Comment réduire la pénibilité du voyage d’affaires ?

Partir en voyage d'affaires est généralement un bon moment pour de nombreux collaborateurs. C'est un moyen de casser la routine existante, de rencontrer de nouvelles personnes, d'étendre son univers professionnel et de revenir au bureau parfois fatigué, mais toujours énergisé.

Toutefois, pour qu'un voyage d'affaires se passe bien, son organisation doit être fluide. En effet, il n'y a rien de pire que de perdre du temps et de consacrer des efforts importants dans la gestion des déplacements professionnels. Pour vous y aider, nous avons quelques bonnes astuces dont vous pouvez vous inspirer.

Avant le voyage

C'est la phase d'organisation et c'est souvent celle qui prend le plus de temps. Comment choisir le bon hôtel ? Trouver les meilleurs prix sur les billets de train ou d'avion ? Gérer la logistique et les approbations internes ? Vous avez déjà mal à la tête ? Nous avons le remède.

Avoir accès à des options de voyage maîtrisées

Plus vous avez de choix, plus ce sera difficile de faire le bon. Ce qui compte, c'est de trouver un système qui puisse faire le travail de préselection pour vous. C'est le cas des applications professionnelles de gestion de voyage. À partir du lieu de votre rendez-vous, l'application vous propose les hôtels les plus proches ou les plus faciles d'accès, aux prix et aux conditions qui sont en totale conformité avec la politique interne de voyage. Résultat : vous avez un choix réduit mais réellement pertinent et vous gagnez du temps au moment de la réservation.

Faciliter les cycles de validation internes

On trouve un hôtel ou un vol. On le soumet à son responsable, qui le soumet à son directeur, qui le juge trop cher, qui le renvoie au responsable et qui le retourne au salarié. C'est une situation qui vous semble familière ? Alors que dans la culture anglo-saxonne, les entreprises responsabilisent facilement leurs collaborateurs en ce qui concerne les déplacements professionnels, en France, nous avons encore la culture de la sur-validation.

Pour la réduire, la centralisation des données et des flux de communication au sein d'une même application fait gagner du temps et de l'efficacité. Une fois l'hébergement ou le transport choisi, le manager reçoit une notification pour approuver le déplacement. Si le système détecte que celui-ci ne répond pas à tous les critères de la politique interne, une alerte s'affiche, sinon, la validation ne prend que deux clics et quelques secondes.

Pendant le voyage

Que l'on soit en déplacement à Lyon, à Moscou ou à Los Angeles, les irritants sont toujours les mêmes : que faire de ces reçus que l'on accumule à chaque dépense ? La solution est pourtant simple : la gestion automatisée et en temps réel des notes de frais à partir d'un simple smartphone.

À chaque fois qu'un salarié paie avec sa carte personnelle, il devra faire une note de frais afin de se faire rembourser. Et chacun a sa méthode : certains entassent les tickets et se disent qu'ils verront cela plus tard. D'autres délèguent cette tâche ingrate à leurs subordonnés, quand les derniers tentent de faire du mieux possible avec un tableur Excel entre deux rendez-vous client.

Gérer les notes de frais pendant un voyage peut heureusement être beaucoup plus simple. Avec une application mobile, il est possible de prendre une photo de la note de frais qui vient aussitôt se transformer en ligne de dépense grâce à la reconnaissance automatique du contenu. Non seulement le reçu est archivé conformément à la réglementation en vigueur, de manière sécurisée et dans le cloud, mais en plus, ce travail rend inutile la gestion administrative des frais de déplacement.

C'est un irritant en moins qui permet de se concentrer sur le déplacement professionnel et non pas sur les tâches ennuyantes à venir.

Au retour du voyage

Quand votre directeur vous demande de produire un récapitulatif des frais de déplacement afin d'en extraire des indicateurs de performance et de rentabilité, ce n'est jamais un moment très agréable. Il faut se replonger dans des fichiers Excel, extraire des données d'un système en local, négocier avec le service comptabilité… bref, ça tourne vite au cauchemar.

Pourtant, avec un outil dédié, les choses pourraient aller plus vites. Puisque toutes les données sont stockées et centralisées dans une application de voyage, il est facile d'extraire et de visualiser les informations dont vous avez besoin. Vous pouvez trier vos données par date, par déplacement ou par poste de dépenses. L'exportation des rapports se fait en un clic et vous pourrez ainsi les partager facilement, ou les intégrer dans un rapport ou une présentation.


 

Un voyage d'affaires devrait toujours être un bon moment. Pour éviter de s'encombrer l'esprit avec de nombreuses procédures et formalités administratives, la centralisation des informations au sein d'un même système constitue la meilleure option pour vous faire gagner du temps, de l'énergie et vous rendre plus productif. Par contre, pour le décalage horaire ou les grèves des transports… désolé, on ne peut rien faire !

Si cet article vous a plu, je vous invite à télécharger notre livre blanc “Comment répondre à vos priorités de la gestion des voyages et satisfaire vos employés ?” et à découvrir notre solution pour optimiser la gestion de vos déplacements et frais professionnels.

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