Notes de frais : quelles sont les limites ?

Contrôler ses dépenses, c'est la priorité de tous les directeurs administratifs et financiers. C'est la raison pour laquelle la gestion des achats constitue un domaine dans lequel il est important de renforcer les contrôles et de maîtriser les processus internes. La gestion des notes de frais n'y fait donc pas exception. Imposer des limites aux notes de frais permet d'apporter de la clarté dans les dépenses acceptables, de mettre à jour sa politique de voyage interne, et surtout de s'assurer d'être en conformité avec la réglementation en vigueur.

Que peut-on passer en notes de frais ?

Toutes les dépenses qui font l'objet d'une note de frais doivent être engagées en lien avec les besoins de l'employeur. Ce dernier doit d'ailleurs valider dans sa politique de note de frais ce qui est acceptable ou non, à la fois en termes de dépenses et de montant. 

Les dépenses les plus courantes sont les frais de transport (voiture, avion, train, bateau, transports en commun, etc.), les dépenses d'hébergement (hôtels, appart'hôtel, location de courte durée de type AirBnB), et les frais de bouches. Dans certains cas, on peut y ajouter les dépenses liées à des événements particuliers comme l'accès à une conférence professionnelle, certaines communications ou frais liés à une mission spécifique (fourniture de bureau, logiciel, etc.).

Pour qu'une note de frais soit acceptable par l'entreprise et par l'URSSAF, elle doit avoir une raison professionnelle claire et sans ambiguïté, et ne pas constituer un montant déraisonnable. Il vaut donc mieux éviter les hôtels de luxe et les repas gastronomiques pour des dépenses fréquentes. 

Quelles sont les limites des dépenses professionnelles ?

Il existe deux grands types de remboursement possible pour les frais professionnels : le forfait et les frais réels.

Les notes de frais au forfait

Lorsque le salarié est fréquemment en déplacement, il peut être plus avantageux et plus facile de lui confier un budget qui couvre les dépenses à engager. Pour l'entreprise comme pour le salarié, c'est une solution simple : aucun justificatif n'est requis et aucune procédure interne n'est nécessaire pour se faire rembourser. 

Ce que fait le collaborateur de ce forfait ne concerne pas l'employeur. Puisqu'il n'a pas à justifier ses dépenses, il pourrait, par exemple, puiser dans sa trésorerie personnelle pour un repas au restaurant d'une gamme supérieure. Puisque les dépenses au-delà de ce forfait ne peuvent pas faire l'objet d'un remboursement, c'est une certaine forme de liberté pour le collaborateur.

Le montant de ce forfait est déterminé par l'URSSAF. Toutes les dépenses soumises à remboursement qui excèdent les seuils définis par l'administration sont soumises aux cotisations sociales. Ces plafonds sont mis à jour régulièrement et voici les derniers en date (mise à jour du 1er janvier 2020). À noter qu'il existe également d'autres plafonds selon certains cas particuliers (travail de nuit, travail sur des sites distants, déplacement en outre-mer, etc.).

  • Frais de bouche pour le salarié contraint de prendre son repas au restaurant : 19 €. 
  • Logement et petit-déjeuner pour les départements de Paris (75), des Hauts-de-Seine (92), de la Seine-Saint-Denis (93) et du Val-de-Marne (94) : 68,10 €.
  • Logement et petit-déjeuner pour tous les autres départements : 50,50 €.

La limite de remboursement est librement choisie par l'entreprise, et rien ne l'oblige à appliquer strictement les plafonds de l'URSSAF. Toutefois, le montant excédentaire sera soumis aux cotisations sociales. Si une entreprise impose un plafond de 150 € par nuit d'hôtel à Paris, par exemple, 81,90 € seront alors taxables.

Les frais réels

Avec ce modèle, chaque dépense effectuée à titre professionnel est remboursée par l'employeur. C'est un système qui nécessite une grande organisation et beaucoup de travail si votre organisation n'est pas équipée d'un outil de gestion de frais professionnels.

Les frais réels sont exonérés de cotisations sociales, tant que la dépense est réalisée pour un motif professionnel, avec un montant raisonnable et si un justificatif en bonne et due forme est émis. Sans justificatif ou avec un mauvais justificatif (reçu de carte bancaire, devis ou email), la dépense pourrait ne pas être remboursée.

Avec les frais réels, l'employeur décide lui-même d'un plafond selon les catégories de dépenses. S'il fixe un montant de 150 € par nuit d'hôtel et que le salarié en dépense 175, le solde sera à la charge du salarié. Ce montant doit toutefois être justifiable et rester dans les limites du raisonnable pour éviter la requalification de la dépense en avantage en nature soumis aux cotisations sociales.
 

Définir des limites dans la gestion des notes de frais est important pour une entreprise, car cela donne un cadre et une structure. Les salariés en déplacement savent à quoi s'attendre et le DAF évite les mauvaises surprises. Avec une plateforme dédiée, il est même possible de fixer ces limites au moment de créer les notes de frais. Le système calcule alors automatiquement, selon les dépenses, les limites applicables et les éventuelles dépenses qui ne seront pas remboursées en cas de dépassements.

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