Frais de déplacement

Combien coûte réellement une note de frais ?

Mickaël Boisvilliers |

Savez-vous combien coûtent réellement vos notes de frais ? Derrière le remboursement d'un repas, de quelques nuitées à l'hôtel et d'un aller-retour en train se cache une réalité complexe qui impacte directement votre performance. Pour en savoir plus, il faut parler de TCO, pour « Total Cost of Ownership » ou, en français, du coût total de possession. Concrètement, cela signifie qu'il existe d'importants coûts cachés qui font partie du cycle de vie de vos notes de frais qui peuvent impacter considérablement votre budget, car ils sont souvent sous-estimés. La meilleure image pour comprendre le concept de TCO est celle de la partie immergée de l'iceberg : 90% du bloc de glace géant est invisible à l'œil nu, car situé sous l'eau. Avec les notes de frais, c'est un peu la même chose.

  1. Note de frais : le TCO pour avoir une vision globale sur vos coûts réels
  2. Quels sont les coûts directs d'une note de frais ?
  3. Quels sont les coûts cachés d'une note de frais ?
  4. Comment optimiser le coût des notes de frais ?

 

Note de frais : le TCO pour avoir une vision globale sur vos coûts réels

Le TCO fait prendre conscience des coûts cachés d'un achat, d'une activité ou d'un processus. En effet, au moment d'agir, on se concentre souvent sur l'essentiel : vérifier, traiter et rembourser rapidement une note de frais. Or, derrière cette démarche simple en apparence et qui concerne toutes les organisations, il existe de nombreuses étapes qui vous font perdre du temps. Les identifier est important pour imaginer des solutions capables de pallier ces problèmes.

Un TCO sous contrôle, c'est aussi un moyen d'accompagner votre organisation dans sa transformation digitale et dans la conduite du changement. Prendre le temps de s'interroger sur le TCO, c'est prendre le recul nécessaire pour optimiser sa stratégie de développement.

 

Quels sont les coûts directs d'une note de frais ?

Les coûts directs d'une note de frais sont sans doute bien plus nombreux que vous ne l'imaginez, en particulier quand on y ajoute le temps productif perdu par vos équipes à effectuer des tâches sans valeur. Exemples :

  • Le remboursement à prévoir du montant dépensé
  • Le temps à passer :
    • pour le salarié à remplir la note de frais, réunir les justificatifs de paiement et transmettre le tout à son supérieur ;
    • pour le manager à valider et vérifier chaque note de frais ;
    • pour l'équipe administrative et financière qui vérifie les informations, les justificatifs, qui enregistre la note de frais et prend en charge le remboursement.
  • Le coût des licences des outils utilisés, qu'il s'agisse d'une solution métier ou d'un tableur Excel.
  • Les coûts afférents au stockage des notes de frais :
    • dans le cadre d'un stockage physique, il faut prévoir un système de classement, et une pièce dédiée avec un système de sécurité ;
    • dans le cadre d'un stockage dans le cloud, le coût de l'infrastructure ou de la licence selon que la solution soit internalisée, hybride ou externalisée.
Les coûts cachés des notes de frais

Prenez-vous en compte les « angles morts » — les coûts cachés du "Travel & Expense" qui auront un impact sur vos résultats ?

Gérer les dépenses invisibles

Quels sont les coûts cachés d'une note de frais ?

Les coûts indirects sont ceux qui ont un impact souvent méconnu sur votre organisation, que ce soit sur le plan financier, organisationnel ou juridique. Petit florilège :

  • L'insatisfaction des employés si vos processus ne sont pas au point, ce qui peut impacter votre capacité de fidélisation de vos talents et augmenter vos budgets RH en cas de turnover important. Personne ne quittera une entreprise à cause d'une mauvaise gestion des notes de frais, mais c'est une frustration qui peut venir s'ajouter à d'autres afin de précipiter un départ.
  • Le temps à passer pour le traitement administratif en cas d'erreur, de problème, ou de contrôle URSSAF. Sans les bons outils, ce qui pourrait être fait en quelques minutes peut prendre des heures.
  • Le risque de ne pas réclamer toute la TVA déductible due, ce qui est une perte nette sur le plan financier.
  • Les risques de cyberattaque et de fuite de données personnelles si le système utilisé est « traditionnel » (comme avec un fichier Excel ou un PDF stocké sur Sharepoint par exemple).
  • Les risques de fraude comme le remboursement de dépenses non justifiées ou qui ne sont pas en lien avec une mission professionnelle.

 

Comment optimiser le coût des notes de frais ?

Il existe deux grands leviers : un bon outil et des procédures claires. L'un est au service de l'autre et les deux visent à gérer les frais professionnels avec responsabilité.

Choisir un logiciel métier professionnel représente un gain de temps à chaque étape et limite les risques de fraude. Accessible depuis n'importe quel terminal, il permet aux salariés de compléter leurs notes de frais depuis un simple smartphone et automatise la question de la TVA. De plus, une solution numérique de gestion des notes de frais stocke dans le cloud tous les justificatifs en cas de contrôle URSSAF.

Mettre à jour sa politique interne permet de mieux contrôler et rationaliser vos dépenses. Vous pouvez ainsi imposer des fournisseurs présélectionnés, et mettre en place des plafonds ou des restrictions pour les dépenses de déplacement, de repas ou d'hébergement. Votre politique interne peut aussi clarifier et simplifier vos processus en lien avec votre logiciel professionnel.

La gestion des notes de frais est un sujet qui concerne toutes les entreprises, quelles que soient leur taille et leur activité. La différence se joue donc sur la manière dont elles appréhendent le sujet. Une problématique qui concerne à la fois la transformation digitale des organisations, mais aussi la DRH, la DAF et le top-management.

 

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Logiciel note de frais

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