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Carte bancaire corporate : quels en sont les avantages et les inconvénients ?
La note de frais fait partie des incontournables de toutes les pme. Néanmoins, celle-ci peut s'avérer complexe à faire, chronophage, voire frustrante pour les collaborateurs, en particulier si vous n'êtes pas équipé d'une solution technologique adaptée telle que des logiciels de gestion. C'est la raison pour laquelle, il est fréquent de disposer d'une carte bancaire corporate pour régler les grands postes de dépenses pour les voyages professionnels. Cela peut s’agir du paiement des hôtels ou encore de la nourriture ou même de l’achat de fournitures.
Pourtant, cette décision fait parfois hésiter. Faut-il se doter d'une carte corporate ? Si oui, combien ? Qui doit en être le responsable ? Comment contrôler les dépenses ? Pour en savoir davantage, voyons ensemble les avantages et les inconvénients d'une carte bancaire corporate dans une organisation.
Les avantages de la carte bancaire corporate
Être détenteur d’une carte bancaire professionnelle apporte une souplesse bienvenue en matière de gestion administrative pour les dépenses professionnelles. Mais elle a aussi bien d'autres avantages.
Elle limite la pression financière sur les salariés
Lorsqu'un collaborateur est en déplacement dans le cadre de son activité professionnelle , son budget personnel peut vite être impacté. La règle générale est qu'il avance les frais avant d'en demander un remboursement à son retour, si les dépenses sont légitimes et justifiées. Des documents préparés par les employés, appelés notes de frais, sont ensuite générés pour exposer les divers frais professionnels occasionnés.Or, certains entrepreneurs peuvent mettre beaucoup de temps à rembourser leurs équipes. Avec la carte bancaire corporate, le coût des déplacements est directement prélevé sur le compte de l'employeur . Pour les salariés, c'est un changement de paradigme important.
Elle comprend des services complémentaires
Selon le type de carte, les dépenses effectuées peuvent être couvertes avec une gamme de services utiles proposés par la banque en ligne. C'est, par exemple, le cas des assurances pour les locations de voiture, les retards d'avion ou les pertes de bagages. Vos salariés peuvent aussi cumuler des points à chaque dépense qui serviront à financer d'autres voyages. Enfin, en cas de perte, de vol ou de fraude, les risques sont souvenus contenus et limités.
Elle centralise les dépenses
Les notes de frais peuvent provenir de dizaines ou de centaines de collaborateurs différents, avec des moyens de paiements divers : carte, chèque, espèces, voire des services en ligne comme PayPal pour les paiements sur internet. Pour s'y retrouver, c'est compliqué ! La carte bancaire corporate centralise les dépenses avec un compte unique. Depuis une seule interface bancaire, votre service comptable peut piloter et mesurer les dépenses professionnelles.
Elle évite les dépenses perdues ou en retard
Par définition, le DAF aime ce qui est prévisible et mesurable. Et c'est justement, le rôle de la carte corporate. Terminé les notes de frais perdues qui ressurgissent plusieurs mois, voire plusieurs années dans les cas les plus extrêmes, après avoir été dépensées. La carte professionnelle consolide l'information en temps réel et permet de construire un tableau de bord utile pour optimiser la gestion de sa trésorerie et la maîtrise des coûts de fonctionnement de l’entreprise .
Les inconvénients de la carte bancaire corporate
Qui dit droit à dépenser dit aussi risques et responsabilités. Pour l'entreprise, il est essentiel de savoir à quoi elle s'expose en laissant une carte bancaire dans les mains de ses collaborateurs.
Elle peut créer un double système de gestion
Pour le service comptable, rechercher les dépenses effectuées avec une carte corporate peut vite tourner au cauchemar. En raison de sa simplicité d'utilisation, la pression est moindre sur l'obligation d'exemplarité en matière de processus internes. Il n'est donc pas rare de perdre du temps à retracer et rapprocher les dépenses, voire de créer un système de gestion parallèle en l'absence d'outils de gestion des frais professionnels.
Elle nécessite une attention de tous les instants
Faire circuler une carte dans ses services n'est pas une fin en soi. Il faut constamment surveiller le fonctionnement de la carte et s'assurer qu'elle soit bien utilisée dans les règles de l'art. Cela veut donc dire mettre à jour la politique de voyage, créer des processus et des règles spécifiques, ajuster les règles de transactions comme les plafonds et les prestataires autorisés, et surveiller les dépenses en continu.
Elle n'est pas toujours une solution idéale
Avoir une carte bancaire corporate à sa disposition présente des avantages et inconvénients. Il faut savoir que sa possession est aussi une tentation pour les managers peu scrupuleux. Là où ils hésiteront à se servir d'une carte personnelle, car les contrôles de notes de frais et les remboursements sont complexes, une carte corporate rend la dépense facile. Raison de plus pour muscler ses processus de contrôle. D'autre part, il existe des situations où il vaut mieux utiliser d'autres moyens de paiement, comme les dépenses en ligne par exemple. Dans ces cas, une carte virtuelle à usage est plus sécurisée pour éviter tout risque de piratage.
Choisir d'intégrer une carte bancaire corporate dans ses solutions de paiements est une décision qui doit être mûrement réfléchie. En général, elle est liée au volume et à la fréquence des transactions réalisées pour vos déplacements professionnels. Il faudra effectivement tenir compte de vos habitudes de voyage. À partir d'un certain niveau, la carte corporate vous fera gagner beaucoup de temps et d'argent, en particulier si elle est connectée à un outil de gestion de frais professionnels performant.
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