Note de frais : à quoi sert l'URSSAF et quel est son rôle ?

URSSAF : un nom qui fait trembler les chefs d'entreprise et les responsables financiers et comptables en cas de contrôle ou de visite. L’acronyme signifie Union de Recouvrement pour la Sécurité Sociale et les Allocations Familiales. En clair, c'est une agence gouvernementale dont le but est de collecter les cotisations et contributions sociales des entreprises. Mais pas uniquement.

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À quoi sert l'URSSAF ?

C'est une institution qui dépend du ministère de l'économie et des finances et de celui chargé de la sécurité sociale. Son rôle consiste à contrôler, à accompagner et à conseiller les entreprises sur de très nombreux points : respect de la réglementation, lutte contre le travail dissimulé, aide à l'embauche, gestion des cotisations et des exonérations, et bien sûr, contrôle des frais professionnels.

En tant qu'instrument de la politique de l'emploi, elle produit également des rapports et des analyses sur le marché du travail et les évolutions économiques susceptibles d'aider les leaders économiques et politiques à prendre les bonnes décisions.

Comment se passe un contrôle de l'URSSAF ?

À tout moment, une entreprise peut subir un contrôle de l'URSSAF. Que cette dernière ait été créée il y a six mois avec deux salariés ou qu'elle possède des milliers d'employés dans de nombreuses filiales. Il n'y a pas de règle en la matière, d'où l'intérêt d'être toujours très rigoureux dans la gestion des notes de frais. En cas de contrôle, l'URSSAF s'intéresse à de nombreux sujets, mais les dépenses des entreprises et les notes de frais font partie des grands classiques. Les contrôleurs épluchent alors les comptes, vérifient les frais, contrôlent les procédures et s'assurent que tout soit bien conforme à la réglementation.

En général, le contrôle se déroule dans les locaux des entreprises visitées, bien qu'il existe certaines exceptions. C'est le cas des entreprises de moins de 11 salariés où il est possible d'apporter les pièces justificatives et les documents utiles pour le contrôle dans les bureaux de l'URSSAF. Il est également possible de réaliser ce contrôle directement auprès de l'expert-comptable sous certaines conditions.

Au moment du contrôle, l'agent a accès à toutes les informations en version papier et numérique. Il a également l'autorité pour rencontre directement n'importe quel salarié de l'entreprise s'il souhaite éclaircir un point en particulier. Il va de soi que la coopération pleine et totale de l'entreprise est indispensable en cas de contrôle. En effet, il existe plusieurs sanctions en cas de non-réponse, de réponse fausse, incomplète ou tardive à une requête de l'URSSAF.

URSSAF : les erreurs à ne pas commettre

Pour éviter tout problème en cas de contrôle, il est essentiel d'être particulièrement rigoureux dans la gestion de vos notes de frais. Illustration avec quatre erreurs à éviter.

L'absence de justificatif

Toutes les dépenses doivent être justifiées afin de pouvoir être remboursées. En cas d'absence de justificatif, il existe des solutions alternatives, mais celles-ci doivent être exceptionnelles et porter sur des montants non significatifs.

Tous les justificatifs doivent être conservés au format papier ou numérique afin d'être soumis au contrôleur en cas de demande. Ils doivent également respecter les obligations légales. En cas d'absence de justificatif, l'entreprise risque un redressement fiscal et la requalification de la dépense en tant qu’avantage en nature. L’absence de justificatif est d'ailleurs le premier motif de redressement fiscal pour les entreprises.

Le dépassement d’exonération de charges sociales

Si les frais réels sont exonérés de charges sociales, les frais au forfait fonctionnent différemment. En effet, il existe un plafond au-delà duquel des charges sociales seront applicables. Il est donc indispensable de s'assurer que le montant de l'avance consentie par les entreprises respecte bien ces différents plafonds. Il est aussi important de noter que le gérant d’une entreprise ne peut bénéficier d’aucun remboursement au forfait. Toutes ses dépenses doivent être remboursées au réel.

Les frais kilométriques « maison »

En cas d'utilisation d'un véhicule personnel à des fins professionnelles, l'entreprise doit rembourser le salarié selon un barème très codifié et imposé par l'administration fiscale. Impossible de décider de choisir un autre mode de calcul. Le barème en vigueur étant évolutif selon le nombre de kilomètres parcourus, il est essentiel de garder toute la documentation nécessaire pour justifier les dépenses remboursées

Les dépenses irrationnelles

Repas à répétition dans un très grand restaurant, hôtel de luxe, cadeaux aux montants exorbitants… chaque dépense est scrutée à la loupe. Autant dire que les dépenses disproportionnées par rapport au motif ou à l'objectif professionnel sont rapidement détectées par les contrôleurs. L'URSSAF peut ainsi les requalifier en avantages en nature qui seront alors soumis aux cotisations sociales.
 

S'il n'est pas possible d'éviter un contrôle de la part de l'URSSAF, il est toujours possible de l'anticiper. Pour ce faire, la gestion de vos notes de frais doit être optimisée. Vous auriez envie de courir dans les placards à archive pour retrouver de vieux justificatifs ? Ou de rembourser des dépenses sans justificatif ou sans procédure de contrôle ? C'est la raison pour laquelle les outils de gestion de notes de frais se développent de plus en plus vite dans les entreprises. C'est un gain de temps pour la saisie, le contrôle et le remboursement des dépenses. Mais c'est aussi la garantie d'une conformité sans faille aux règles de l'URSSAF en cas de contrôle.

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