Comment me faire rembourser mes notes de frais de voiture ?

Pour la plupart des déplacements quotidiens, il est difficile de se passer de sa voiture. Bien sûr, il existe des alternatives comme Uber ou les trajets en train entre les grandes villes, mais beaucoup de déplacements se font encore en voiture individuelle. Parfois, c'est une question de praticité pour rendre visite à un fournisseur par exemple. Parfois, c'est intrinsèquement lié à la fonction, comme les commerciaux itinérants, les délégués pharmaceutiques et autres chefs de secteur, qui n'ont pas d'autres choix que de prendre leur voiture pour faire leur travail. Dans tous les cas, conduire une voiture à des fins professionnelles impacte directement la gestion des notes de frais. Pour en savoir plus, prenons le volant ensemble.

Le barème kilométrique pour la voiture personnelle

Lorsque des collaborateurs se déplacent dans le cadre de leur travail, ils peuvent être amenés

à utiliser leur véhicule personnel. C'est le cas lorsque l'entreprise ne dispose pas de voitures de fonction ou qu'aucune autre solution ne soit disponible au moment où ils en ont besoin. Ce qui compte, c'est que l'usage de la voiture personnelle soit bien encadré dans la politique de l'entreprise. Dans quel cadre l'utiliser ? Que faire en cas d'accident responsable ou non responsable ? Qui peut monter à bord en tant que passager ? Que faire des amendes et des contraventions ? Ce sont autant de questions avec des impacts juridiques qui doivent être anticipées.

Lorsque l'employeur autorise un collaborateur à utiliser sa voiture personnelle dans un cadre professionnel, l'entreprise se doit de verser une indemnité en guise de remboursement. Ce montant n'est pas fixé au hasard. C'est ce qu'on appelle le barème kilométrique et cela couvre l'ensemble des charges liées à l'utilisation de la voiture, dont l'amortissement, l'assurance, l'entretien, le carburant et l'usure générale. Si les frais kilométriques n'intègrent pas les frais connexes, comme le péage ou le stationnement, ils peuvent être réclamés en plus dans le cadre de la note de frais.

L'administration fiscale calcule le barème kilométrique selon deux grands facteurs : la puissance fiscale du véhicule (plafonnée à 7 CV) et la distance parcourue.

Puissance administrative (en CV)

Distance (d) jusqu'à 5 000 km

Distance (d) de 5 001 km à 20 000 km

Distance (d) au-delà de 20 000 km

3 CV et moins

d x 0,41

(d x 0,245) + 824

d x 0,286

4 CV

d x 0,493

(d x 0,277) + 1 082

d x 0,332

5 CV

d x 0,543

(d x 0,305) + 1 188

d x 0,364

6 CV

d x 0,568

(d x 0,32) + 1 244

d x 0,382

7 CV et plus

d x 0,595

(d x 0,337) + 1 288

d x 0,401



 

Les autres options pour simplifier la gestion des déplacements

En général, le remboursement des notes de frais de voiture basé sur le barème kilométrique est intéressant pour l'entreprise lorsque les déplacements sont ponctuels. Toutefois, pour des questions de gestion des risques ou pour limiter le contrôle et le temps de traitement, certains employeurs peuvent choisir d'interdire l'utilisation de la voiture personnelle. Si cette décision doit être justifiée dans la politique interne, elle doit aussi proposer des alternatives.

La voiture de location

C'est l'alternative la plus simple et la plus facile à mettre en place. En cas de déplacements fréquents, l'entreprise peut conclure un partenariat avec un loueur unique qui peut déposer les voitures sur place et s'occuper de les récupérer ou de conduire les employés avec un système de navette. La gestion du carburant peut aussi être prise en charge par le loueur pour faire gagner du temps aux employés.

Dans ce cas, la gestion de la location est gérée à travers une application professionnelle qui permet aux employés de prendre possession de leurs voitures de location. Dans le cas où l'entreprise prend directement à sa charge la location via une carte corporate, ou grâce à une entente qui permet au loueur d'envoyer une facture en fin de mois à l'entreprise, les employés n'ont aucune avance à faire. Une assurance couvre aussi tous les employés et protège ainsi l'entreprise. Les seuls frais pourront être ceux liés aux péages, aux stationnements et au carburant.

La voiture de fonction

En cas de déplacements quotidiens, comme pour les commerciaux ou les membres de la direction, la voiture de fonction est une option intéressante. Avec un système de leasing avec ou sans option d'achat, cela n'affecte pas la trésorerie de l'entreprise et simplifie les notes de frais. Comme pour la voiture de location, les seuls frais qui pourront être remboursés dans le cadre d'une mission professionnelle seront les péages, les stationnements et le carburant. À noter que certains employeurs autorisent l'usage de la voiture de fonction pendant les vacances et week-end des collaborateurs. Il sera donc nécessaire de bien veiller à distinguer les dépenses qui relèvent de l'usage professionnel (donc remboursables) et de celles qui sont purement personnelles, afin d'éviter les fraudes.
 

Gérer un parc automobile ou un système de barème kilométrique peut s'avérer chronophage et fastidieux. C'est pourquoi de nombreuses applications mobiles facilitent ce travail pour mieux gérer les réservations et les remboursements afin de fluidifier la plupart des processus internes. Il y aura toujours de notes de frais à traiter, mais le temps à y consacrer sera considérablement réduit.

 

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