Fichier des Écritures Comptables (FEC) : qu’est-ce que c’est ?

Alors que la digitalisation des entreprises touche également leur processus comptables, administratifs et financiers, le fichier des écritures comptables (FEC) est un document indispensable à présenter à l'administration fiscale en cas de contrôle. Pour mener de front conformité aux règles en vigueur, dématérialisation de la comptabilité, et efficience quotidienne, il est important d'avoir le bon logiciel comptable capable de vous faire gagner du temps.

Fichier des écritures comptables : définition

Le fichier des écritures comptables est un document qui est utilisé en cas de contrôle de l'administration fiscale, si cette dernière souhaite vérifier de comptabilité d'une entreprise. Le FEC permet notamment de :

  • Vérifier la cohérence des documents comptables avec les déclarations fiscales déposées.
  • Faciliter le contrôle et gagner du temps pour les deux parties.
  • Limiter le temps de présence dans l’entreprise et rendre le contrôle plus efficace pour les organisations qui travaillent totalement ou partiellement à distance.

Il faut voir le FEC comme une source d’informations centralisée, utiles aux pouvoirs publics en cas de contrôle fiscal. Lorsque celui-ci survient, c'est la responsabilité de l'entreprise - son directeur général et son DAF - de fournir le FEC qui contient l’ensemble des écritures des journaux comptables au titre des exercices demandés.

Que contient le fichier des écritures comptables ?

Le FEC est généré directement depuis le logiciel de comptabilité que vous utilisez, ou depuis celui de votre expert-comptable. Il doit comporter tous les journaux existants, comprenant notamment :

  • les écritures d’amortissement,
  • les écritures de cession des immobilisations,
  • les écritures de dépréciation,
  • les écritures de stocks,
  • les écritures de provision,
  • les opérations de régularisation.

Le FEC doit être produit à la fin de chaque exercice comptable. C'est logiquement une tâche facile à partir du moment où votre entreprise est équipée d'un logiciel de comptabilité performant qui intègre une fonctionnalité permettant de générer un fichier conforme aux normes en vigueur.

Le fichier des écritures comptables doit être remis au vérificateur de comptabilité lors de sa première intervention. L'ensemble de ces données peut être transmis sur un support physique ou numérique. Une fois le contrôle terminé, l'administration a la responsabilité de détruire ces données.

Quelles sont les obligations légales ?

Le FEC concerne toutes les entreprises relevant d’un régime réel d’imposition. C'est le cas pour celles qui sont soumises :

  • à l’IS (l’Impôt sur les Sociétés),
  • à l’IR (Impôt sur le Revenu),
  • au régime BIC (Bénéfices Industriels et Commerciaux),
  • au régime BNC (Bénéfices Non Commerciaux),
  • au régime agricole.

Le FEC doit correspondre à certaines normes imposées par l'administration :

INFORMATION

NOM DU CHAMP

TYPE DE CHAMP

1. Le code journal de l'écriture comptable

JournalCode

Alphanumérique

2. Le libellé journal de l'écriture comptable

JournalLib

Alphanumérique

3. Le numéro sur une séquence continue de l'écriture comptable

EcritureNum

Alphanumérique

4. La date de comptabilisation de l'écriture comptable

EcritureDate

Date

5. Le numéro de compte, dont les trois premiers caractères doivent correspondre à des chiffres respectant les normes du plan comptable français

CompteNum

Alphanumérique

6. Le libellé de compte, conformément à la nomenclature du plan comptable français

CompteLib

Alphanumérique

7. Le numéro de compte auxiliaire (à blanc si non utilisé)

CompAuxNum

Alphanumérique

8. Le libellé de compte auxiliaire (à blanc si non utilisé)

CompAuxLib

Alphanumérique

9. La référence de la pièce justificative

PieceRef

Alphanumérique

10. La date de la pièce justificative

PieceDate

Date

11. Le libellé de l'écriture comptable

EcritureLib

Alphanumérique

12. Le montant au débit

Debit

Numérique

13. Le montant au crédit

Credit

Numérique

14. Le lettrage de l'écriture comptable (à blanc si non utilisé)

EcritureLet

Alphanumérique

15. La date de lettrage (à blanc si non utilisé)

DateLet

Date

16. La date de validation de l'écriture comptable

ValidDate

Date

17. Le montant en devise (à blanc si non utilisé)

Montantdevise

Numérique

18. L'identifiant de la devise (à blanc si non utilisé)

Idevise

Alphanumérique

Quelles sanctions ?

Si une entreprise ne remet pas un FEC conforme ou ne remet pas de FEC, elle encourt une majoration de 10 % des droits mis à sa charge ou bien à minima une amende de 5 000 € (CGI art. 1729 D, I). Cette sanction s'applique également en cas de transmission d'un fichier des écritures comptables ne répondant pas aux normes fixées par l'article A 47 A-1 du LPF

Les directions administratives et financières doivent donc intégrer le fichier des écritures comptables dans le cadre de leur processus de travail, afin de ne pas être prises au dépourvu en cas de contrôle. Cela peut aussi être un critère de choix au moment de sélectionner une nouvelle plateforme numérique pour faciliter et optimiser la gestion des processus comptables.

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