettre à jour sa politique interne

La politique interne, c'est le document qui doit cadrer la manière dont fonctionnent les notes de frais dans votre entreprise. Elle concerne les règles à suivre, les plafonds de dépense, les processus de validation, etc. C'est un document qui doit vivre et évoluer avec la transformation digitale de votre organisation. À chaque changement majeur, il faut donc penser à la mettre à jour afin de clarifier certains aspects liés à ces évolutions. L’un de ces aspects concerne la gestion des déplacements professionnels et l’utilisation de logiciels dédiés pour leur suivi. Un aspect crucial de cette mise à jour est d’aborder la fraude et les risques associés aux notes de frais. L’automatisation et la dématérialisation des processus de gestion des notes de frais peuvent également jouer un rôle important dans la prévention de la fraude. En actualisant régulièrement votre politique, vous pouvez limiter les opportunités de fraude et renforcer les contrôles internes. Plus votre politique interne est simple à comprendre et à lire, plus elle sera efficace.

Stocker les reçus sur un ordinateur

Une fois les justificatifs reçus, le service comptable peut les stocker dans un dossier sur un ordinateur. Mais que se passe-t-il en cas d'attaque informatique ? Et si le comptable était malade ou en vacances ? Ou si quelqu'un de mal intentionné les supprimait ?

Les reçus constituent des données personnelles qui vous sont concédées par vos collaborateurs. Il faut donc prendre toutes les mesures de sécurité nécessaires. Et la première d'entre elles est de s'assurer de disposer d'un espace de stockage sécurisé dans le cloud. En plus de ces mesures de sécurité, il est essentiel d’adopter une approche cohérente pour gérer les notes de frais des filiales. D’ailleurs, l’utilisation de logiciels spécialisés pour l’automatisation permet de faciliter la dématérialisation et aide à appliquer un barème uniforme pour les notes de frais des filiales. Cette approche garantit uniformité et conformité à travers toutes les entités de l’entreprise. Ainsi, l'information ne sera jamais perdue, toutes les connexions seront surveillées et documentées, et il est possible de profiter d'usages avancés pour stocker vos données (coffre-fort numérique, archivage avec métadonnées, etc.). La dématérialisation des processus liés aux déplacements professionnels et aux notes de frais contribue également à l’automatisation, améliorant ainsi la productivité et réduisant les coûts pour l’employeur. Il est aussi nécessaire de considérer l’impact des erreurs de ses collaborateurs sur leurs notes de frais. Ces erreurs, en particulier dans le calcul des barèmes de remboursement, peuvent affecter la précision et la véracité des informations fournies, posant ainsi des défis pour le département RH.

Digitaliser et travailler comme avant

Abandonner le papier au profit du tout numérique est un progrès et un gain de temps. Mais il est inutile si vous travaillez toujours comme avant, c'est-à-dire avec des fichiers à envoyer par email ou à imprimer. Ils peuvent non seulement se perdre, mais ils nécessitent en plus un traitement manuel complémentaire.

Il faut voir ce passage numérique comme une approche globale et intégrée, pouvant aller de la réservation de voyage au remboursement des notes de frais. Et pour répondre à ces enjeux, c'est souvent par l'intermédiaire d'une plateforme que la démarche peut se mettre en place. Pour comprendre ce qui va changer avec la dématérialisation des notes de frais, il est important de reconnaître les avantages en termes d’efficacité, d’accessibilité et de conformité. L’utilisation de logiciels spécialisés permet de gérer les tickets et les coûts selon un barème défini tout en assurant la dématérialisation des justificatifs. L’adoption d’une solution numérique adéquate est également essentielle pour gérer efficacement les notes de frais de son équipe commerciale, en assurant un suivi précis et en réduisant les délais de traitement. Avant de penser à la transition numérique des reçus, il faut penser expérience et service : que faire pour améliorer la gestion des notes de frais au sein de votre organisation ?

Penser que les salariés s'adapteront tout seuls

Qui dit nouveau système et nouveau process, dit aussi formation et communication interne. Même si la plupart des outils de frais professionnels, y compris un logiciel de gestion de notes de frais, sont très intuitifs, tous vos collaborateurs ne sont pas forcément à l'aise avec l'outil informatique, et n'ont, en plus, pas ou peu l'intention de changer leurs habitudes. L’intégration d’un outil efficace et intuitif est nécessaire, notamment pour faciliter la vie de vos commerciaux avec leurs notes de frais. Cette automatisation des processus permet de gérer plus efficacement les tickets et les coûts, en suivant un barème précis et en assurant la dématérialisation des justificatifs. Cela simplifie considérablement le processus de soumission et de remboursement de leurs dépenses. En outre, cela apporte un avantage considérable pour l’employeur en termes de gestion et de contrôle des dépenses. C'est pourquoi il est important d'intégrer vos salariés à toutes les étapes du projet, de la réflexion initiale à l'implémentation. Vous pouvez nommer des ambassadeurs internes, organiser des formations et faire des démonstrations pour faciliter l'adoption de votre nouvel outil.

Si la transformation digitale est une réalité, c'est ainsi un mot à la mode dont il faut se méfier. Pour qu'elle soit complète, il faut aller au-delà des besoins primaires de l'entreprise pour penser utilisateur. Car, à quoi bon digitaliser vos notes de frais, si personne n'utilise votre nouvelle plateforme ? La solution consiste alors à gérer ce projet, comme un changement technique, organisationnel et humain. Et les résultats suivront. 

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