Tout savoir sur les indemnités de grand déplacement

En matière de déplacement professionnel, on différencie souvent les petits déplacements des grands déplacements. Le premier peut être une simple visite courante chez un client se situant à proximité de son entreprise. Les frais sont généralement assez contrôlés et ne concernent que quelques postes bien balisés (transport, stationnement, parking, essence et restaurant).  En revanche, le grand déplacement, notamment dans le cadre de missions en métropole ou à l’étranger, est une forme de voyage d'affaires qui prend beaucoup plus d'ampleur, car il inclut toujours un hébergement et une absence de plusieurs jours. Or, en matière de frais professionnels, le grand déplacement nécessite un traitement particulier en tenant compte des circonstances spécifiques du déplacement et d’une potentielle exonération liée aux cotisations sociales.

Qu'est-ce qu'un grand déplacement ?

Techniquement, un voyage d'affaires de deux semaines en Inde ou un salon professionnel de deux jours à quelques heures de route constituent deux exemples de grands déplacements. Ce qui compte, ce n'est donc ni la durée ni la distance. La loi précise qu'un grand déplacement se caractérise normalement par l'incapacité d'un salarié de rejoindre son domicile pour des raisons professionnelles, s'il remplit deux conditions :

• Il doit se situer à plus de 50 kilomètres de sa résidence habituelle.
• Il doit se trouver à moins 90 minutes de son domicile en transports en commun.

Toutefois, le respect de ces deux conditions n'est pas totalement suffisant. En effet, si l'administration fiscale peut prouver que le salarié est tout de même parvenu à regagner son domicile, les frais de déplacement sont susceptibles d'être réintégrés dans la base des cotisations de l'employeur.

Le grand déplacement est donc sujet à interprétation et c'est à l’entreprise de justifier l'incapacité de son salarié de rejoindre son domicile. C'est par exemple le cas lorsque les horaires de travail sont décalés (travail de nuit ou fin de service trop tardif pour prendre les transports en commun), ou lorsque le lieu géographique du rendez-vous fait qu'il n'y a pas de transports disponibles pour le salarié. Dans ce contexte, l’entreprise doit clairement définir sa politique de note de frais en tenant compte des spécificités de l’activité professionnelle et des modalités de trajet. Ceci est particulièrement important en ce qui concerne les grands déplacements afin d’assurer une gestion transparente et équitable des remboursements.

Frais kilométriques

Comment les calculer ?

Logiciel de calcul des frais kilométriques

Grand déplacement : quelles indemnités pour un salarié ?

Parce qu'il est en situation de grand déplacement , les frais du salarié sont couverts par son organisation . En général, il existe deux grandes solutions :

• Remboursement sur la base des frais réellement engagés : c'est ce qu'on appelle les frais réels. Sur présentation des justificatifs conformes et valides, le salarié est remboursé quelques jours, semaines ou mois plus tard, selon les outils utilisés par son entreprise (et son efficience organisationnelle).
• Remboursement sur la base d'une indemnité forfaitaire : celle-ci est définie par les pouvoirs publics selon le lieu du déplacement (voir tableau ci-dessous). À noter que cette indemnité est versée au salarié selon le nombre de journées et nuitées prévues pour son déplacement. L'usage qui est fait de cette somme ne regarde alors plus l'employeur. C'est une solution qui permet d'éviter des procédures lourdes de notes de frais.

Pour la gestion des indemnités, il est nécessaire de savoir comment gérer une note de frais sans facture, ce qui peut se présenter dans certaines situations spécifiques de déplacement professionnel. Cette gestion devient cruciale dans le cadre d’une activité professionnelle impliquant des trajets fréquents.
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Les indemnités forfaitaires pour les grands déplacements en France métropolitaine

En date du 1er janvier 2021 selon l'URSSAF, l’allocation journalière  est la suivante pour la France métropolitaine :

Les indemnités forfaitaires pour les grands déplacements en Outre-mer

Si vous avez des déplacements à prévoir en Outre-mer, le barème de l’allocation journalière  est ajusté pour tenir compte des différences en matière de coûts de la vie sur place.

Les indemnités forfaitaires pour les grands déplacements à l'étranger

Si vos collaborateurs sont amenés à se déplacer en dehors du territoire national, les allocations journalières sont adaptées à la vie du pays dans lequel ils se rendent. La terminologie change également. On ne parle plus de frais de grands déplacements, mais de frais de mission. Ces derniers sont déterminés par le ministère de l'Économie et leurs montants sont basés sur la même structure de calcul que les personnels civils de l’État envoyés en mission.

