En combien de temps rembourser un collaborateur ?

Lorsqu'un collaborateur doit avancer des fonds sur sa trésorerie personnelle pour un déplacement professionnel, il est normal que celui-ci soit remboursé dans un délai raisonnable. Le problème, c'est que ce délai dépend de nombreux facteurs, dont certains ne sont d'ailleurs pas toujours de la responsabilité de l'employeur. Cela peut être un problème de conformité dans les reçus fournis (facture manquante ou suspecte), un délai important du côté du salarié (ce qui peut impliquer un travail supplémentaire en raison du changement d'année fiscale par exemple) ou encore des processus internes très longs et peu efficients (faire des notes de frais sur Excel, multiplier les étapes de validation intermédiaires, devoir numériser les reçus à la main sur un photocopieur, etc.). Pour autant, il existe des règles qui encadrent ce délai « raisonnable », même si les décisions de la Cour de cassation font varier ce cadre selon les cas. Explications.

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Quelques minutes pour tout comprendre

 

Délai de remboursement des frais professionnels : la règle générale

À partir du moment où les frais professionnels sont légitimes, approuvés et conformes aux règles internes de l'entreprise, l'employeur a l'obligation de rembourser ses employés dans les meilleurs délais. Concrètement, celui-ci est généralement de 30 à 90 jours selon les organisations. Au-delà, le délai risque d'être difficilement défendable devant le salarié (ou devant le tribunal en cas de procédure judiciaire). En effet, si la loi impose le remboursement, elle ne donne pas de délai précis. C'est donc le bon sens qui doit prévaloir et ce délai est propre à chaque entreprise.

Il est d'ailleurs toujours plus raisonnable de le clarifier au sein d'une politique interne en indiquant les dates limites de soumission des notes de frais et les délais liés. Par exemple, la note de frais peut être soumise au plus tard le dernier vendredi du mois en cours pour un remboursement à la fin du mois suivant. 

Pour l'employeur, l'utilisation d'un outil de gestion de frais professionnels est d'une grande aide. Il sait ainsi à tout moment quelles sont les notes de frais en cours de création, en attente de validation, validées, en cours de remboursement, etc. Chaque étape est documentée et validée de manière numérique par les managers intermédiaires, et les reçus sont numérisés depuis l'appareil photo d'un simple smartphone. Tout est alors automatique et cela simplifie considérablement le flux entrant.

Mais il existe des situations qui peuvent aussi mettre les employeurs dans l'embarras. En particulier quand resurgissent de (très) vieilles notes de frais.

La prescription des frais professionnels : un débat évolutif

Que ce soit par oubli ou par négligence, il arrive que des salariés soumettent leurs notes de frais longtemps après que le déplacement professionnel se soit déroulé. Lorsque ce délai est de quelques mois, en général, cela ne pose pas trop de problèmes. Mais que faire des notes de frais qui ressortent deux, trois ou cinq ans après ? Pour le savoir, il faut regarder du côté du droit.

Le principe général est celui d'une décision de la Cour de cassation du 14 décembre 2006 : les frais professionnels se prescrivent après une période de trois ans. Cela signifie que l'employeur aurait le droit de refuser le remboursement d'une note de frais oubliée trop longtemps. 

Puis, en mai 2009, une nouvelle décision confirme que la prescription quinquennale s'applique pour le remboursement des notes de frais, et ce, en dépit de l'existence d'une note de service imposant un délai pour faire ses notes de frais. En clair : la politique interne n'a pas force de loi et, quel que soit le délai indiqué, un salarié disposera de 5 ans pour soumettre à son employeur des notes de frais pour remboursement.

Mais cela ne s'arrête pas là, car cet arrêt a été remis en cause en septembre 2009. La Cour de cassation a alors jugé que l'employeur n'était pas dans l'obligation de rembourser les frais pour lesquels le salarié n'avait pas respecté le délai imposé. En clair : la politique interne a force de loi et l'employeur a le droit de ne pas rembourser un salarié qui soumettrait ses notes de frais après l'expiration de la période décidée.

En 2013, nouveau changement : la justice impose une nouvelle prescription quinquennale qui ne considère pas le contenu de la politique interne de l'entreprise.

Ce qu'il faut en retenir

Le droit est capricieux et évolutif, et rien ne remplacera jamais les conseils d'un avocat ou d'un expert juridique. 

En général, plus l'entreprise est structurée et organisée de manière efficiente, plus la gestion de ses notes de frais sera optimisée. Cela passe notamment par un bon partage de l'information, une expérience utilisateur intuitive et une centralisation des demandes.

Enfin, en dépit des changements, il est toujours utile et protecteur de créer et de partager une politique interne, afin de clarifier toutes les règles qui s'appliquent dans l'entreprise. À partir du moment où il est possible d'agréger les données des utilisateurs, l'employeur peut comparer les ordres de mission, les autorisations de déplacement, ou les réservations, avec l'état actuel des demandes de remboursement. Il ne restera plus qu'à relancer les retardataires pour éviter tout problème.

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