Contrôle des coûts de l’entreprise
Fichier des Écritures Comptables (FEC) : qu’est-ce que c’est ?
Alors que la digitalisation des entreprises touche également leurs processus comptables, administratifs et financiers, le fichier des écritures comptables (FEC) est un document indispensable à présenter à l'administration fiscale en cas de contrôle. Pour mener de front conformité aux règles en vigueur, dématérialisation de la comptabilité, et efficience quotidienne, il est important d'avoir le bon logiciel comptable capable de vous faire gagner du temps.
Fichier des écritures comptables : définition
Ce document est un outil utilisé lors d’un contrôle de l’administration fiscale, lorsque celle-ci a besoin de vérifier la comptabilité d'une entreprise. Il permet notamment de :
- Vérifier la cohérence des écritures comptables avec les déclarations fiscales déposées.
- Faciliter le contrôle et gagner du temps pour les deux parties.
- Limiter le temps de présence dans l’entreprise et rendre le contrôle plus efficace pour les organisations qui travaillent totalement ou partiellement à distance.
Il faut voir ce fichier FEC comme une source d’informations centralisée, utiles aux pouvoirs publics en cas de contrôle fiscal. Lorsque celui-ci survient, c'est la responsabilité de l'entreprise — son directeur général et son DAF — de fournir ce relevé comptable qui contient l’ensemble des écritures des journaux comptables au titre des exercices demandés.
Que contient le fichier des écritures comptables ?
Ce document est généré directement depuis le logiciel de comptabilité que vous utilisez, ou depuis celui de votre expert-comptable. Il doit comporter tous les journaux existants, comprenant notamment :
- les écritures d’amortissement,
- les écritures de cession des immobilisations,
- les écritures de dépréciation,
- les écritures de stocks,
- les écritures de provision,
- le journal pour les notes de frais,
- les opérations de régularisation.
Ce fichier des écritures doit être produit à la fin de chaque exercice comptable. Cette tâche est facilitée lorsque votre entreprise utilise une solution comptable avancée qui intègre une fonctionnalité permettant de générer un fichier conforme aux normes de comptabilisation en vigueur.
Ce fichier FEC doit être remis au vérificateur de comptabilité lors de sa première intervention. L'ensemble de ces données peut être transmis sur un support physique ou numérique. Une fois le contrôle terminé, l'administration a la responsabilité de détruire ces données.
Quelles sont les obligations légales ?
Le FEC concerne toutes les entreprises relevant d’un régime réel d’imposition. C'est le cas pour celles qui sont soumises :
- à l’IS (l’Impôt sur les Sociétés),
- à l’IR (Impôt sur le Revenu),
- au régime BIC (Bénéfices Industriels et Commerciaux),
- au régime BNC (Bénéfices Non Commerciaux),
- au régime agricole.
Ce fichier des écritures doit correspondre à certaines normes imposées par l'administration :
INFORMATION
NOM DU CHAMP
TYPE DE CHAMP
1. Le code journal de l'écriture comptable
JournalCode
Alphanumérique
2. Le libellé journal du document
JournalLib
Alphanumérique
3. Le numéro sur une séquence continue du document
EcritureNum
Alphanumérique
4. La date de comptabilisation de l'écriture comptable
EcritureDate
Date
5. Le numéro de compte, dont les trois premiers caractères doivent correspondre à des chiffres respectant les normes du plan comptable français
CompteNum
Alphanumérique
6. Le libellé de compte, conformément à la nomenclature du plan comptable français
CompteLib
Alphanumérique
7. Le numéro de compte auxiliaire (à blanc si non utilisé)
CompAuxNum
Alphanumérique
8. Le libellé de compte auxiliaire (à blanc si non utilisé)
CompAuxLib
Alphanumérique
9. La référence de la pièce justificative
PieceRef
Alphanumérique
10. La date de la pièce justificative
PieceDate
Date
11. Le libellé général
EcritureLib
Alphanumérique
12. Le montant au débit
Debit
Numérique
13. Le montant au crédit
Credit
Numérique
14. Le lettrage de l'écriture comptable (à blanc si non utilisé)
EcritureLet
Alphanumérique
15. La date de l’opération (à blanc si non utilisé)
DateLet
Date
16. La date de validation
ValidDate
Date
17. Le montant en devise (à blanc si non utilisé)
Montantdevise
Numérique
18. L'identifiant de la devise (à blanc si non utilisé)
Idevise
Alphanumérique
Quelles sanctions ?
Si une entreprise ne remet pas un FEC conforme ou ne remet pas de fichier des écritures du tout, elle encourt une majoration de 10 % des droits mis à sa charge ou bien a minima une amende de 5 000 € (CGI art. 1729 D, I). Cette sanction s'applique également en cas de transmission d'un document comptable qui ne respecte pas les normes fixées par l'article A 47 A-1 du LPF.
Les directions administratives et financières doivent donc intégrer ce document essentiel dans le cadre de leurs procédures fiscales et de travail, afin de ne pas être prises au dépourvu en cas de contrôle. Cela peut aussi être un critère de choix au moment de sélectionner une nouvelle plateforme numérique pour faciliter et optimiser la gestion des processus comptables.
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