À noter qu'il n'est fait aucune distinction entre les frais de repas et ceux liés à l'hébergement. On parle alors de frais journaliers. Quelques exemples :

•  Allemagne : 164 €
•  Canada : 260 dollars canadiens
•  Espagne : 132 €
•  Grande-Bretagne : 180 livres sterling
•  Chine : 1 700 yuans

La liste complète des allocations journalières  pour les grands déplacements à l'étranger est consultable sur le site de la Direction générale des Finances publiques.

Ces montants sont utilisés lorsque le salarié doit payer lui-même son hébergement et ses repas. Lorsqu'une partie de ces frais sont pris en charge par l'employeur, les frais de mission sont alors réduits. Exemples :

• Lorsque le salarié est logé à titre gratuit (si l’entité responsable règle les frais d'hôtel en avance) : le montant de l'indemnité quotidienne est réduit de 65%.
• Lorsque le salarié est nourri à l'un des repas, l'indemnité est réduite de 17,5%.
• Lorsque le salarié est nourri aux deux repas, elle est réduite de 35%.

Pour illustrer ces situations, imaginons qu'un commercial parte en déplacement en Allemagne :

• S'il doit tout payer lui-même, il dispose de 164 € par jour.
• Si son logement est pris en charge, il dispose de 57,4 € par jour, (164-65%).
• S'il est nourri à un repas, il dispose de 135,3 € par jour (164-17,5%).
• S'il est nourri à deux repas, il dispose de 106,6 € par jour (164-35%).

Ces indemnités peuvent ensuite se cumuler. Ainsi, s'il est logé et nourri à un repas, son indemnité journalière passera à 28,7 € par jour (164-65%-17,5%).

Dernière subtilité à connaître pour les déplacements à l’étranger, l’allocation est réduite de 15 % au-delà de trois mois sur place, et de 30 % au-delà de 24 mois.

Enfin l'URSSAF prévoit une clause dérogatoire pour les déplacements à l'étranger. Il est ainsi admis que l’entreprise  puisse combiner deux modes d’indemnisation en remboursant :

• le montant réel des frais d’hébergement justifié par le salarié,
• les frais de repas sous forme d’allocations forfaitaires.

C’est à l’employeur de choisir la solution qui convient le mieux.

Comment gérer les notes de frais des grands déplacements ?

Qui dit grand déplacement, dit aussi montant important et nombreuses notes de frais. Cela inclut la nécessité pour les salariés de savoir faire une note de frais correctement. Pour ce faire, ils doivent tenir compte des indemnités kilométriques et des normes professionnelles applicables afin d’assurer un remboursement adéquat. Et ce, y compris avec les allocations journalières  qui ne couvrent  pas, par exemple, les frais de transport. En particulier pour le remboursement des notes de frais de train, ces dernières doivent être bien documentées et soumises au remboursement tout en respectant les politiques internes de l’entreprise. Cette étape est cruciale dans le cadre d’une activité professionnelle impliquant des déplacements professionnels fréquents où les trajets en train peuvent être une composante régulière. Cela signifie donc que les salariés devront toujours créer des notes de frais qui seront ensuite validées et gérées par la direction .

Or, plus il y a de déplacements, plus il y a de notes de frais qui peuvent paralyser ou ralentir l'activité du service comptable. Comprendre le coût réel d’une note de frais est également nécessaire, car il inclut non seulement les frais de déplacement, mais aussi d’autres dépenses potentielles comme l’hébergement, les repas et parfois même les indemnités kilométriques. Tout dépend de la politique de l’entreprise. C'est pourquoi il est important de bénéficier d'un outil permettant d'enregistrer les notes de frais pour les rembourser rapidement afin de ne pas affecter la trésorerie personnelle des salariés. Un outil performant, c'est aussi un moyen de s'assurer de la conformité de la gestion interne. De la réservation au remboursement, toutes les interactions et transactions sont ainsi suivies et enregistrées. Le salarié bénéficie d'une application mobile capable de créer une ligne de dépense à partir de la simple photo d'un justificatif, et l'entreprise dispose de toute la visibilité nécessaire pour anticiper les mouvements financiers à venir. En plus de la gestion pratique des notes de frais, il est essentiel de connaître les droits et obligations associés aux déplacements professionnels. Les obligations sociales inhérentes, y compris les contributions de l’employeur aux frais engagés, sont aussi importantes à connaître.

Gérer les grands déplacements avec un fichier Excel ou un document PDF peut vite tourner au cauchemar. En particulier dans le cas de voyage à l'étranger. Pour éviter les pertes de temps, les erreurs de saisie, les doublons, les oublis et la fraude, un logiciel professionnel constitue un vrai changement qui accélère le traitement de l'information. Les grands déplacements de vos salariés vont soudainement devenir beaucoup moins contraignants !

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