Frais kilométriques : évitez les fraudes de notes de frais

Les frais kilométriques font partie des dépenses les plus sujettes à la fraude. Leur surestimation s’élèverait ainsi de 15% à 20%. Un manque à gagner pour l’entreprise, mais aussi un risque de redressement. Pour réduire ces fraudes et faciliter la vie des collaborateurs, rien de tel que l’automatisation des frais kilométriques. Ce sujet a été l’occasion d’une Business Class SAP Concur, avec Damien Palausi, Senior Solution Consultant. Eclairage

En France, 71% des entreprises * - et 49% dans le monde - se disent touchées par la fraude aux notes de frais, ce qui représente en moyenne une perte de 5% des revenus annuels**. Dans une enquête sur le sujet, plus d’un tiers des salariés avouent avoir déjà triché. Quant au montant moyen par an, il s'élève à 730 euros. Le sujet est d’autant plus problématique, qu’en plus de perdre de l’argent, l’entreprise risque un redressement fiscal.

Parmi les différents types de fraudes observées, le doublon et l’indemnité kilométrique sont les plus fréquents. Dans le second cas, en effet, pas de reçu fourni, mais une simple déclaration des kilomètres parcourus dans le cadre d’une journée de travail. Or, nombreux sont les salariés qui gonflent ces chiffres. Ainsi, selon une enquête réalisée par SAP Concur, la surestimation s’élèverait de 15% à 20%. Face à cet enjeu, comment calculer le kilométrage réel parcouru ?

L’utilisation des données de navigation pour une estimation précise

Depuis plusieurs années, SAP Concur a développé Drive pour répondre à cette problématique et instaurer davantage de contrôle. Disponible depuis l’application mobile Concur, elle permet de capturer les données et de générer la note de frais associée. Pour ce faire, deux options sont disponibles : 

  1. La première consiste en une saisie manuelle (option standard). Le collaborateur entre l’adresse de départ et d’arrivée, de façon à obtenir un kilométrage plus précis et adapté aux aléas de la route (accident ou déviation pris en compte).
     
  2. La seconde option de Drive est encore plus précise puisqu’elle est automatisée. Bien évidemment, la fonctionnalité est en conformité avec la CNIL et la RGPD, aucune donnée de géolocalisation provenant du GPS n’étant partagée avant que le collaborateur l’active. Il lui suffit de cliquer sur démarrer pour que le smartphone relié en bluetooth au véhicule commence à enregistrer les différents trajets.

Fraude aux notes de frais

Comment y remédier et limiter les risques ?

 

Appliquer des contrôles et des alertes automatiques

Une fois le trajet terminé et enregistré, il est généré en note de frais dans l’application. L’indemnité kilométrique étant une dépense comme une autre, l’entreprise peut appliquer des contrôles et des alertes en rapport avec sa politique. Par exemple, si le kilométrage est trop élevé, le collaborateur peut recevoir une notification l’invitant à louer un véhicule. Autre cas fréquent, l’application peut détecter que le trajet été effectué pendant le week-end, et ne s’applique donc pas à la politique de dépenses.

Un ROI facile à calculer

Pour démontrer l’intérêt et la valeur ajoutée d’une telle fonctionnalité, SAP Concur propose à ses clients un calcul du ROI. A titre d’exemple, l’un de ses clients a réalisé des économies d’une année à l’autre. En 2018, cette société a remboursé 670 000 euros de frais kilométriques, calculés manuellement. En 2019, elle a incité ses collaborateurs à utiliser Drive et économisé 53 600 euros en un an, soit une baisse de 8% des dépenses. En plus du gain financier, l’automatisation facilite la vie des collaborateurs, mais aussi des managers et de la compta.

Vous souhaitez en savoir plus sur Drive ? Découvrez la dernière Business Class SAP Concur consacrée à la démonstration de Drive, avec Damien Palausi, Senior Solution Consultant chez SAP Concur.

*Global Economic Crime Survey - PWC - 2018

**Rapport d’analyse des dépenses - Oversights Systems - 2017

 

Gestion des notes de frais

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