Comment traiter une note de frais sans TVA ?

Rembourser une note de frais devrait normalement être un processus simple et rapide pour les entreprises. Or, non seulement c'est encore loin d'être le cas, mais en plus, la question de la TVA peut soulever bien des questions. Sans compter que toutes les notes de frais ne contiennent pas de TVA. Pour faire face à ces situations, retour sur quelques principes clés.

Comment fonctionne la TVA sur une note de frais ?

La taxe sur la valeur ajoutée est un impôt ajouté par l'administration fiscale à la plupart des achats réalisés au quotidien par les particuliers et les entreprises. Ces dernières peuvent récupérer la TVA, mais uniquement si certaines conditions spécifiques sont bien réunies :

  • Les dépenses doivent être réalisées dans le cadre de la politique de l'entreprise.
  • Il est nécessaire de disposer d'un reçu ou d'une facture qui montre précisément le type de dépense, la date et le montant payé.
  • Le montant de la TVA doit clairement apparaître sur la facture. Si plusieurs taux sont applicables, ils doivent être explicités.
  • La facture doit être au nom de l'entreprise et non pas au nom du salarié ou du dirigeant.

Dans quels cas la TVA n'est pas récupérable ?

Au-delà de la règle générale, il existe plusieurs exceptions pour lesquelles il n'est pas possible de récupérer la TVA.

Les frais de déplacement

Tous les déplacements métropolitains en transports en commun (bus, métro, tramway) ou ceux réalisés sur une longue distance en avion, en bateau ou en train ne sont pas assujettis à la TVA. Il est logiquement impossible de la récupérer. D'un point de vue comptable, l'écriture est donc simplifiée : la dépense est comptabilisée directement en charges pour l'entreprise.

Dans le cas des frais kilométriques liés à l'utilisation d'un véhicule personnel par un salarié, la démarche est identique : il n'y a pas de TVA sur le remboursement, et donc pas de récupération possible.

Les frais de carburant

Les règles sont ici plus complexes, car tout dépend de plusieurs variables :

  • Le type de véhicule : selon qu'il s'agisse d'un véhicule dit "de tourisme" classique, dont l'objectif est de transporter des personnes, ou d'un véhicule utilitaire comme les camions ou les camionnettes, pour le transport de marchandises ou de matériaux.

  • Le type de carburant.

Pour le diesel destiné à un véhicule utilitaire, la TVA est récupérable à 100%.

Pour le diesel destiné à un véhicule de tourisme, elle n'est récupérable qu'à 80%

Pour le GPL, le propane ou le butane liquéfié, elle est récupérable à 100% pour tous les véhicules (sauf lorsque le GPL est à l'état gazeux pour les véhicules de tourisme, où elle n'est récupérable qu'à 50%).

Comment enregistrer la TVA non récupérable ?

D'un point de vue comptable, lorsque la TVA n'est pas récupérable, celle-ci est enregistrée directement en charge.

C'est la même chose dans le cas où une portion de la TVA n'est pas récupérable, comme le plein de diesel pour les véhicules de tourisme. Le montant est alors « divisé » en trois : la dépense hors taxe, la TVA récupérable et la TVA non récupérable.

Et pour les achats à l'étranger ?

Dans les pays de l'Union Européenne, le principe est le même qu'en France. Si un de vos commerciaux fait une tournée de prospection en Belgique et en Allemagne, par exemple, l'entreprise peut se faire rembourser la taxe sur la valeur ajoutée étrangère au même titre que la TVA française.

Naturellement, les taux varient d'un pays à un autre et il existe des exceptions selon les pays et les dépenses. C'est, par exemple, le cas de la Belgique où il est impossible de récupérer la TVA sur les dépenses de restauration.

Bien connaître ces spécificités - et se faire accompagner par un professionnel si besoin - est donc indispensable pour gérer au mieux la TVA sur les notes de frais.

Traiter une note de frais sans TVA, ou comprenant une partie de TVA qui n'est pas récupérable, n'est donc pas un problème en soi, à partir du moment où vous maîtrisez les subtilités comptables qui y sont rattachées. En revanche, cela est généralement un facteur qui augmente le temps de traitement des notes de frais et qui peut en retarder le paiement.

C'est la raison pour laquelle un nombre croissant d'organisations s'équipent d'outils dédiés à la gestion des notes de frais qui sont capables d'intégrer cette problématique de la TVA dans toutes les dépenses. Il est ainsi facile d'en calculer le montant et de connecter cet outil avec n'importe quel logiciel comptable pour une synergie efficace et rapide.

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