À l'approche des fêtes de fin d'année, les services comptables français se préparent à l'afflux record de notes de frais

 

Le volume de demandes de remboursement sera multiplié par deux les 14 et 21 décembre 2012.

 

 

Quelques conseils utiles aux services comptables pour survivre au déferlement de notes de frais

Paris, le 10 décembre 2012 – Alors que de nombreux employés attendent avec impatience les vacances de Noël, les services comptables se préparent à affronter leurs journées les plus chargées de l'année les 14 et 21 décembre prochains, selon les données de Concur®, leader du marché des services intégrés de gestion des déplacements professionnels et des notes de frais. Concur, qui traite plus de 50 milliards de dollars de notes de frais chaque année, a constaté que le 19 décembre 2011 était associé à un nombre record de demandes de remboursement de notes de frais en France, les salariés bouclant leur travail en cours souhaitent également se faire rembourser sans tarder leurs frais engagés en prévision des dépenses de fin d'année.

D'après une analyse des données traitées par Concur, qui englobent plus de 30 millions de notes de frais, en 2011, le volume de notes de frais soumis le 19 décembre a été plus de deux fois supérieur au volume quotidien moyen de l'année. Cette augmentation des demandes de remboursement à la veille des congés de fin d'année contraste de façon saisissante avec le volume comptabilisé le jour de Noël, le plus bas de l'année. En 2011, il représentait en effet seulement 2,56 % du volume enregistré le 19 décembre, moins d'une semaine auparavant.

Le nombre de notes de frais transmis ayant tendance à culminer en fin d’année civile, les services comptables et financiers doivent s'empresser de traiter le volume important de transactions avant les congés de décembre, préalablement à la clôture de l'exercice.

Les fêtes de fin d’année, propices aux invitations clients mais aussi aux événements d’équipe au sein même des entreprises, contribuent de façon déterminante à cette hausse marquée pendant la période de Noël. Autre facteur expliquant ce pic d'activité, les nombreux employés qui attendent le dernier moment pour demander le remboursement des frais engagés lors de leurs déplacements de l'année. Le mois de décembre est ainsi associé à un pic de demandes de remboursement, pratiquement aussi prévisible que le solstice d'hiver. «Face aux dépenses importantes occasionnées par les fêtes de fin d’année, les demandes de remboursement redeviennent soudainement une priorité », explique Pierre-Emmanuel Tetaz directeur France de Concur. « Compte tenu du volume, les services comptables travaillent souvent très dur pour traiter toutes les demandes avant les congés de Noël. Pensez à vos collègues, tâchez de soumettre vos notes de frais au fur et à mesure, et non pas d’un bloc à la dernière minute.»

Avec les progrès réalisés dans le domaine des technologies mobiles, les employés ont désormais la possibilité de prendre leurs reçus en photo à l'aide d'un smartphone, puis de les joindre aux notes de frais. Par ailleurs, Concur a constaté que les clients sont de plus en plus nombreux à utiliser leur smartphone pour soumettre leurs notes de frais (+ 67 %), et les approuver sans perdre de temps (+ 53 %).

« Que ce soit à la fin de l'année civile ou à la clôture de l'exercice, le traitement de dossiers papier ou la recherche de reçus perdus devrait être la dernière préoccupation des services financiers », affirme Mike Hilton, vice-président de Concur. « Aucune autre société au monde ne traite un tel volume de notes de frais ; nous sommes donc bien armés pour aider nos clients à réduire l'impact des demandes de remboursement sur leurs activités, et à respecter leurs délais. Les services Cloud de Concur permettent aux entreprises de rationaliser l'intégralité du processus de gestion des déplacements et des notes de frais, tandis que nos applications mobiles offrent à leurs employés la possibilité de photographier rapidement et simplement leurs reçus, puis de soumettre leurs demandes de remboursement de n’importe où et en temps réel. »

Quelques conseils pour faire face au déferlement des notes de frais

Les conseils ci-dessous, donnés par Concur et plusieurs services comptables expérimentés, peuvent aider à limiter la surcharge de travail de votre service financier au cours de cette période particulièrement intense : • Envoyez des e-mails à l'ensemble des employés pour leur rappeler de soumettre leurs notes de frais dans les temps. • Proposez des vidéos de formation Concur ou créez un Webinar pour expliquer comment soumettre et/ou approuver une notes de frais. • Assurez-vous que les notes de frais sont complètes en vérifiant que les reçus nécessaires ont été fournis, et les politiques en vigueur respectées. Les notes de frais incomplètes peuvent accroître le délai de traitement et repousser la date de remboursement. • Exploitez les technologies mobiles pour photographier les reçus et soumettre les relevés de notes de frais. Les managers peuvent également approuver ou rejeter les notes de frais directement à partir de leur téléphone mobile, raccourcissant fortement le cycle.

« En conseillant des entreprises de toutes tailles, nous avons constaté qu'il était essentiel de disposer d'un système comptable efficace pour gérer les flux de trésorerie, une priorité absolue pour l'ensemble de nos clients », explique Andrew Presti, directeur général de Presti & Naegele et membre du Concur Advisor Program. « Les employés qui attendent la dernière minute pour soumettre leurs notes de frais peuvent réellement nuire à la marge bénéficiaire de leur entreprise. Par conséquent, les services comptables doivent impérativement adopter des solutions adaptées, telles que la solution Concur, pour amener leurs employés à jouer un rôle proactif en les aidants à gérer les flux de trésorerie et à préserver la solidité financière de leur société. »

Et Pierre-Emmanuel Tetaz de poursuivre « un client me confiait récemment qu’avant d’investir dans l’automatisation de la gestion des déplacements et notes de frais, le traitement des notes de frais était une tâche chronophage et fastidieuse pour ses équipes comptable et qui faisait très souvent écho à de pénibles fins de périodes, les salariés ne soumettant leurs dépenses qu’à la toute dernière minute, quelques jours précédents les périodes de fêtes. Désormais, outre le gain de temps, l’optimisation des coûts et la visibilité sur les dépenses, ils ont une bien meilleure capacité à gérer ces fluctuations d’activité et notamment le pic de fin d’année.»

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